1.Изучить структуру аппарата управления, распределение функций,

прав и обязанностей работников.

2.Изучить виды документов и состав систем документации.

З.Провести анализ документооборота конкретного объекта.

4.Разработать рекомендации, включающие не только организационные,

но и технические аспекты ведения делопроизводства на предприятии.

Составление Инструкции по ДОУ должно отражать постановку

делопроизводства на конкретном предприятии. Поэтому при проектировании

основных технологических процессов выявляются основные показатели,

характеризующие организацию управления на предприятии. Например:

объем документооборота; время прохождения основных категорий

документации; информативность документации, поступающей по

запросам; коэффициент унификации служебных документов; время,

81

затрачиваемое различными сотрудниками на подготовку основных видов

служебной документации.

Анализ этих показателей позволяет оптимизировать технологический

процесс, создать комплекс автоматизированных рабочих мест в соответствии

с уровнем организации управления.

Теоретические разработки в области проектирования Инструкций и

практический опыт создания и внедрения их для различных организаций и

учреждений показывают возможность и необходимость регламентации

проектных работ, выделения типовых этапов.

Типовая схема разработки Инструкции включает три стадии:

1 .Предпроектную стадию, включающую ориентировочное и детальное

обследование деятельности предприятия.

2.Проектную стадию, состоящую из последовательной разработки

технического и рабочего проектов.

3.Стадию внедрения.

Предпроектная стадия проводится в целях определения уровня

организации управленческого и инженерно-технического труда на

предприятии. Комплекс данных, полученных на этой стадии, должен

включать:

• общие сведения об аппарате управления (наименование,

местонахождение, территориальная общность или разобщенность,

подчиненность, объекты управления);

• основные функции аппарата управления;

• положение об аппарате управления;

• должностные инструкции всех категорий служащих;

• штатное расписание;

• номенклатуры дел всех структурных подразделений;

• состав и объемы входящей, исходящей и внутренней

корреспонденции;

• перечень имеющихся средств оргтехники.

82

Детальное рассмотрение постановки делопроизводства дает

характеристику существующей технологии выполнения работ, их

документирования, уровня механизации и автоматизации управленческого

труда.

Анализ организационной и функциональной структуры аппарата

управления начинается с изучения функций и задач организации. При этом

должны быть рассмотрены вопросы разделения функций между

руководством, структурными подразделениями, сотрудниками аппарата

управления.

Основным методом сбора данных является изучение нормативно-

методических документов. Эти данные также могут быть получены путем

опросов и бесед, анкетирования, так называемой фотографии и

самофотографии рабочего дня. При анализе данных материалов необходимо

составить организационно-структурную схему и определить, насколько она

соответствует выполнению возложенных на аппарат управления задач.

Проектная стадия начинается с разработки технического проекта, где

должны быть выбраны, уточнены, взаимоувязаны и в целом согласованы

основные технологические схемы управленческих процессов:

• состав и порядок обработки основных документов;

• предлагаемый регламент работы;

• схемы организации административно-управленческих связей;

• рациональные формы документов;

• типовые тексты.

Для четкой организации документооборота необходимо получить

сведения об объемах входящей и исходящей документации по видам

документов, о распределении документов по документопотокам и наличии

стандартных и унифицированных форм документации. Необходимо также

точно установить, сколько и какие инстанции проходит документ каждого

вида в ходе обработки. При этом особое внимание следует обратить на

дублирование операций, излишние маршруты.

83

С использованием методов управленческого проектирования

предприятиями разрабатываются следующие инструкции по

документационному обеспечению:

• типовые;

• примерные;

• индивидуальные.

Типовые инструкции по ДОУ разрабатываются для

подведомственных однотипных учреждений министерствами и ведомствами

соответствующей отрасли народного хозяйства.

Примерная инструкция по документационному обеспечению

управления составляется для близких по структуре организаций схожих

направлений деятельности с учетом требований Типовой инструкции, но без

учета особенностей конкретной организации.

Организации на основе типовой и примерной инструкции

разрабатывают индивидуальные инструкции применительно к конкретным

условиям деятельности данной организации.

Так как инструкция содержит много указующих моментов, ее текст

должен быть особенно точным и понятным. В инструкции используются

слова: «следует», «необходимо», «не допускается», «должен»,

«рекомендуется», «запрещается» и т. п. Инструкция является

организационным документом длительного действия, поэтому в ней нет

указаний на конкретных исполнителей, нет сроков исполнения.

Текст инструкции разбивается на разделы, пункты, подпункты.

Начинается инструкция с раздела «Общие положения», в котором излагаются

цели, область применения и порядок пользования инструкцией. Изложение

текста должно вестись или от третьего лица, или в безличной форме.

Например:

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность

за полноту и достоверность информации по исполнению документа.

или:

84

За формирование дел отвечают руководители структурных

подразделений.

Структура текста инструкции зависит от целей создания, объема

документационных работ и уровня автоматизации документационного

обеспечения управления.

Сравним (Таблица 5) структуру текстов Типовой инструкции по

делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, Типовой инструкций по

делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,

Примерной инструкции по делопроизводству в органах местного

самоуправления Пензенской области и Инструкции по документационному

обеспечению управления конкретной организации - Открытого акционерного

общества.

Таблица 5 – Сравнение текстов различных Инструкций по ДОУ

Типовая

инструкция по

делопроизводству

в министерствах и

ведомствах РФ

Типовая

инструкция по

делопроизводству

в федеральных

органах

исполнительной

власти

Примерная

инструкция по

делопроизводству

в органах местного

самоуправления

Пензенской

области

Инструкция по

документационному

обеспечению

управления -

открытого

акционерного

общества