1.3. Коллежское делопроизводство (XVIII в.)

Взамен устаревшей системы приказов в 1717— 1718 гг. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату (рис. 4).

Рис. 4. Система органов власти и управления Российской империи в XVIII в.

Окончательно структуру коллегий определил Генеральный регламент государственных коллегий, под­писанный Петром I 27 февраля 1720 г. В этом документе подробно и обстоятельно раскрываются функции каждого подразделения коллегии, в том числе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также глава о секретарском чине (главе канцелярии). В ней говорится:

«При таких учреждениях должность чина секретарского в том состоит, что ему на всех приходящих письмах и доношениях нумеры подписывать, и на них числа, когда подано приписывать и об оных без всякого подлога или пристрастия, по нумерам и числам доносить. Разве когда дела такие между прочими случатся, которые остановки иметь не могут, но вскоре отправлены быть имеют, и в таком случае порядок свой остановить и об тех наперед доносить, которые нужнее, таков и в челобитных делах, которые дела старше по Реэстру написаны, а окончив Государевы дела, немедленно и другие по вышеописанному порядку докладывать, а не выбором, дабы оных долго не волочить, но како скоро возможно отправить».

Как видно из приведенной выдержки, к секретарю предъявлялись высокие и строгие требования. Таким образом, Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря; 27 февраля 1720 г. можно считать датой рождения делопроизводства на Руси. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: нотариус, регистрато­р, актуариус, канцеляристы, архивариус, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода), писцы и вахмистр (сторож для охраны). В Генеральном регламенте опре­делены права, обязанности, пределы компетенции и даже режим работы конторских служителей.

Появились упорядоченные системы регистрации. Регистрация велась в специальных журналах, причем документы, поступавшие от вышестоящих инстанций, регистрировались в отдельном журнале, отдельный журнал регистрации велся на исходящие документы. Всего в коллегии велось четыре журнала регистрации: А и В — для регистрации документов вышестоящих органов, С и D — для всех остальных документов. Нельзя сказать, что такая система регистрации являлась удобной и оправданной, однако и до сегодняшнего дня в некоторых учреждениях применяют журнальную форму регистрации.

В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название «архив». В Генеральном регламенте предписано было иметь два архива — общий для всех коллегии в специальном ведении коллегии иностранных дел и финансовый.

Каждую коллегию возглавлял президент. В состав коллегии входили: вице-президент, советники, асессоры, служители канцелярий. Важнейшие дела рассматривались в «присутствии». В значительной степени результат решения дела зависел от того, как его доложит в «присутствии» секретарь. Чиновник, занимавший должность секретаря, обязан был хорошо знать законы, уметь разбираться в различных ситуациях, быть образованным и знающим свое дело специалистом. В целом, развивая отдельные делопроизводственные операции, совершенствуя систему работы с документами, коллежское делопроизводство было значительным шагом вперед по сравнению с приказным.