Докладные и объяснительные записки

Единого нормативного правового акта, определяющего термин, а также регламентирующего порядок составления и оформления служебных и докладных записок, в настоящее время не существует. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом, ВНИИДАД в 1974 г., предложены следующие определения указанных терминов:

• - докладная записка - документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя;

• - служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

Докладная записка - документ информационно-справочного характера. Может содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними (действуют внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации).

Внутренние записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4 или А5. Подписывает их автор-составитель.

Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4. Подписывает их руководитель организации. Датой документа считается дата ее подписания.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ должны представляться руководству постоянно.

Текст докладной записки делится на две части. Первая - изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая - выводы, мнения составителя - организации или должностного лица.

• - наименование структурного подразделения - автора документа;

• - наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;

• - дата, номер (не обязательно);

• - адресат;

• - заголовок;

• - текст;

• - приложение (если есть);

• - подпись.

Объяснительная записка:

1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);

2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Объяснительные записки, сопровождающие основной документ (план, отчет), поясняющие содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке организации.

Объяснительные записки, отражающие какие-либо происшествия, сложившиеся ситуации, оформляются на стандартном листе бумаге и адресуются конкретному должностному лицу.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Отличие объяснительной записки от докладной записки заключается в отсутствии смысловой части, в которой излагаются выводы и предложения.

Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Деловая переписка

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, посылаемых по почте. Письма выступают основным средством управленческой коммуникации.

Реквизиты писем:

- наименование организации;

- адрес организации;

- дата, номер;

- адресат;

- ссылка на индекс и дату инициативного письма;

- заголовок к тексту;

- текст;

- приложение к тексту;

- подпись;

- печать (если необходимо);

- фамилия и телефон исполнителя;

- гриф ограничения (если необходимо).

Письма оформляются в двух экземплярах на специальных бланках для писем формата А4 и А5 - в зависимости от объема письма. Текст письма должен быть простым, последовательным, убедительным, корректным, лаконичным. Он обычно состоит из вводной и основной частей. Во вводной части указываются причины, послужившие основанием для составления письма. В основной части излагаются цели: просьба, сообщение, отказ, предложение.

Задание. Департамент поддержки и развития малого предпринимательства письмом за подписью зам. директора департамента Сверчкова А. В. уведомил руководство детского сада № 1586 о том, что в связи с развитием предпринимательства здание детского сада должно быть передано для технических нужд департамента. Составила письмо Иванова И.А., контактный телефон 8 (4922) 56-98-78.

Акты

Акты – документы, которые подтверждают установленные несколькими лицами факты, события. Обычно они составляются по результатам ревизий, при приеме-передаче документов, товарно-материальных ценностей, приеме объектов эксплуатации и в других целях. Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей. Составляются акты на бланке предприятия.

Акты состоят из вводной и констатирующей частей. Во вводной части указывается основание составления, состав комиссии. В основной части акта излагаются цели, задачи и существо проведенной работы, ее результаты (выводы, заключения и предложения). Акт может иметь заголовок. Подписываются акты председателем и членами комиссии, утверждаются руководителем, заверяются печатью (по необходимости).

По своему содержанию и назначению все акты можно разделить на несколько видов:

- о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;

- об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;

- об отказе от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины;

- сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);

- приема-сдачи (материальных ценностей, документов);

- передачи-приема (дел, документов);

- обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);

- испытаний (образцов, систем, технологий);

- ревизии, инвентаризации;

- расследования аварий, несчастных случаев;

- ликвидации организаций и др.