Раздел 8 Работа с дизайнером маршрутов

В предыдущих разделах говорилось о создании вручную маршрута документов в программе ЕВФРАТ-Документооборот. Для этих же целей можно использовать графический Дизайнер Маршрутов.

В системе ЕВФРАТ-Документооборот с помощью этого графического дизайнера можно формировать список маршрутов, изменять имеющиеся маршруты, активизировать и удалять маршруты.

Уточним, что каждый маршрут имеет свое уникальное название и состояние. Как правило, название маршрута отражает назначение данного маршрута. Например: «Согласование договора», «Оформление отпуска» и т.п. У маршрута может быть два состояния «активный» и «черновик». Только активные маршруты могут быть использованы в жизненном цикле документа.

В жизненном цикле документов наиболее часто используются следующие маршруты:

• Последовательное согласование документа

• Параллельное согласование документа

• Параллельно-последовательная подготовка документа

Последовательное согласование – это прохождение документа от одного человека к другому с целью получить «одобрение» от каждого из них. После того как очередной участник согласования ставит на документ свое «одобрение», документ переходит к следующему. И так пока не будут получены «одобрения» от всех участников согласования. Если же кто-то из участников согласования «отклоняет» документ, то процесс согласования прекращается.

Параллельное согласование – это поступление документа сразу ко всем участникам согласования с целью получить «мнение» («одобрение» или «отклонение») от каждого из них. Каждый участник согласования ставит на документ свое «одобрение» » или «отклонение». И так пока не будут получены «мнения» от всех участников согласования.

Параллельно-последовательная подготовка документа – это когда требуется подготовить различные разделы документа разным людям. При этом, к примеру, 1-й и 2-ой раздел документа готовятся независимо 1-м и 2-м исполнителями соответственно. А заключительный раздел должен писать 3-й исполнитель только после того как будут готовы первые два раздела.

Маршрут состоит из узлов и переходов между ними, он также обладает названием и находится в определенном состоянии.

Задание 8.1

Для запуска Дизайнера маршрутов в главном меню Windows выберите пункт

меню Все программы – Евфрат-Документооборот – Администрирование - Дизайнер маршрутов.

В окне Соединение введите имя пользователя (lebedeva), зарегистрированного в системе. После нажатия на кнопку ОК отображается рабочее окно Дизайнера маршрутов.

Непосредственно под панелью инструментов расположено окно графического редактора Дизайнера маршрутов. В этом окне при создании маршрута располагают узлы и переходы, создаваемого маршрута.

При необходимости размер окна графического редактора можно изменить. В окне Настройка, открываемом из меню Вид - Настройка, можно настроить вид информации, отображаемой под значком узла (подпись узла), и шаг сетки окна графического редактора.

В левой нижней части окна Дизайнера маршрута отображается в виде таблицы список созданных поручений и согласований, подобно тому, как он создавался в окне регистрационной карточки документа.

В правой нижней части окна Дизайнера маршрута отображаются свойства создаваемого узла маршрута.

При создании маршрута поручения и согласования необходимо создавать и располагать в той последовательности, в которой они будут выполняться.

Создание нового маршрута начинается с размещения в окне графического редактора узлов, которые должны входить в создаваемый маршрут. Размещение узлов производится с помощью кнопок Поручение и Согласование панели инструментов .

Задание 8.2

Предположим, что мы хотим создать маршрут под названием Согласование договора, и последовательность действий в этом маршруте соответствует схеме создания маршрута вручную.

После выполнения команды Вставить - Согласование (кнопка Согласование) окно Дизайнера маршрутов имеет вид.

Заполняем соответствующие поля на вкладках.

Далее опять выполняем команду Вставить - Согласование (кнопка Согласование). Теперь создаем узел для исполнителя Руководитель отдела маркетинга. Окно Дизайнера маршрутов принимает вид.

Аналогичным образом создаются все остальные узлы маршрута.

Затем с помощью команды Вставить - Переход (кнопка Переход ) вставляем все переходы (связи) создаваемого маршрута.

Далее созданный маршрут сохраняется командой Файл – Сохранить как. В открывшемся окне пишем название, состояние и статус маршрута.

Задание 8.3

Использование маршрутов.

После сохранения и опубликования маршрута в системе ЕВФРАТ- Документооборот его можно использовать для работы с зарегистрированными документами (например, для согласования документа) в программе ЕВФРАТ- Документооборот.

Рассмотрим пример использования ранее созданного в Дизайнере Маршрутов маршрута согласования документа. Например, регистратор Марина Лебедева (логин – lebedeva) хочет использовать созданный ранее активный маршрут Согласование документа.

Марина Лебедева (логин – lebedeva) запускает программу ЕВФРАТ- Документооборот и регистрирует новый внутренний документ: Договор на поставку орхидей на 5 листах. Назначает себя контролером по этому документу.

В панели инструментов окна регистрации документа она выбирает кнопку выпадающего меню кнопки Выбрать маршрут и выбирает пункт Согласование документа. После этого окно регистрации документа принимает вид.

В таблице поручений документа появилось первое поручение с названием, повторяющим название маршрута. Под ним располагаются поручения, соответствующие данному маршруту.

После нажатия на кнопку Сохранить документ панели инструментов, окно задач документа принимает следующий вид.

После этого маршрут начинает выполняться обычным образом. То есть лицо, назначенное контролером по головному поручению (в данном примере это Марина Лебедева), получает уведомления о ходе выполнения маршрута (в папке Контроль), а лица, ответственные за выполнение конкретных пунктов маршрута, получают соответствующие уведомления об этом, подобно тому, как это происходило при выполнении предыдущего задания.

Выполнять заново эти операции не нужно, мы уже проделали их в разделе 7.

Задание 8.3

Придумать свой маршрут согласования документов с использованием не менее 5 задач. При этом в ходе выполнения маршрута должна быть хотя бы одна задача с двумя и более входами (например, задача 5 в предыдущем примере имеет 3 входа). Привести этот маршрут в действие и выполнить все поставленные в нем задачи от лица всех указанных исполнителей. Контролер – Лебедева М.

Для выполнения задания следует руководствоваться материалом раздела 7 и раздела 8.