Раздел 5 Создание отчетов

В программе существует возможность формировать отчеты по заданным пользователем критериям. Для этого используется пункт меню Отчеты.

Задание 5.1

Зайдите в систему под администратором (логин - sysadmin). Далее нажмите Отчеты – Сформировать отчет. Появится окно.

Выберем Журнал регистрации и нажмем ОК. Данный отчет покажет нам, сколько было зарегистрировано документов за выделенный период. Также можно отбирать документы по типу. Для этого нужно нажать на список поля Поток.

Выберем Входящие документы и поставим широкий диапазон дат, чтобы наш документ мог попасть в него. Нажмем ОК. Выберем формат отчета – на ваш вкус.

В результате получим отчет такого вида.

Данный отчет можно распечатать, сохранить на жесткий диск, работать с ним как с текстовым файлом.

Раздел 6 Работа администратора

В обязанности администратора системы входит, в частности, следующее:

• отражение в системе текущей структуры организации и регистрация пользователей;

• назначение прав пользователей;

• создание групп пользователей;

• управление ролями;

• создание списков рассылки сообщений;

• настройка рассылки уведомлений.

Задание 6.1

На вкладке Сотрудники и Потоки документов мы уже работали в самом начале. Мы не будем заново изучать эти вкладки, а продолжим дальше. Для этого нужно зайти в программу Администратор (Пуск – Все программы – Евфрат – документооборот – Администрирование – Администратор). Имя пользователя – sysadmin.

Сотрудники различных подразделений могут быть объединены в отдельную

группу доступа. Для создания новой группы доступа откройте страницу Группы доступа в программе Администратор, щелкните мышью по кнопке Добавить группу доступа ( ) и введите в открывшемся окне формы ввода название создаваемой группы. Созданная группа доступа будет отображена в правой части окна.

Теперь мы можем выделить эту группу доступа и перебросить туда несколько пользователей из левой части окна, раскрыв списки, выбрав пользователя и нажав .

Для удобства настройки прав доступа к документам и потокам можно объединять пользователей в группы. Чтобы не перечислять поименно всех пользователей, имеющих право доступа к документу или потоку документов, достаточно указать группу, члены которой имеют такое право. Любой пользователь комплекса ЕВФРАТ-Документооборот, включенный в группу, получает такие же права

доступа к документам, как и прочие члены группы.

В каких ситуациях должна выполняться: при первоначальной установке комплекса ЕВФРАТ-Документооборот, при регистрации новых пользователей или изменении вида деятельности зарегистрированных пользователей.

Чтобы посмотреть, как это работает, мы можем зайти на вкладку Потоки документов и выбрать Исходящие документы. Далее нужно нажать кнопку слева, где указаны списки пользователей с назначенными правами для этих видов документов. В открывшемся окне перейти на вкладку Группы. Мы увидим, что можно вносить пользователей не по отдельности, а группой. Это значительно упростить задачу определения прав и разграничения доступа.

Задание 6.2

Рассмотрим управление ролями.

Реализованный в комплексе ЕВФРАТ-Документооборот механизм ролей позволяет создавать объем обязанностей и полномочий по выполнению специфических функций, накладываемых на исполнителя данной роли. Например, можно создать роль Эксперт по работе с орхидеями. В обязанности исполнителя данной роли будет входить просмотр документов, касающихся вопросов продажи орхидей, связей с поставщиками орхидей и постоянными клиентами. Проанализировав полученные документы, эксперт сможет дать поручения по исполнению данных документов другим сотрудникам фирмы, и проконтролировать процесс исполнения их работы.

Фактически роль выступает в качестве иного именования сотрудника и может использоваться везде, где можно указать имя сотрудника: в списке исполнителей и контролера поручений, в качестве получателя сообщений, при назначении прав на отдельные документы и потоки документов и т.д. Принципиальным моментом здесь является то, что в отличие от сотрудника, в разные моменты времени роль могут исполнять разные сотрудники. Например, роль «Начальник» во время отпуска руководителя может исполнять другой сотрудник.

В один момент времени роль может исполнять только один сотрудник. Администратор системы может в любой момент переназначить исполнение роли другому сотруднику. На вкладке Роли администратор системы имеет возможность создавать новые роли, назначать исполнителя роли, передавать исполнение роли другому пользователю (исполнять роль может только один сотрудник организации; в то же время на одного и того же сотрудника может быть одновременно назначено исполнение нескольких ролей).

В каких ситуациях должна выполняться: при первоначальной установке комплекса, при изменении вида деятельности зарегистрированных пользователей, при необходимости создания новой роли или переназначения исполнителя роли.

Для того чтобы ввести новую роль нужно сделать следующее. Перейдите на вкладку Роли. Нажмите кнопку Создать новую роль ( ). В открывшемся окне введите название роли и нажмите Создать.

Выберите в поле слева пользователя Андреева (он находится во вкладке Административно – хозяйственный отдел). Выделите этого пользователя и нажмите . Если вы попробуете внести еще кого-либо на эту роль, то у вас ничего не выйдет. Имя пользователя просто заменится, как и было сказано выше.

Чтобы посмотреть, как это работает, мы можем зайти на вкладку Потоки документов и выбрать Исходящие документы. Далее нужно нажать кнопку слева, где указаны списки пользователей с назначенными правами для этих видов документов. В открывшемся окне перейти на вкладку Роли. Мы увидим, что можно вносить пользователей по типу роли. Это значительно упростить задачу определения прав и разграничения доступа.

С этого момента указанный сотрудник будет получать сообщения относительно документов, поручений и согласований, для которых он является исполнителем, контролером и согласующим в соответствии с указанной ролью. Эти сообщения сотрудник сможет увидеть в папках Поручения, Контроль и Входящие сообщения, как только запустит сеанс работы с модулем «ЕВФРАТ-Документооборот». Сотруднику будут доступны все полномочия на документы, потоки, поручения и согласования согласно исполняемым сотрудником ролям.

Мы можем использовать роли при регистрации документа и заполнения его полей. Мы можем назначить роль ответственным исполнителем, ответственным по документу, контролером. Все это позволяет не искать конкретного сотрудника, а указать область его деятельности, тем самым сократив затраты на поиск.

Задание 6.3

Рассмотрим работу со списками рассылок

В комплексе ЕВФРАТ-Документооборот взаимодействие

пользователей при совместной работе над документом осуществляется с помощью

сообщений, отправляемых исполнителем другим сотрудникам — соисполнителям. Если сообщение нужно отправить сразу нескольким пользователям, то это удобно сделать с помощью списка рассылки. Если в поле адреса сообщения указать список рассылки, то сообщение будет доставлено всем пользователям, включенным в список.

В каких ситуациях должна выполняться: при формировании направлений деятельности, обслуживаемых специально назначенными для этого сотрудниками.

Перейдем на вкладку Списки рассылки и создадим новый список. Для этого нажмем Создать новый список рассылки ( ) и в открывшемся окне введем имя этого списка.

Внесем пользователей в этот список рассылок так, как мы делали до этого, выбрав их из списка слева.

Теперь, когда мы захотим отправить сообщение, то для нас станет доступной возможность отослать его выбранному списку рассылки.

Как видно из рисунка, на вкладке добавления адресата сообщения появился введенный нами список. Сообщение будет отправлено всем пользователям из этого списка.