Функциональный анализ и выбор необходимых элементов деятельности.
Практика применения системного подхода при анализе как технических, так и социально-технических систем, т.е. организаций говорит, что при их рассмотрении лучше сначала увидеть всю систему, а затем последовательно, по уровням выделять ее элементы. Т.е рекомендуется сначала увидеть слона целиком, а потом разбираться с хоботом или хвостом. Иначе можно переусердствовать, даже из лучших побуждений, и тогда хвост станет управлять слоном, а не помогать ему в реализации своей миссии.
В этом заключается, по большому счету, вся суть системного подхода: решать задачи последовательно, не углубляясь сразу в излишние детали, добиваясь оптимальности системы на каждом уровне рассмотрения.
Одной из основ предлагаемого подхода к организационному проектированию является Теория Функциональных Систем (ТФС). С позиций данной теории компания представляет собой систему верхнего уровня, взаимодействующую с внешней средой. Миссия компании отражает ее предназначение в этой среде, и, прежде всего, роль в «общественном разделении труда».
В свою очередь, в ее составе можно выделить совокупность функциональных систем следующего уровня. Каждая из них, согласно ТФС, также характеризуется своей миссией (целевым назначением), закрепляющей ее роль в реализации целей компании в целом.
Наиболее просто цель любой коммерческой организации может быть обозначена, как «зарабатывание денег на общественной полезности», причем, как в настоящем, так и в будущем.
Главная цель бизнес-системы «в настоящем» - это поддержание заданного собственниками уровня эффективности, позволяющего создавать добавленную стоимость.
Цели системы «в будущем» - это сфера стратегии развития. Задача ее является в формирование бизнес-моделей которые способны успешно конкурировать и создавать добавленную стоимость при работе на перспективных рынках. Отношения между системами лучше всего характеризуются термином «взаимосодействие». Это взаимосодействие направлено на реализацию главных целей компании в настоящем и будущем.
Каждая функциональная система первого уровня, в свою очередь, декомпозируется на подсистемы. Процесс декомпозиции может продолжаться вплоть до выделения функциональных процессов или функциональных задач - последних из элементов нижнего уровня, имеющих свои целевые назначения. Сами функциональные процессы и функциональные задачи состоят из неделимых далее элементов — операций выстроенных в определенной последовательности (процессы) или выполняемых по ситуации (задачи).
ВыводЫ. В чем же польза системного подхода?
1. Системный подход помогает определить объект управления, границы и параметры системы, которой мы будем управлять. Например, объектом управления будет весь наш Бизнес.
2. Чтобы увидеть объект управления и получить возможность анализировать и оценивать его, нужно находиться вне системы. Руководителю и, особенно, Собственнику необходимо находиться вне системы под названием Бизнес. Это ключевое условие Системного подхода помогает Собственнику сделать первый шаг для выхода из текучки, в которой он погряз, будучи основным элементом своего бизнеса.
3. Компания – социальная система. Социальные системы многомерны, в них одновременно происходит много различных процессов. Эти процессы постоянно влияют друг на друга. Каждый такой процесс одновременно – и причина, и следствие других процессов. Системный подход позволяет выделить и стандартизировать основные процессы бизнеса, которые создают ценность для клиентов. В итоге снизить субъективность принимаемых решений, сделать результаты более предсказуемыми и подчиненными планированию.
Важно: «Человек является элементом сразу нескольких систем, от него может зависеть их жизнедеятельность, но и сам он неизбежно, так или иначе, реагирует на соприкосновение с ними».
Управление – не только счетная наука, но и искусство. В сложной социальной системе, такой как Бизнес, не все можно посчитать и предсказать, да и не нужно все считать и предугадывать. Ничто не заменит талант, опыт и интуицию успешного руководителя. Если бы все в компании подлежало точному расчету и не зависело от компетенций управленческой команды, можно было бы легко копировать любые бизнесы. Уникальность и отличия отсутствовали бы как класс. Скучно и, самое неприятное, безысходно.
Но мы наблюдаем вокруг себя много интересных, уникальных и успешных бизнесов. Команды классных специалистов, профессионалов и неожиданные решения. Чаще всего такие достижения не появились сами по себе. В основе больших успехов лежит глубокое понимание и грамотное использование инструментов Системного подхода.
Системный подход дает возможность вычленять главное из многообразия вариантов управленческих решений, не терять целостности, знать законы системы, корректно считать – так, чтобы можно было доверять вычислениям и представлять ограничения вычислений.
Отсутствие системных представлений мешает российским предпринимателям выделить в своей работе главное, сделать ее технологичной, рационально ее бюрократизировать. Часто это связано с нелюбовью и недоверием руководителей к рутинной, нетворческой работе по сбору и обработке необходимых статистических данных, регулярному измерению показателей, построению на их основе своей системы управления. Еще чаще у руководителей отсутствуют элементарные знания в области систем. Многие руководители не желают считаться с правилами и ограничениями, предпочитая исключительно «здравый смысл» и стереотипы своего многолетнего опыта.
Без сдвига вышеуказанных установок собственника и его управленческой команды невозможно движение бизнеса в направлении системности, технологичности и эффективности. Бесспорно – это основная причина, почему большинство российских бизнесов проигрывает западным бизнесам и своим, более системным, соотечественникам.