4) Описание технологического процесса составления сводного документа, на основе предложенной первичной документации.

Для формирования сводного документа «Расчётная ведомость» (форма T-51) понадобятся следующие данные (табл. 2).

Поле документа "Расчетная ведомость"	Источник данных
Номер по порядку	Автогенерация
Табельный номер	Штатное расписание
Фамилия, инициалы	Штатное расписание
Должность (специальность, профессия)	Штатное расписание
Тарифная ставка (часовая, дневная) оклад), руб.	Штатное расписание
Отработано дней (часов) (рабочих, выходных и праздничных)	Табель учета рабочего времени
8-11) Начислено за текущий месяц (по видам работ) , руб.	Начисления на з/п
12) Всего, руб.	Расчитывается автоматически
13-14) Удержано и зачтено, руб.	Начисления на з/п
15) Всего удержано, руб.	Расчитывается автоматически
16-18) Сумма задолженности и выплат	Расчитывается автоматически

Технологический процесс выпуска сводного документа в общем случае состоит из следующих этапов:

1. Cбор первичной информации (первичных документов);

2. Загрузка базы данных;

3. Запуск приложений (файлов);

4. Обработка первичных данных;

5. Загрузка формы документа;

6. Выборка первичной информации;

7. Ввод дополнительной информации;

8. Контроль данных;

9. Сохранение документа;

10. Печать документа.

В нотации IDEF3 технологический процесс можно представить на рис.1:

Рис. 1. Технологический процесс в нотации IDEF3

Диаграмма декомпозиции процесса «Обрабатывать первичные данные» показана на рис.2. Она подразумевает выполнение следующих процессов: открыть формы документов (диалогов) для внесения первичных данных; непосредственный ввод данных; контроль правильности ввода данных; в случае обнаружения ошибок оператора в процессе ввода – исправить ошибки, иначе, сохранить данные; после сохранения изменений допустимо либо закрытие первичных форм, либо ввод следующего набора данных.

Рис. 2 - IDEF3-декомпозиция процесса "Обрабатывать первичные данные"

Диаграмма декомпозиции процесса "Вводить данные" представлена на рис. 3.

Рис. 3 - IDEF3-декомпозиция процесса "Вводить данные"

Так как при обработке первичной информации выяснилось, что проектировщики не отчитались по выданным заказам, пришлось повторно обращаться к отделу за отчетами. Информация из полученных отчетов заносится в таблицу Отчеты.

Диаграмма декомпозиции процесса «Формировать документ» показана на рис. 4. Она подразумевает выполнение следующих процессов: открыть форму документа; выбрать первичную информацию и ввести дополнительную информацию; проверить данные; исправлять ошибки, в случае, если оператор совершил ошибочный запрос и/или неправильно ввел дополнительную (не первичную) информацию; сохранять документ.

Рис. 4. IDEF3 - декомпозиция процесса "Формировать документ"

5) Расчет и обоснование нормативов на выпуск сводного документа в предложенных условиях.

Немаловажно правильно оценивать трудоемкость выпуска того илииного документа, поскольку от этого зависит не только выполнение «в срок» заданий основной деятельности, но и использование величины трудоемкости при определении цены услуги.

Расчёт длительности цикла формирования документа, выполненный в приложении Microsoft Excel, приведён на рисунке 5.

Рис. 5. Оценка длительности цикла формирования расчётной ведомости

На данном рисунке столбец «Длительность IV» обозначает длительность действий, соответствующих четвертому уровню декомпозиции, столбец «Длительность III» - третьему уровню и т.д.

Жирным шрифтом выделены значения, которые подсчитаны путём суммирования длительностей действий, являющихся декомпозицией соответствующего блока.

Время выполнения каждого действия указано в минутах.

Все элементарные действия – такие, как «Сохранить документ», «Подготовка к вводу» и т. д., предполагает от одной до нескольких простых манипуляций, поэтому на каждое из них в среднем может быть затрачено 20 секунд (0,33 минут).

Сбор первичной информации может продолжаться весьма продолжительное время, что зависит от лиц, предоставляющих этих первичные документы. Для расчёта была взята приблизительная длительность данного действия – 25 минут.

При определении длительности действия 22 («Вводить данные из штатного расписания») предполагаем, что на одного сотрудника будет затрачено около 2 минут.

Так как в организации работают 39 человек, то время общее составило 78 минут. Аналогично определялось время и для других действий: «Ввести данные из документа «Табель учёта рабочего времени» - 1,5 минут на человека (в сумме – 58,5 минут), «Ввести данные из документа «Начисления на заработную плату» - 1 минута на человека (в сумме – 39 минут).

На поиск ошибок (проверку введённых или загруженных данных) отводится в каждом случае по 5 минут.

На выбор первичной информации отводится 3 мин, на ввод дополнительной информации – 4 мин.

Особым условием является отсутствие отчета проектировщиков по выданным заказам. Время на запрос отчетов и ввод данных примем равным 1 час.

Если к моменту начала формирования расчетной ведомости эти данные были запрошены и введены в БД, то время формирования ведомости будет = 235,8 мин (около 4 часов). Максимальное время формирования ведомости равно 295,8 мин = 5 часов.