Раздел 7 Согласование документов

Наряду с поручениями, рассмотренными в примерах выше, в системе ЕВФРАТ-Документооборот имеется возможность проводить согласование документов.

Исполнителями таких операций назначаются лица, которые могут или «одобрить», или «отклонить» документ. Для этого имеются соответствующие пункты в меню «Согласование». Результат согласования будет отражаться в иконке состояния данной операции.

Операции согласования могут выполняться как в выбранной цепочке согласований – маршруте прохождения документа, так и отдельно. Наиболее употребительными в жизненном цикле документа являются следующие маршруты:

• Последовательное согласование документа

• Параллельное согласование документа

• Параллельно-последовательная подготовка документов

Пример параллельно-последовательного маршрута приводится на рисунке ниже.

Маршрут прохождения документа или маршрут документа могут создаваться или с помощью Дизайнера маршрутов или вручную, подобно созданию цепочки поручений по документу.

Подробное описание действий по созданию маршрута документа с помощью программы Дизайнер маршрутов и его использованию мы рассмотрим далее.

Ниже на примере рассмотрим действия по согласованию условного документа, например «Договора на поставку орхидей», файл документа «Договор_1.doc», и созданию маршрута документа вручную.

Задание 7.1

К списку лиц, фигурировавших в предыдущих, добавим таких сотрудников:

• юрист; Начальник юридического отдела Князев Андрей Анатольевич (логин – knyazev);

• Глав. бух; Главный бухгалтер предприятия Вайсман Григорий Владимирович (логин – vaisman).

Для упрощения последующей работы задайте каждому пользователю максимальные права. При этом, для внесения этих пользователей понадобится создать два дополнительных отдела – юридический и бухгалтерию, а затем нужно будет внести самих пользователей и сделать их начальниками своих отделов соответственно. На рисунке показана организационная структура, которая в итоге должна получится.

После этого не забудьте задать этим пользователям возможность создания и редактирования документов на вкладке Потоки документов.

Для выполнения этого задания обратитесь к разделу 2 части 2.

Задание 7.2

Секретарь-делопроизводитель Лебедева Марина (регистратор) по заданию руководства создает новый документ «Договор на поставку орхидей» (файл документа «Договор_1.doc»), и после его создания направляет этот документ на согласование сотрудникам. Эти действия рассмотрим ниже. Схема согласования документа приведена на рисунке.

Рассмотрим теперь действия по согласованию документа по операциям более подробно.

Чтобы начать процесс регистрации в системе документа, Марина Лебедева так же как и в операции № 1 запускает основную программу ЕВФРАТ-Документооборот (пункт главного меню Windows Программы→ЕВФРАТ-Документооборот→ ЕВФРАТ- Документооборот; логин - lebedeva).

Далее в панели инструментов она выбирает кнопку Регистрация документа (или пункт меню Документ→Зарегистрировать новый документ ). На экране появляется окно выбора потока документов, в который будет помещен регистрируемый документ, Лебедева выбирает поток (самостоятельно определить – Внутренние/Исходящие документы).

После нажатия на кнопку Выбор появляется Регистрационная карточка документа (могут быть представлены различные формы Регистрационной карты, самостоятельно выбрать форму), которую необходимо заполнить аналогично тому, как показано ниже на рисунке. Напомним, что поля, обязательные для заполнения, имеют фон желтого цвета.

Если выбрать из списка требуемое не получается, то можно вводить информацию вручную.

К документам могут быть присоединены дополнительные файлы, содержащие тексты, изображения, электронные таблицы и т. п. В данном случае это файл документа «Договор_1.txt».

Не забудем возложить на Лебедеву контроль, как показано на рисунке.

Документ добавляется нажатием кнопки добавить рядом с полем Присоединенные файлы. Более подробно смотри задание 2.1.

Задание 7.3

Создание маршрута согласования документа.

Теперь создадим вручную маршрут согласований по данному документу. Для этого регистратор Марина Лебедева нажимает на кнопку Создать согласование (или пункт меню Задачи - Согласование).

В правом нижнем углу окна в поле Название поручения пишет: «Согласовать договор на поставку орхидей». Для выбора исполнителя регистратор нажимает на кнопку Выбор исполнителя. И в появившемся окне Исполнители операции выбирает юриста Князева Андрея Анатольевича.

Нажимаем Сохранить документ.

Для создания нового согласования в соответствии со схемой согласования документа регистратор, выделив первое поручение, выбирает стрелку выпадающего меню кнопки Создать переход на новую задачу . И в появившемся меню выбирает пункт переход на новое согласование.

После завершения редактирования нового согласования документ имеет вид.

Цифра в скобках указывает на то, что второе согласование будет производиться после выполнения первого согласования. То есть руководитель отдела маркетинга получит документ на согласование только после его визирования юристом.

В соответствии со схемой документ поступает также и на независимое согласование Руководителю технического отдела Мезенцеву Василию Михайловичу после согласования его юристом. Это согласование производится независимо от согласования документа Потаповым Н.В. и Доценко О.А. Для того, чтобы отобразить эту связь в маршруте, регистратор М. Лебедева выделяет поручение с исполнителем Князевым А.А. и выполняет команду Создать переход на новую задачу и выбирает Согласование. Далее заполняет поля Название поручения и Исполнители на вкладке Согласование.

После сохранения изменений документ будет иметь вид.

Аналогично заполняется в соответствии со схемой поручение по четвертому согласованию с руководителем отдела продаж Доценко Оксаной Андреевной. После внесения изменений и сохранения, документ будет иметь вид.

Теперь регистратор Марина Лебедева приступает к созданию переходов (стрелок) от исполнителей 2, 3 и 4 (см. схему) к исполнителю 5 – Главному бухгалтеру Вайсману Григорию Владимировичу.

Для этого регистратор выделяет поручение 2(1) (исполнитель Потапов В.Н.), выполняет команду Создать переход на новую задачу и выбирает Согласование.

Далее Марина Лебедева заполняет, также как и в предыдущих случаях, поля название поручения и Исполнители на вкладке Согласование.

Не забудем установить значение выходя, как показано на риснуке для первой задачи (исполнитель - Князев).

Для создания перехода (стрелки) от исполнителя 3 (руководитель тех. отдела Мезенцев Василий Михайлович) к исполнителю 5 (главный бухгалтер Вайсман Григорий Владимирович) регистратор М. Лебедева выделяет запись 3(1) и нажимает на меленький черный треугольник на кнопке Создать переход на новую задачу и выбирает Создать переход на существующую задачу. В открывшемся окне выбирает 5 - Согласовать документ, что соответствует поручению главбуха о согласовании.

Аналогичным образом создается переход (стрелка) от исполнителя 4 (руководитель отдела продаж Доценко Оксана Андреевна) к исполнителю 5 (главный бухгалтер Вайсман Григорий Владимирович).

В итоге должна получиться следующая картина.

Последней точкой маршрута согласования документа, которую создает регистратор, является согласование (утверждение) документа генеральным директором предприятия Андреевым Сергеем Петровичем. Для этого регистратор выделяет поручение 5(2,3,4) и выполняет команду Создать переход на новую задачу и выбирает Согласование. Далее заполняются поля на вкладке Согласование.

В результате документ имеет вид.

Не забудем Сохранить документ.

После этого еще нужно установить для 5 задачи следующие комбинации входов и выходов.

Сохраним документ.

Задание 7.4

Далее рассмотрим действия исполнителей по согласованию документа.

При запуске программы ЕВФРАТ-Документооборот юристом предприятия Князевым Андреем Анатольевичем (логин – knyazev) окно программы будет выглядеть так.

Если мы перейдем на выбранное согласование, окно будет выглядеть так.

Откроем этот документ.

В панели инструментов появились две активные (доступные для вызова соответствующих команд) кнопки: Одобрить и Отклонить . На вкладке Присоединенные файлы пользователь Князев А.А. может нажать кнопку Показать. Появляется окно, в котором можно прочитать документ, подлежащий согласованию.

После просмотра самого документа юрист Князев А.А. может выбрать одну из двух возможностей: одобрить документ или отклонить. Он одобряет документ и нажимает на кнопку Одобрить на панели инструментов. Появляется окно, в котором Князев А.А. пишет свои комментарии и нажимает на кнопку ОК.

После выполнения этих действий окно документа имеет следующий вид.

На вкладке Ход исполнения появилась соответствующая запись, отражающая комментарий, написанный при согласовании

Аналогичным образом документ согласовывает Руководитель отдела маркетинга Потапов Н.В. (логин – potapov), Мезенцев В.М. (логин - mezencev) и Доценко О.А. (логин - docenko).

После выполнения этих операций окно задач у пользователя доценко будет иметь вид.

В ситуации, когда один из согласующих отклонил согласование – не понравились условия и т.д., данное согласование не пойдет дальше к Вайсману, так как в условиях у нас задано, что все согласования – 2, 3 и 4 – должны быть выполнены. Для этого мы и установили Вход – Все вместе для задачи 5.

Вайсман (логин - vaisman) также одобряет документ, и в соответствии с маршрутом, после согласования документа главным бухгалтером его получает Генеральный директор Андреев Сергей Петрович.

Андреев С.П. открывает документ. На вкладке Ход исполнения генеральный директор Андреев С.П может просмотреть ход согласования документа и комментарии, оставленные каждым исполнителем по документу. Далее он согласовывает документ.

У контролера Лебедевой окно Согласования примет следующий вид.

Документ снимается с контроля. Для этого Марина Лебедева открывает окно документа и выполняет команду (выбирает пункт меню) Снять с контроля документ . В окне комментария Снять с контроля весь документ пишет комментарий и нажимает на кнопку ОК. Если такого окна не появляется при выполнении указанных действий, не печальтесь – не повезло здесь, повезет в любви. Это просто одна из проблем данной версии.

Документ согласован.