Тема 5. Документация и инвентаризация
1. Документирование хозяйственных операций
2. Классификация документов
3. Организация системы управления документооборотом
4. Сущность инвентаризации, ее виды и порядок проведения
1. Документирование хозяйственных операций
Первичное наблюдение в бухгалтерском учете организуется с целью последующей переработки данных о наблюдаемых фактах в информационные показатели. В процессе наблюдения:
- описывают факты хозяйственной деятельности;
- фиксируют данные о них на материальных носителях;
- сохраняют и передают данные для дальнейшей обработки в системе учета.
Первичное наблюдение представляет собой информационное обеспечение бухгалтерского учета.
Как свидетельствует практика, одни хозяйственные операции быстротечны и завершаются в течение одного дня или даже быстрее, а другие занимают продолжительный период времени.
В бухгалтерском учете получают отражение, как правило, завершенные хозяйственные операции.
Хозяйственные операции представляют собой целенаправленные действия для достижения определенных результатов. Однако они отражают не все свершившиеся события и явления. Например, такие явления, как потери от стихийных бедствий, износ основных средств, недостача материальных ценностей и другие, не могут быть отнесены к хозяйственным операциям, хотя и оказывают влияние на имущественное состояние хозяйствующего субъекта. В связи с этим введено понятие «факт хозяйственной деятельности», которое охватывает все без исключения объекты и явления первичного бухгалтерского наблюдения.
Первичная единица бухгалтерского наблюдения — факт хозяйственной деятельности, который приводит к изменению характеристики средств организации и их источников, возникновению, изменению или прекращению хозяйственно-правовых отношений.
Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основании первичных документов, информация из них переносится в учетные регистры, там она систематизируется, т.е. записывается на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность организации.
Документ — любой материальный носитель данных, который позволяет юридически доказательно подтвердить хозяйственные факты и право на их совершение.
Первичные документы должны иметь следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа (формы);
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
В зависимости от характера операции, требований нормативных актов и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты:
номер документа;
адрес организации;
основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом;
другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.
Записи в первичных документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве (чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и др.). Запрещается использовать для записи простой карандаш.
Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по окончании операции.
Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленном порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в данной организации графиком документооборота.
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке, проходящей в три этапа:
1) по форме — проверяется полнота и правильность заполнения документа, всех его реквизитов;
2) арифметическая проверка — подсчет сумм;
3) по содержанию — проверяется законность совершенных операций, логическая увязка отдельных показателей.
Затем содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета,
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.
Информация о хозяйственных операциях, произведенных за определенный период времени, из регистров бухгалтерского учета переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.
Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.