Нормы управляемости

Необходимость определения норм управляемости обусловлена тем, что для создания современных изделий необходим труд большого числа людей и один человек оказывается не в состоянии планировать, организовывать и контролировать их деятельность. Поэтому руководитель вынужден формировать иерархические уровни управления, что порождает следующие проблемы:

1) возникает необходимость увеличения затрат на управление, которые идут на установление горизонтальных и вертикальных связей и на координацию деятельности различных уровней управления;

2) увеличиваются потери и искажения информации при передаче ее с одного уровня на другой;

3) увеличивается время на принятие управленческих решений, организацию их исполнения и контроль за исполнением.

Таким образом, возникает совокупная проблема стоимости уровня управления, которая неизбежно ставит вопрос о том количестве подчиненных, которыми эффективно может управлять руководитель.

Наиболее традиционным ответом на вопрос о нормах управляемости или диапазоне управления является: от 4 до 8 на верхнем уровне управления и от 8 до 16 - на более низких.

Вместе с тем исследования, проведенные Американской ассоциацией менеджмента [4, стр. 381] в 100 крупных компаниях (годовой уровень продаж превышает 1 млрд. $), показало, что число руководящих работников, подчиненных непосредственно президенту компании колеблется от 1 до 24 при среднем значении равном 9.

Теория Грайкунаса

Некоторое представление о степени возрастания сложности управленческой деятельности в зависимости от количества подчиненных дает теория связей “руководитель-подчиненный”, предложенная французским консультантом по управлению Грайкунасом в 1933 году в работе “Связь в организации”, опубликованной бюллетене Международного института менеджмента в Женеве.

Согласно этой теории между руководителем и подчиненными существует три вида связей:

1. Прямая единичная связь, т.е. непосредственная связь руководителя с каждым из его подчиненным. И, если у руководителяАесть два подчиненныхВиС, то у них существует две прямых единичных связи.

2. Прямая групповая связь,которая существует между руководителем и любой возможной комбинацией подчиненных, т.е. руководитель может работать с одним подчиненным в присутствии другого (или других) или со всеми вместе. Если у руководителяАдвое подчиненныхВиС, то возможны связи:

• АсВв присутствииС;

• АсСв присутствииВ;

• АсВиСодновременно.

3. Перекрестная связь, когда подчиненные работают друг с другом под контролем руководителя. Если уАдва подчиненныхВиС, то возможна одна перекрестная связьВ-С под контролемА.

В общем случае количество связей, которые должен контролировать руководитель определяется по формуле:

где n-количество подчиненных.

Безусловным достоинством теории Грайкунаса является то, что она позволяет установить степень усложнения управленческой деятельности при увеличении числа подчиненных. Основной ее недостаток - отсутствие учета интенсивности и продолжительности связей “руководитель-подчиненный”.

Следует отметить, что умение сокращать количество и временную нагрузку должностных контактов является одним из важнейших личностных качеств руководителя, которое во многом зависит от его характера и управленческого опыта. Вместе с тем, существуют объективные факторы, влияя на которые руководитель может сократить частоту и продолжительность служебных контактов. К таким факторам относятся:

1. Профессиональная подготовленность подчиненного. Очевидно, что чем она выше, тем меньше времени нужно руководителю на служебные контакты с подчиненным.

2. Четкое формулирование стоящих перед подчиненными задач, поскольку нечетко поставленная задача либо вообще не будет выполнена, либо потребует у руководителя больших временных затрат. Если по роду деятельности организации подчиненные должны сами ставить себе задачи, то в этом случае сокращение контактов руководителя с ними может происходить за счет выработки и доведения до подчиненных общих принципов деятельности и целей организации.

3. Делегирование полномочий, т.е. подчиненный должен обладать полномочиями, достаточными для принятия решений, необходимых для выполнения четко сформулированных задач. Между четкостью формулировки задачи и полномочиями, с одной стороны, и результатом работы - с другой, представлены в табл. 6.1.

4. Темпы развития организации. Чем быстрее развивается организация, тем больше нагрузки по контактам с подчиненными ложится на руководителя.

5. Использование объективных оценок деятельности подчиненных. Если подчиненные знают, что результаты их работы фиксируются и при их оценке используются объективные нормы, то у них нет необходимости часто докладывать руководителю о достигнутых ими результатах.

Таблица 6.1.

Взаимоотношения между четкостью формулировки задачи, полномочиями и результатом работы.

Четкость формулировки задачи	Наличие полномочий	Результат работы
отсутствует	отсутствуют	работа остается невыполненной
отсутствует	есть	возможны непоправимые последствия для организации
есть	отсутствуют	большие затраты времени руководителя
есть	есть	успешное выполнение работы

6. Используемая техника связи, которая дает возможность руководителю оперативно взаимодействовать с подчиненными, не вступая в непосредственный контакт с ними.