2.2 Правила оформления заголовков на бланках писем

Служебное письмо — наиболее массовый вид управленче­ской документации.

Практика свидетельствует, что письмо должно быть посвя­щено одному вопросу. Если, необходимо одновременно обратить­ся в учреждение по нескольким различным вопросам, то целесо­образно составить несколько писем. Это ускоряет их исполнение.

Служебное письмо пишется на бланке организации формата А4 или А5. Рекомендуется использовать два вида бланков: общий и бланк для писем.

Объем письма не должен превышать двух страниц машинописного текста; больше — уже исключение.

Обязательными реквизитами служебного письма являются:

• наименование организации и ее подведомственность;

• наименование структурного подразделения (в отдельных случаях);

• справочные данные об организации;

• дата;

• регистрационный номер;

• ссылка на дату и номер поступившего документа;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• подпись;

• отметка об исполнителе в сопроводительных письмах;

• отметка о наличии приложений;

• в отдельных случаях — печать;

• фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя;

• отметка о направлении копии в другие адреса.

ЗАО «Монолит»

Проспект Мира, 45

Москва, Россия, 129110 Зав. отделом нежилых помещений

Управы «Мещанское» ЦАО г. Москвы 10.05.2005 №21 ул. Победы , д.47 т. Клюевой Г.М.

На №___

Об использовании нежилого помещения

Прошу дать заключение о возможности использования нежилого поме­щения по адресу нахождения (проспект Мира, 47) склада ОАО «Барс» для размещения обменного пункта валюты.

Генеральный директор подпись И.И.Наумов

Цветкова Зоя Васильевна

281-36-48

2.3 Правила простановки даты в цифровой форме

Дата документа — один из важнейших реквизитов, обеспечи­вающих юридическую силу документа:

• датой приказа, письма, справки, докладной или объясни­тельной записки, заявления, указания, распоряжения и т.д. является дата их подписания;

• датой постановления, решения и т. д. — дата их принятия коллегиальным органом;

• датой устава, отчета, инструкций — дата утверждения;

• дата акта, протокола — дата зафиксированного в нем собы­тия, которая, как правило, совпадает с датой составления этих документов;

• для служебных писем — дата регистрации;

• для документов, подлежащих утверждению, — дата учреж­дения.

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является поздняя дата подписания.

Даты проставляются на всех отметках, отражающих прохож­дение и исполнение документа (резолюции, визы о регистрации, исполнении и направлении в дело и др.).

В состав даты входят день месяца, месяц, год.

Даты оформляются тремя парами арабских цифр.

Так, дату 10 мая 2003 г. следует оформить: 10.05.03. На год, месяц, число отводится по две цифры. Если цифра одна, то перед ней ставится ноль: 3 мая 2003 г. — 03.05.03.

Дата в документе проставляется должностным лицом, которое подписывает или утверждает его.