БУ лекция ...6,7,8

Лекция 6

Компьютерная форма учета

Компьютерная форма учета строится на базе комплекса современных технических средств – персональных компьютеров, различного рода терминалов, технических устройств сбора, ввода, передачи данных, обработки и выдачи информации. Комплекс технических средств может быть объединен в локальную вычислительную сеть (ЛВС) для ускорения передачи учетной информации. Организационно учетный процесс построен в виде системы автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтера, кладовщика и других работников организации. В условиях компьютерной формы бухгалтерского учета мето­дика и техника документирования отличается от других форм учета. Она, кроме традиционных, может осуществляться несколькими способами:

1) путем непосредственного ввода исходных данных в память компьютера с помощью определенных измерительных устройств (сканеры и т.п.);

2) посредством ручного ввода исходных данных о параметрах совершаемой операции при помощи клавиатуры, мыши и т.п. 

При автоматизированной форме учета в файловой системе хранятся не только исходные данные, но и сведения о формах первичных документов. Создается возможность вызвать на печать или экран монитора оформленные в соответствии с существующими правилами документы. Ввод исходной информации осуществляют непосредственно бухгалтеры, работники иных подразделений, операторы. При этом широко используются методы подсказки. Предусмотрен автоматизированный контроль отдельных реквизитов, диапазон изменений которых вводится в память персональных компьютеров. Таким же образом при помощи различных справочников контролируется допустимая корреспонденция счетов, допустимость символов и т.д. Ведение счетов синтетического и аналитического учета (учетная регистрация) осуществляется автоматизированным способом. В условиях компьютерной формы учета обеспечивается обработка учетной информации одновременно на нескольких рабочих местах. Между ними осуществляется тесная взаимосвязь путем автоматизированного обмена информацией между АРМ работников низовых подразделений и АРМ работников бухгал­терии, между АРМ бухгалтеров отдельных участков учета и т.п. На отдельных рабочих местах формируются информационные файлы, сведения которых используются во всей системе АРМ. Такой способ организации файловой системы получил название распределенная база данных (РБД). Таким образом, компьютерная форма учета создается и функционирует на базе РБД. При автоматизированной форме учета обеспечивается интерактивный (непосредственный) режим работы учетного персонала на компьютере. Диалоговый режим решения учетных задач позволяет не только отказаться от промежуточных учетных регистров, но и сократить число выходных форм, вызываемых на печать. Реализован запросный режим выдачи результатной информации, что позволяет шире использовать учетную информацию в ходе планирования, прогнозирования, контроля и в процессе принятия управленческих решений. Отказ от пакетной обработки информации в конце месяца и обработка всех исходных данных в режиме реального времени повышают оперативность учетных данных. Все это способствует активизации роли учета в системе менеджмента предприятия, резко повышает оперативность учета, снижает трудоемкость учетных операций, что является важным моментом в условиях рыночной экономики. 

Регистры бухгалтерского учета, такие как оборотные и шахматные ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, формы бухгалтерской и налоговой отчетности могут быть сформированы за любой отрезок времени. Существует возможность получать выходные формы, содержащие необходимую информацию по аналитическому и синтетическому учету.

Основными достоинствами данной формы учета является однократное введение первичной информации, быстрота обеспечения пользователей необходимой информацией.

Основными принципами автоматизированной формы бухгалтерского учета являются:

-  однократный ввод учетных данных;

-  автоматическое создание регистров аналитического и синтетического учета;

-  автоматическое поучение информации об отклонениях от установленных нормативов и норм;

-  автоматическое формирование всех учетных регистров и форм бухгалтерской и налоговой отчетности.

Преимущества использования автоматизированной формы ведения бухгалтерского учета:

а) применение вычислительной техники для сбора, регистрации и обработки информации;

б) возможность диалогового режима работы с ЭВМ;

в) возможность выдачи информации по запросу;

г) освобождение времени учетного персонала для контрольно-аналитических функций.

упрощенная форма для субъектов малого предпринимательства

Малым предприятиям с простым технологическим процессом производства продукции, выполнения работ, оказания услуг и имеющим незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более ста в месяц) рекомендуется применение упрощенной формы бухгалтерского учета.

По 209 ФЗ О развитии малого и среднего предпринимательства в РФ от 24.07.07 (в ред. 06.12.2011)

К субъектам малого и среднего предпринимательства относятся внесенные в единый государственный реестр юридических лиц потребительские кооперативы и коммерческие организации (за исключением государственных и муниципальных унитарных предприятий), а также физические лица, внесенные в единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей и осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (далее - индивидуальные предприниматели), крестьянские (фермерские) хозяйства, соответствующие следующим условиям:

1) для юридических лиц - суммарная доля участия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, иностранных юридических лиц, иностранных граждан, общественных и религиозных организаций (объединений), благотворительных и иных фондов в уставном (складочном) капитале (паевом фонде) указанных юридических лиц не должна превышать двадцать пять процентов (за исключением активов акционерных инвестиционных фондов и закрытых паевых инвестиционных фондов), доля участия, принадлежащая одному или нескольким юридическим лицам, не являющимся субъектами малого и среднего предпринимательства, не должна превышать двадцать пять процентов (данное ограничение не распространяется на хозяйственные общества, деятельность которых заключается в практическом применении (внедрении) результатов интеллектуальной деятельности (программ для электронных вычислительных машин, баз данных, изобретений, полезных моделей, промышленных образцов, селекционных достижений, топологий интегральных микросхем, секретов производства (ноу-хау), исключительные права на которые принадлежат учредителям (участникам) таких хозяйственных обществ - бюджетным научным учреждениям или созданным государственными академиями наук научным учреждениям либо бюджетным образовательным учреждениям высшего профессионального образования или созданным государственными академиями наук образовательным учреждениям высшего профессионального образования);

(в ред. Федерального закона от 02.08.2009 N 217-ФЗ)

2) средняя численность работников за предшествующий календарный год не должна превышать следующие предельные значения средней численности работников для каждой категории субъектов малого и среднего предпринимательства:

а) от ста одного до двухсот пятидесяти человек включительно для средних предприятий;

б) до ста человек включительно для малых предприятий; среди малых предприятий выделяются микропредприятия - до пятнадцати человек;

3) выручка от реализации товаров (работ, услуг) без учета налога на добавленную стоимость или балансовая стоимость активов (остаточная стоимость основных средств и нематериальных активов) за предшествующий календарный год не должна превышать предельные значения, установленные Правительством Российской Федерации для каждой категории субъектов малого и среднего предпринимательства.

Опубликовано Постановление Правительства РФ от 9 февраля 2013 г. №101 «О предельных значениях выручки от реализации товаров (работ, услуг) для каждой категории субъектов малого и среднего предпринимательства». Исходя из Федерального закона «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» Правительство Российской Федерации установлены предельные значения выручки от реализации товаров (работ, услуг) за предшествующий календарный год без учета налога на добавленную стоимость для следующих категорий субъектов малого и среднего предпринимательства (СМП): - микропредприятия — 60 млн. рублей; - малые предприятия — 400 млн. рублей; - средние предприятия — 1000 млн. рублей.

Для организации учета по упрощенной форме бухгалтерского учета малое предприятие на основе типового Плана счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности предприятий составляет рабочий План счетов бухгалтерского учета хозяйственных операций, который позволит вести учет средств и их источников в регистрах бухгалтерского учета по основным счетам и тем самым обеспечивать контроль за наличием и сохранностью имущества, выполнению обязательств и достоверностью данных бухгалтерского учета.

Упрощенная форма бухгалтерского учета малым предприятием может вестись по:

простой форме бухгалтерского учета (без использования регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия);

 форме бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия.

Простая форма бухгалтерского учета

Малые предприятия, совершающие незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более тридцати в месяц), не осуществляющие производства продукции и работ, связанного с большими затратами материальных ресурсов, могут вести учет всех операций путем их регистрации только в Книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности (в дальнейшем - Книга)

Наряду с Книгой для учета расчетов по оплате труда с работниками по подоходному налогу с бюджетом малое предприятие должно вести также ведомость учета заработной платы

Форма бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия

Малое предприятие, осуществляющее производство продукции (работ, услуг), может применять для учета финансово - хозяйственных операций следующие регистры бухгалтерского учета, формы которых приведены в приложениях к настоящим Типовым рекомендациям:

Ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений - форма N В-1 (отменена с 01.01.13);

Ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям, - форма N В-2 (отменена с 01.01.13);

Ведомость учета затрат на производство - форма N В-3 (отменена с 01.01.13);

Ведомость учета денежных средств и фондов - форма N В-4 (отменена с 01.01.13);

Ведомость учета расчетов и прочих операций - форма N В-5 (отменена с 01.01.13);

Ведомость учета реализации - форма N В-6 (оплата) (отменена с 01.01.13);

Ведомость учета расчетов и прочих операций - форма N В-6 (отгрузка) (отменена с 01.01.13);

Ведомость учета расчетов с поставщиками - форма N В-7 (отменена с 01.01.13);

Ведомость учета оплаты труда - форма N В-8 (отменена с 01.01.13);

Ведомость (шахматная) - форма N В-9 (отменена с 01.01.13).

Каждая ведомость, как правило, применяется для учета операций по одному из используемых бухгалтерских счетов.

При организации бухгалтерского учета субъект малого предпринимательства должен исходить из требования рациональности, т.е. его учетная политика должна обеспечивать рациональное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйствования и величины организации.

Лекция 7

1) Кому нужна информация об организации, которая позволит охарактеризовать ее более точно. Когда вы покупаете коробку конфет, то меньше всего задумываетесь о том, какую прибыль получает открытое акционерное общество «Владивостокская кондитерская фабрика», сколько человек работают на этой известной кондитерской фабрике, какое у нее оборудование или здание. Конечно, вас, прежде всего будут волновать цена и качество конфет, их преимущества перед шоколадными наборами других фабрик. Рядового покупателя любых товаров (продуктов, одежды, мебели и т.д.) также в первую очередь интересуют цены и качественные характеристики товара, а не производственные или финансовые результаты работы предприятий, их изготовивших. Другая информация потребуется тем, кто работает на фабрике или имеет с ней контракт.

Ну, а если вы живете поблизости от «Владивостокской кондитерской фабрики» и аромат карамели ежедневно проникает в вашу квартиру, то вы наверняка захотите выяснить, какие мероприятия будут проводиться на предприятии для очистки от дыма и устранения назойливых запахов.

Вам нетрудно представить себя в роли владельца или потенциального покупателя акций «Владивостокской кондитерской фабрики»? Что вас будет интересовать в этом случае? Конечно, будет ли предприятие выплачивать дивиденды и достаточно ли у него для этого прибыли.

Если продолжить наши рассуждения, то можно сказать, что городские власти будут озабочены занятостью персонала, социальными вопросами работы фабрики, а вместе с налоговыми службами – еще и поступлением налогов.

Банки, обслуживающие предприятие, будут заинтересованы в его платежеспособности, возможности погасить кредиты и оплачивать клиентское обслуживание, достаточном наличии денег на расчетном счете. Поставщиков также будет беспокоить его платежеспособность.

Можно и дальше перечислять всех тех, кому необходима информация о предприятии; их можно объединить по категориям внешних и внутренних пользователей. Конечно, ранжирование по степени приоритетности достаточно условно, но обычно информационным интересам собственников как состоявшихся, так и потенциальных, отдается предпочтение перед всеми остальными пользователями информации.

Инвесторы, учредители, или акционеры (в акционерных обществах), а также лица или организации, оказывающие консультационные услуги в финансовой сфере, нуждаются в информации, которая позволила бы им принять решение о покупке или продаже акций, облигаций, получить представление о доходности ценных бумаг, уровне дивидендных выплат, степени риска, связанного с инвестициями.

Работники организации (и не только), если они одновременно имеют акции организации, в которой работают, заинтересованы в ее стабильности и доходности, в информации об уровне заработной платы, системе премиальных вознаграждений и пенсионного обеспечения, других социальных льгот, возможности дальнейшего трудоустройства.

Кредиторы нуждаются в информации, позволяющей им оценить способность организации своевременно погашать основной долг и проценты по нему как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе.

Коммерческие клиенты (поставщики и покупатели) заинтересованы в стабильности коммерческих связей, способности своевременно и полно осуществлять расчеты, выполнять контрактные обязательства.

Правительство и правительственные структуры нуждаются в информации об уплате налогов, объеме производства для формирования информации о валовом внутреннем продукте, национальном доходе и бюджете государства для рационального распределения ресурсов, формирования инвестиционной, налоговой политики.

Общественные организации, например занимающиеся охраной окружающей среды, также нуждаются в информации о расходах организации на защиту окружающей среды, о вкладе в местный бюджет.

Кроме того, для принятия управленческих решений само руководство организации повседневно использует информацию о деятельности организации, ее подразделений, состав которой значительно шире, детальней и оперативней, чем состав информации для внешних пользователей.

Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99) определяет пользователя бухгалтерской отчетности как юридическое или физическое лицо, заинтересованное в информации об организации

Вполне уместно добавить, что пользователю необходимо обладать минимальными знаниями о порядке формирования этой информации и навыками ее использования.

Внешние пользователи, имеющие прямой финансовый интерес, хотят знать, как решаются вопросы компенсации на вложенный капитал: возврат займов, включая проценты, возмещение цены товара; получения дивидендов, экономической целесообразности налаживания деловых связей и т.п. Их интересует финансовое положение фирмы, финансовые результаты ее работы, ликвидность баланса.

Внешние пользователи, не имеющие прямого финансового интереса:

- налоговые органы на основании отчетной информации следят за правильностью исчисления налогов;

- банковские учреждения и страховые компании на основе финансовой информации оценивают возможность заключения договоров с организациями по расчетным операциям и страхованию;

- профсоюзы заинтересованы получить информацию об экономической жизнеспособности организации в плане занятости и оплаты труда.

Пользователей без финансового интереса интересует информация с целью проверки правомерности и законности совершаемых операций (арбитраж, аудиторские фирмы) или с целью получить статистическую информацию (органы статистики) для проведения экономического анализа на макроуровне.

На рис. 2 представлен состав пользователей бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Внутренние пользователи – это управленческий персонал, менеджеры, руководители и специалисты подразделений, учредители, участники, собственники, совет директоров; сторонние пользователи с прямым финансовым интересом – инвесторы, банки, поставщики, другие кредиторы; сторонние пользователи информации с непрямым (косвенным) финансовым интересом, или не имеющие финансового интереса, – налоговые, финансовые органы, органы государственной статистики, аудиторские фирмы, другие пользователи.

Исходя из требований, предъявляемых внутренними и внешними пользователями к содержанию учетной информации, в рыночной экономике выделяют два вида бухгалтерского учета (два источника формирования информации): управленческий, формирующий информацию для внутренних пользователей, осуществляющих управление предприятием, и финансовый учет, формирующий информацию для внешних пользователей, не входящих в состав персонала предприятия.

Какой должна быть отчетная информация. Разным категориям пользователей нужна разная информация, которая представляется организациями в форме отчетности, в нашей стране получившей название бухгалтерской, а в западных странах – финансовой. Бухгалтерская отчетность формируется по данным бухгалтерского и оперативного учета. Финансовая, кроме бухгалтерских, включает также широкий круг аналитических показателей, при расчете которых могут использоваться, например, данные фондовых бирж и статистическая информация Примером такой дополнительной информации являются отчетность по сегментам в составе финансовой отчетности, показатели соотношения цены акции и прибыли, приходящейся на одну акцию.

Целью финансовой отчетности в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности (МСФО) является представление широкому кругу пользователей информации о финансовом положении, результатах деятельности, изменении финансового положения компании.

В какой бы форме не представлялась отчетность, каково бы не было ее наполнение, какие бы показатели не включались в ее состав, всем пользователям нужна информация своевременная, достоверная, правдивая и надежная, полная и сопоставимая.

Основные задачи бухгалтерского учета и требования к отчетности в России, сформулированные в ст. 3 Федерального закона «О бухгалтерском учете», а также в ПБУ 4/99, по составлению и представлению сопоставимой, полной и достоверной информации о деятельности организации, ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям: руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности, отвечают общим качественным критериям отчетности организаций, которые делают ее полезной для любых категорий пользователей.

Основными качественными характеристиками отчетности являются понятность, уместность, достоверность и сопоставимость.

2) Финансовый и управленческий учет

За рубежом принято подразделять бухгалтерский учет на финансовый и управленческий.

В России традиционно не существовало деления на финансовый и управленческий учет. Бухгалтерский учет понимался как единое целое и являлся информационной базой и для анализа хозяйственной деятельности, и для составления отчетности, принятия управленческих решений.

Финансовый учет представляет собой систему сбора учетной информации, обеспечивающей регистрацию хозяйственных операций и их бухгалтерское оформление. Именно этот вид учета позволяет составить финансовую отчетность организации.

Управленческий учет, являясь составной частью бухгалтерского учета, предназначен для сбора учетной информации, которая используется внутри организации руководителями различных уровней.

Любая организация нуждается в оперативной, достоверной и полной информации, позволяющей адекватно реагировать на изменения, происходящие как во внешней, так и во внутренней среде. Зарубежный опыт показывает, что данные управленческого учета являются тем фундаментом, на основании которого принимаются обоснованные управленческие решения как в текущей деятельности, так и на перспективу. Изучение опыта западных компаний в области управленческого учета и применение его методов на практике с учетом национальных особенностей позволяют повысить эффективность управления в организациях, а значит, и их функционирование в целом.

Управленческий учет предназначен для подготовки информации, необходимой для осуществления деятельности управленческого характера — принятия решений, планирования, контроля и регулирования. Для принятия управленческий решений не хватает финансового учета, а требуется еще и управленческий. Эта необходимость вытекает из различных целей ведения финансового и управленческого учета.

В общем случае финансовый учет нужен для исчисления налогов и контроля за деятельностью организаций, а также для создания единого информационного пространства для инвесторов. Поэтому государство регулирует методологию финансового учета и регламентирует правила его ведения и подготовки отчетности. Управленческий учет позволяет менеджерам принимать управленческие решения, поэтому методология его ведения отвечает требованиям конкретной организации. Следовательно, создание системы управленческого учета индивидуально для каждой организации.

Между управленческим и финансовым учетом существуют следующие различия:

1. Данные финансового учета используются внутри организации руководителями различных уровней и внешними пользователями (инвесторами, кредиторами, банками, налоговыми и финансовыми органами и т.д.)- Финансовый учет аккумулирует информацию об имуществе и обязательствах организации. Управленческий учет предназначен для подготовки информации, необходимой для осуществления деятельности управленческого характера - принятия решения, планирования, контроля и регулирования. Для принятия управленческий решений не хватает финансового учета, а требуется еще и управленческий. Этот вид учета предназначен только для внутреннего пользователя.

2. Финансовые учет ориентирован на периодическое представление обязательной отчетности регламентированного вида. Управленческая отчетность представляется по необходимости, формы отчетов не регламентированы и могут различаться на разных предприятиях. Управленческая отчетность составляется только при условии, что выгода от ее использования больше затрат на ее сбор.

3. Информация для принятия управленческих решений требует быстрого сбора данных, поэтому может быть неполной. Приблизительной информации может быть достаточно для оперативного принятия управленческих решений, в отличие от информации финансового учета, которая должна быть предельно точной.

4. Управленческий учет может быть подробнее финансового настолько, насколько это необходимо для принятия управленческих решений.

5. Финансовые отчеты должны быть составлены в соответствии с правилами учета, определенными государством, либо исходя из общепринятых норм учета. Это позволит внешним пользователям сопоставлять и сравнивать. Управленский учет ведется по внутренним правилам, которые наиболее подходят для принятия управленческих решений.

6. Финансовые отчеты составляются на основе уже совершенных фактов хозяйственной деятельности предприятия. А управленческие могут содержать прогнозные или еще не свершившиеся факты. Кроме того, управленческие отчеты содержат плановые показатели.

7. Управленческий учет не регламентируется государственными нормативными документами, и его данные являются конфиденциальными.

Данные финансового учета не являются конфиденциальными, а в ряде случаев законодательство предусматривает обязательную публикацию финансовой отчетности в средствах массовой информации.

Для ведения управленческого учета в целях управления предприятием требуются системы:

• планирования бюджетов;

• планирования сметы движения денежных средств;

• планирования управленческого баланса;

• накопления информации на основе фактов хозяйственной деятельности в разрезе статей бюджетов, статей плана движения денежных средств и управленческого баланса;

• управленческой отчетности.

Система управленческого учета предполагает группирование информации об издержках производства по видам, месту возникновения, носителям затрат.

Между финансовым и управленческим учетом много общего. Можно сказать, что больше общего, чем различий, т.е. граница между ними весьма условна. Отсутствие в организации обособленного управленческого учета вовсе не означает, что он там не ведется. В этом случае функции управленческого учета выполняет финансовый учет. Это подтверждается многолетней практикой работы отечественных организаций.