Управление временем
.pdfТренинг «Управление временем»
Цель тренинга: развитие умений эффективного использования временных ресурсов.
Задачи тренинга:
•Проанализировать свой фонд времени;
•Выявить индивидуальные причины утечки времени;
•Познакомиться с техниками эффективного использования времени.
Управление временем
•Время – это единственный ресурс, которым обладают все люди без исключения. Перед лицом времени все равны: у каждого есть только 24 часа в сутки. Но успешным становится лишь тот человек, который умеет эффективно управлять своим временем!
Управление временем – это управление собственной деятельностью, организацией выполнения задач и распределения всех ресурсов.
Каждый человек должен знать:
Ещё 50 лет жизни – 440 тыс. часов. Из них, время свободное от сна – 290 тыс. часов.
На управление временем влияет ваш «подход» к жизни:
•Реактивный подход – это проживание жизни путѐм реагирования на внешние события, жизнь «как получилось».
•Проактивный подход – выстраивание жизни по своему желанию, активное влияние на события и обстоятельства. При таком подходе мы сами формируем свою жизнь и признаѐм себя ответственными за неѐ.
•Для того, чтобы определить свой «подход» к жизни, необходимо понять, чему вы больше уделяете времени: существующим проблемам (реактивный подход) или тому, чтобы изменять события и ситуации (проактивный подход).
Аудит времени
Давайте посмотрим, на чѐм сфокусированы вы!
•Что отнимает ваше время?
•Куда утекают драгоценные минуты, складываясь в часы, дни, годы?
Для этого нужно провести основательный аудит или хронометраж своего
времени и понять, куда оно реально тратится.
Хронометраж – это «фотография» рабочего дня, полностью отражающая все расходы времени на различные виды деятельности.
Задачи анализа, проведѐнного с помощью хронометража:
•Определить, на что тратится всѐ ваше время;
•Найти необходимые резервы времени;
•Выработать «чувство эффективности» или «чувство времени».
Аудит времени
Техника хронометража
•В течение нескольких дней (минимум 4 дня, а лучше 3-4 недели) фиксируйте
все выполненные работы, длительностью от 10-15 мин.
•Носите с собой небольшой блокнот, записывайте в нѐм все дела и их длительность.
•Через несколько дней внимание к деталям повысится и достаточно будет фиксировать 1 раз в 1-2 часа.
•Если, вы забыли о хронометраже – просто начинайте с того момента как
вспомнили. В любом случае он даѐт много полезной информации.
•Не пишите в хронометраже мелкие прерывания - до 5 минут. Их можно отмечать галочками на полях. Чем больше галочек – тем больше отвлечений.
•Такой хронометраж по 1-2 недели полезно проводить раз в квартал. Это даѐт возможность быть в тонусе и отслеживать свои временные ресурсы.
Аудит времени
Для удобства, все дела в блокноте можно фиксировать в виде следующей таблицы. Ежедневно анализируйте свои действия и отслеживайте куда уходит ваше время!
№ |
Вид деятельности |
Время |
Длительность |
|
|
(от-до) |
(мин) |
|
|
|
|
1 |
Проснулась, умылась |
9.15-9.45 |
15 мин |
|
|
|
|
2 |
Позавтракала |
9.45-10.10 |
25 мин |
|
|
|
|
3 |
Составила план дел на сегодня |
10.10-10.20 |
10 мин |
|
|
|
|
4 |
Позвонила подруга, обсудили еѐ проблемы |
10.20-10.55 |
35 мин |
|
|
|
|
5 |
Готовила презентацию |
10.55-11.30 |
35 мин |
|
|
|
|
6 |
Пила чай |
11.30-11.45 |
15 мин |
|
|
|
|
7 |
Поход в магазин за продуктами |
11.45-13.05 |
1 час 20 мин |
|
|
|
|
Выявление индивидуальных причин утечки времени
Хронометраж времени мы делать научились. Теперь более детально посмотрим на ваши ежедневные дела и найдѐм среди них причины утечки времени. Такие причины можно назвать «поглотителями» времени. У каждого человека они свои.
В предложенной таблице выберите от 5 до 10 ваших «поглотителей» времени. Оцените их по 5-ти бальной шкале, где 1-
самый сильный «поглотитель». Первые 5 «поглотителей» – это ГЛАВНЫЕ ПРИЧИНЫ УТЕЧКИ ВАШЕГО ВРЕМЕНИ!
«Поглотители» времени |
Да/Нет |
Нечѐткая постановка цели |
|
Отсутствие приоритета в делах |
|
Попытка слишком много сделать за один раз |
|
Плохое планирование дня |
|
Личная неорганизованность |
|
Чрезмерное чтение |
|
Недостаток мотивации |
|
Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров |
|
Отрывающие от дел телефонные звонки |
|
Незапланированные посетители |
|
Неспособность сказать «нет» |
|
Запоздалая и неполная информация |
|
Неумение довести дело до конца |
|
Отвлечения |
|
Затяжные встречи |
|
Недостаточная подготовка к встречам |
|
Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь |
|
Длительные разговоры на личные темы |
|
Чрезмерность записей |
|
Синдром «откладывания» дел |
|
Длительные ожидания (пр. условной встречи) |
|
Желание знать все факты |
|
Спешка, нетерпение |
|
Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел |
|
Недостаточный контроль за перепорученными делами |
|
Другое….. |
|
Приѐмы организации времени
Поглотители времени мы с вами выявили.
Теперь необходимо научиться оптимизировать расходы на время.
Простые приѐмы организации времени:
•Отдыхайте. Используйте ритмичный отдых и делайте 5-ти минутный перерыв каждый час и 10-ти минутные перерывы через каждые 1,5 часа. Лучше пройтись,
размяться и максимально переключиться на принципиально другое занятие.
•Ориентируйтесь на биоритмы. В течение дня наша активность имеет 2 спада (примерно с 13 ч. до 15 ч. и после 21 ч.) и два подъѐма (примерно с 4-5 ч. утра до 11 ч. и с 16 ч. до 18 ч.).
•Используйте время в поездках. Это максимальное сокращение количества перемещений. Например, все встречи с потенциальными партнѐрами планировать на 1 день.
•Используйте время ожидания. Это звонки партнѐрам, чтение книг, планирование или анализ дня.
Приѐмы организации времени
Замотивировать себя на работу вам помогут следующие приѐмы:
•«Метод швейцарского сыра» (для раскачки) - выполнение задач не в логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест задачи кусочки – мелкие и приятные дела.
•«Промежуточная радость» - поощряйте себя мелкими радостями, когда сделаете 1 кусочек работы (шоколадка, чай, подарок, послушать любимую музыку).
•«Съедать слона по кусочкам» - очень крупную цель необходимо разбить на мелкие цели («бифштексы») и ежедневно «кушать» 1 «бифштекс» . Когда выполняете одну мелкую цель
– поощряйте себя «промежуточными радостями».
•«Уничтожение мелких, неприятных дел – лягушек» - мелкое, короткое, но неприятное дело лучше всего сделать с утра. Потом весь день со «спокойной душой» работать дальше.
•Можно завести таблицу ежедневных «бифштексов» и «лягушек» и каждый день выполнять 1 «лягушку» и съедать 1«бифштекс».
•«Календарик-мотиватор» - повесить календарик на видном месте и ежедневно зачѐркивать день крестиком (с утра одна черта крестика, вечером вторая черта крестика). Очень стимулирует!
Контекстное планирование
Начав работу, мы часто сталкиваемся с тем, что большинство задач очень трудно привязать к конкретному времени. Как определить время для таких задач? К какому времени их привязывать?
Здесь поможет «контекстное планирование» времени.
Контекст– это условие или совокупность обстоятельств, наиболее подходящих для совершения определѐнного дела, задачи. Каждому контексту соответствуют дела, наиболее уместные в это время, в этих обстоятельствах.
Все контексты можно разделить на 4 группы:
•Место. Решение задач связано с определѐнным местом: «когда буду в банке», «не забыть купить в магазине», «когда окажусь в офисе/дома».
•Люди. Решение задач связано с человеком: «когда позвоню спонсору/партнѐру», «когда позвонит подруга».
•Внешние обстоятельства. Принять решение возможно, учитывая не зависящие от человека обстоятельства: «если будет хорошая погода», «если партнѐры захотят».
•Внутренние обстоятельства. Решение задачи зависит от внутреннего состояния человека: «если будет прилив творчества», «если я почувствую в себе силы», «если будет настрой».
Вы можете выделить наиболее актуальные для вас контексты и научиться использовать те возможности, которые они для вас открывают!
При «контекстном планировании» вы можете использовать 2 вида задач:
•«Жѐсткие задачи» - задачи, привязанные к определѐнному времени.
•«Гибкие задачи» - задачи, не привязанные жѐстко к определѐнному времени, а зависящие от контекста.