Глава 2. Процесс бюджетирования
Финансовое планирование и бюджетирование - это, во-первых, процесс определения будущего положения фирмы и его подразделений, во-вторых, планирование желаемых результатов деятельности компании, и, в-третьих, выбор наиболее эффективных методов и средств достижения желаемых результатов.
Планирование деятельности компаний в странах с развитой современной рыночной экономикой происходит по таким значительным направлениям как финансы, сбыт, производство и закупки, которые взаимосвязаны между собой.
Планирование осуществляется обычно в следующей последовательности:
разрабатываются общие цели;
определяются конкретные цели на заданный, относительно короткий период времени (2; 5; 10 лет);
определяются пути и средства достижения этих целей;
осуществляется контроль за достижением поставленных целей и задач путем сравнения плановых показателей с фактическими.
Таким образом, планирование представляет собой:
систематическую постановку целей, а также разработку наиболее эффективных мероприятий по их достижению;
проектирование основных показателей деятельности компании, определение условий и сроков их достижения, а также взаимосвязей между ними;
разработку управленческих решений, которые связанны с дальнейшими изменениями в организации.
От величины компании зависит организация финансового планирования и бюджетирования. В маленьких компаниях не существует разделения управленческих функций, поэтому руководители имеют возможность самостоятельно вникнуть во все проблемы и оперативно решить их. Работа по составлению планов (бюджетов) в крупных компаниях должна производиться децентрализовано, так как именно на уровне подразделений собраны кадры, имеющие большой опыт в области производства, реализации, закупок, оперативного управления. Поэтому именно от таких подразделений компании поступают предложения относительно тех действий и решений, которые целесообразно предпринять в будущем.
Планирование всегда основывается на данные прошлого, однако стремиться контролировать и определить развитие компании в будущем (перспективе). Поэтому от точности и правильности бухгалтерских расчетов прошлого зависит надежность планирования. Любое планирование компании основывается на неполных данных. Все планы должны составляться так, чтобы их можно было в дальнейшем корректировать, а сами бюджеты должны быть взаимосвязаны между собой.
На практике в компаниях обычно применяются две схемы организации работ по составлению бюджетов (планов):
по методу «сверху-вниз» (break-down)
по методу снизу-вверх (build-up).
Метод «сверху-вниз» (break-down) заключается в следующем: работа по составлению бюджетов начинается «сверху» другими словами, руководство компании определяет конкретные цели и задачи, например, плановые показатели по прибыли. После этого, показатели в более детализированной форме доводятся до сведения всех структурных подразделений и включаются в их планы. Такой подход позволяет полностью учитывать стратегические цели и задачи компании, сократить затраты времени, а также избежать проблем, связанных с согласованием отдельных бюджетов. При этом мотивация менеджеров нижнего и среднего звена относительно достижения целей, будет слабой, что является существенным недостатком данного подхода.
В крупных компаниях используется подход «снизу-вверх». Суть этого метода состоит в том, что руководители отделов составляют бюджеты участков, отделов, которые в дальнейшем обобщаются в единый план (бюджет). Затем руководство компании согласовывает и координирует различные бюджетные показатели. Недостатком такого метода является то, что плановые показатели по расходам завышаются, а по доходам занижаются, чтобы при выполнении плана получить незаслуженное вознаграждение.
На практике не целесообразно использовать только один из этих методов.