2.4. Описание конкретных мероприятий

При подготовке презентации следует напомнить своим сотрудникам, что нельзя распространять информацию, которая может уменьшить интерес клиентов и эффект сюрприза. Подобное требование необходимо для того, чтобы создать у потенциальных клиентов представление безопасности, вашей профессиональности.

Подготовьте ваш салон к презентации как сделали бы с вашим домом, когда готовитесь к приходу важных гостей.

Презентация должна выполнить следующие задачи:

• познакомить клиентов с салоном красоты, его специалистами, спектром услуг,

• заинтересовать,

• заинтриговать,

• записать на последующие услуги,

• создать положительное отношение.

Первостепенная задача первичной презентации – объявить потенциальным клиентам об открытии нового салона красоты и познакомить их с вашим творением.

Подготовка и распространение приглашения презентации

Подготовка текста приглашения презентации строится так же по правилам составления рекламных материалов. Количество заказываемых приглашений зависит от величины вашего города, поселка. В любом случае это несколько тысяч. Не бойтесь, что клиентов будет слишком много. Вы всегда сможете уменьшить их количество.

При подготовке следует небольшую часть приглашений подготовить как именные для важных гостей (руководители предприятий, местную администрацию), которым эти приглашения будут переданы лично вами или курьером.

Остальные приглашения доставляются жителям близлежащих домов, работникам фирм, расположенных неподалеку. Одним словом всем, кто может стать вашим потенциальным клиентом. Рассылка осуществляется заранее, для того, чтобы у приглашенных была возможность спланировать свое время и посетить данное мероприятие.

Для своевременной рассылки следует заключить договор с почтовым отделением или курьерской службой, либо подключить своих сотрудников, знакомых (в целях экономии средств).

Для дополнительного информирования населения о предстоящей презентации используются

• местные газеты;

• информационные плакаты, расклеиваемые вблизи ближайших остановок общественного транспорта, магазинов, крупных жилых комплексах;

• кабельное телевидение.

Напомним, что в приглашении мы обязательно указываем, что время проведения презентации «от …… до …..».

Для повышения интереса к готовящемуся мероприятию можно включить дополнительные мероприятия увеличивающие интерес участников. Например, беспроигрышные лотереи, подарки для всех участников и т.п., что поможет привлечь к вам потенциальных клиентов.

Подготовка презентации

Чтобы избежать ошибок, необходимо создать сценарий мероприятия. Перед написанием сценария необходимо четко прояснить ее цели. Затем требуется четко представить какова ваша аудитория, что они уже знают и что хотят узнать, что их может заинтересовать. После этого стоит начать планирование презентации.

Не следует забывать еще важного правила: если ошибка закралась на ранней стадии проекта, то она сильнее влияет на весь проект и приносит больший вреда потом. Будьте внимательны на начальном этапе.

В презентации должны участвовать все сотрудники салона.

Каждый специалист должен знать хотя бы в общих чертах все услуги салона и уметь о них интересно рассказывать. Для этого специалистами предварительно готовятся описания услуг по их направлениям. Потом эти описания редактируются для лучшего восприятия. Из них составляется детальный рассказ о салоне для гостей презентации. Каждый гид (экскурсовод) должен выучить этот описание и интересно его рассказывать.

Вам следует внимательно подойти к распределению ролей среди сотрудников. На роль гидов следует выбрать людей более раскованных, красноречивых, умеющих контролировать ситуацию в общении. Остальные сотрудники будут выполнять иные роли – встреча гостей, регистрация, запись клиентов на процедуры и услуги, проведении лотереи, организации буфета и т.д.

Перед началом презентации обязательно требуется украсить салон в соответствии со временем года, спланировать меню буфета и закупить все необходимое, назначить ответственных за буфет, за оформление салона, за развлекательную программу (если она планируется).

Угощения следует сделать небольшими, удобными для подачи, но приятными и вкусными. Меню зависит от ваших возможностей. Не стоит слишком много на это тратить, но не надо и жадничать. Помните, главное познакомиться с потенциальными клиентами, показать им салон, заинтересовать их и по возможности записать в салон, а угощение – это дополнение.

Для этого можно рассмотреть следующий примерный сценарий.

Приходящих на презентацию по приглашениям гостей встречают на входе два сотрудника, которые занимаются их регистрацией (откуда они пришли, как получили приглашение). Это необходимо для последующей оценки эффективности рассылки приглашений.

Затем небольшими группами начинается презентация в виде экскурсии по салону. Гид (сотрудник салона) проводит и показывает пришедшим все кабинеты, рассказывает где, что находится. При этом кратко описывает особенности услуг этих подразделений. В некоторых кабинетах лучше оставить непосредственно самих мастеров, специалистов для лучшего рассказа и ответа на вопросы.

Гидов должно быть подготовлено несколько. Заранее должен быть установлен временной график прохождения всех кабинетов. Этот график должен четко соблюдаться для предотвращения скопления людей в отдельных кабинетах. Рассказ должен каждого специалиста и гида должен быть заранее заготовлен. Каждый задействованный специалист должен наизусть, без запинки и красноречиво уметь пересказать свою информацию.

Далее после просмотра всего салона всех заинтересовавшихся следует подвести к месту записи на услуги в салон.

Каждый кто заинтересовался услугами салона может затем записаться на любое удобное время, получить необходимую консультацию. При записи на услуги вы записываете, как зовут клиента, его контактный телефон.

Здесь же удачно будет организовать вручение подарков и розыгрыш бесплатной лотереи. Каждой записавшейся на услуги клиентке ваш сотрудник вручает цветок. После этого можно перейти в зону, где организован фуршет, тут же находятся ваши специалисты, продолжающиеся общаться и собирать мнения клиентов и информацию о них.

Используйте возможность уделить дополнительное время тем участникам презентации, кто не записался, что необходимо сделать. Может быть, они не все поняли, у них остались какие-то сомнения, вопросы. На таких людей следует обратить особое внимание. Как их определить в толчее и массе гостей, можно и с помощью подаренных цветов.

Для организации буфета удобно использовать качественную одноразовую посуду и аксессуары.

После угощений вы прощаетесь с посетившими вас гостями. Им на смену уже спешат следующие. И так до конца презентации.

Вполне реально организовать и успешно провести презентацию для значительного числа людей (больше 100 человек) даже на небольшой площади, важно все четко организовать и также четко провести.

Во время презентации хорошо организовать видеосъемку мероприятия для создания видеоархива к будущим презентациям и юбилеям вашего салона. Постарайтесь получить материалы высокого качества, чтобы их можно было для широкого применения.

По окончании презентации обязательно поблагодарите всех сотрудников и помощников, затем в салоне наводится порядок, так как с утра придут клиенты. Хочется напомнить, что самый лучший экспромт – подготовленный. Уделите серьезное внимание донесению ваших идей до организаторов презентации, мотивации ваших сотрудников, а также тщательной подготовке, репетициям, дабы избежать по возможности накладок, ошибок. Хотя они все равно будут, но в меньшем количестве. Сама подготовка занимает около двух недель.