из электронной библиотеки / 355929609155282.pdf

III. Обустроенная выставочная площадь (типовой стенд

устроителя):

1.Плата за аренду стенда.

2.Расходы по дополнительному оборудованию арендуемого

стенда:

– дополнительные элементы стенда, предлагаемые устроителем;

– аренда или покупка дополнительной мебели/утвари;

– оборудование кухни/гардероба;

– оборудование склада;

– декоративное оформление;

– покупка канцтоваров;

– аренда компьютерной техники, телефакса, аудио-, видеоаппаратуры, диапроектора и т.д.;

– установка стационарных телефонов.

Прочие расходы

ВСЕГО ПО СТЕНДУ

IV. Денежные взносы устроителям выставки, исходя из

условий участия:

1.Плата за участие – аренду площадей (учтена в п.I или II).

2.Внесение дополнительных сведений в каталог.

3.Внесение данных в информационные системы.

4.Регистрационный взнос.

5.Удостоверения участников выставки (дополнительные).

6.Пропуска для парковки (дополнительные).

7.Прочие расходы

ВСЕГО

V. Расходы по экспозиции:

1.Расходы на формирование экспозиции, ее элементов – экспонатов и оборудования (устройств) для их демонстрации.

2.Упаковка.

3.Таможенная очистка.

4.Распаковка/запаковка.

5.Улучшение-доводка элементов экспозиции, включая устройства для демонстрации экспонатов в динамике или виртуального показа перед открытием выставки.

6.Хранение упаковочных материалов.

7.Монтаж/оформление экспозиции на стенде.

8.Прочие расходы.

ВСЕГО ПО ЭКСПОНАТАМ

VI. Транспортировка-страхование:

1.Экспонаты и устройства для их демонстрации.

2.Элементы и материалы стенда и его интерьера в случае изготовления собственного стенда.

3.Рекламные материалы.

101

4.Прочие расходы.

ВСЕГО ПО ТРАНСПОРТИРОВКЕ-СТРАХОВАНИЮ

VII. Эксплуатационные расходы:

1.Электроэнергия (кроме стандартного освещения на

стенде).

2.Телефонная связь.

3.Водоснабжение, если оно не предусмотрено в составе взноса за участие.

4.Расходы по эксплуатации компьютерной сети, включения Интернет, фотокопировального оборудования, телефакса и т.д.

5.Охрана экспозиции на стенде.

6.Уборка внутри стенда.

7.Удаление отходов со стенда.

8.Аренда автомашин.

9.Транспортные расходы, в том числе внутригородские, если они не учтены в разделе V.

10.Оплата услуг – процент за обслуживание (чаевые).

11.Прочие расходы.

ВСЕГО ПО ЭКСПЛУАТАЦИИ

VIII. Расходы по содержанию персонала:

1.Основной персонал.

– визовое оформление,

– стоимость проездных билетов (самолет, поезд и т.д.),

– проживание в гостинице,

– суточные (командировочные) и доплаты.

2.Вспомогательный персонал:

–переводчики,

–обслуживающий персонал,

–прочий вспомогательный персонал (водитель и т.д.).

3.Форменная одежда (покупка, аренда).

4.Обучение:

–основного персонала,

–обслуживающего персонала.

5.Медицинское страхование.

6.Ненормированное питание, если оно не входит в суточные.

7.Дорожные расходы (в городе проведения выставки).

8.Расходы на обеспечение отдыха.

9.Представительские расходы.

10.Прочие расходы.

ВСЕГО ПО СОДЕРЖАНИЮ ПЕРСОНАЛА

IX. Реклама/связи с общественностью:

1.Рекламные расходы

1)рекламные материалы (проспекты и пр.),

2)почтовые расходы (приглашения посетителей и т.д.),

3)рекламные сувениры,

102

4)публикации в прессе,

5)реклама в официальном каталоге с учетом условий участия (или дополнительная реклама),

6)пропуска для посетителей,

7)рекламные внешние щиты, растяжки в городе,

8)плакаты – аренда мест для размещения внутри выставочных помещений,

9)фотографии, аудиовизуальные материалы, видеофильмы и т.д., подготавливаемые в ходе выставки,

10)оплата прав на трансляцию музыкальных передач,

11)Прочие расходы.

2.Расходы по связям с общественностью:

1)пакеты (комплекты) с рекламными материалами для журналистов,

2)сувениры для прессы,

3)фотоматериалы для распространения,

4)приглашения для журналистов,

5)интервью/приемы, угощения,

6)Прочие расходы.

ВСЕГО ПО РЕКЛАМЕ, СВЯЗЯМ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ

X. Расходы по приему посетителей:

1.Угощения, включая алкогольные и освежительные напитки и проч.

2.Обслуживание.

3.Прочие расходы.

ВСЕГО ПО ПРИЕМУ ПОСЕТИТЕЛЕЙ

XI. Непредвиденные расходы

Лекция № 20. Оценка требуемой площади стенда.

План:

1.Критерии оценки площади стенда.

2.Методика расчетов.

Главный вопрос в этих расчетах – какую площадь стенда арендовать? Такой вопрос встает перед большинством компаний, которые впервые принимают участие в выставке. Нередко новые экспоненты и небольшие компании автоматически делают заявку на экспоместо с размером по фронту 3 метра и, исходя из этого, планируют экспозицию. Вместе с тем необходимая площадь стенда зависит от целей экспонента на выставке, прежде всего от сохранения старых и привлечения новых клиентов, и от количества персонала на стенде.

С учетом рекомендаций зарубежных выставочников-профессионалов и опыта, накопленного авторами в последние годы, можно математически решить задачу оценки размеров стенда.

103

Предположим, что, исходя из целей участия фирмы в конкретной выставке, длительностью Т часов, намечено провести переговоров с NЗ числом заказчиков (старыми клиентами), которые намерены посетить выставку, и привлечь NK новых клиентов.

Количество представителей фирмы-экспонента NЭ – стендистов, которым дано право проведения переговоров, для выполнения целей участия определяется по формуле

где KN – коэффициент реализованных намерений экспонента в отношении заказчиков;

K0 – коэффициент переговоров, не приводящих к результату;

n – число переговоров, которые каждый стендист реально может осуществить в час.

Учитывая, что в ряде случаев возможно получение дробных значений, будем округлять их до целых чисел. Кроме того, будем учитывать, хотя это и не скажется на дальнейших расчетах площадей стенда, что для обеспечения нормальных условий работы персонала на стенде необходимо предусмотреть возможность посменной работы.

Тогда необходимая площадь стенда для проведения заданного количества переговоров будет равна

где S1 – площадь, необходимая для работы одного стендиста;

KS – коэффициент дополнительной площади, необходимой для переговоров стендиста с клиентом.

Введя коэффициент площади размещения экспозиции на стенде KЭ и учитывая, что в этом случае SСТ = SПЕР /(1 – KЭ), легко определить полную площадь стенда:

104

В случае, если экспонент первый раз принимает участие в выставке и еще не имеет старых клиентов, уравнение (5.3) упрощается и принимает вид

Остановимся на возможных значениях параметров и коэффициентов: Т – опыт показывает, что при 5 днях работы выставки в первый день

стендист может вести переговоры с посетителями с учетом времени на процедуру торжественного открытия в течение 6 ч, во второй – четвертый день по 8 часов и в пятый день с учетом процедуры торжественного закрытия выставки и награждения участников в течение 4 часов, т.е. суммарно на протяжении 34 часов. При 4 днях работы выставки это время составит соответственно 26 часов.

KN – возможные значения – от 0,5 до 1 (последнее значение вероятно лишь при условии, что каждый из старых клиентов приглашен персонально и пришел на стенд).

K0 – возможное значение – в пределах от 0,16 (по мнению американских выставочников) до 0,5 в зависимости от тематики выставки.

n – число возможных контактов в час может достигать 15 с учетом, если удастся за 2–3 минуты квалифицировать каждого из неспециалистов. Реально можно провести до 6 качественных переговоров с потенциальными клиентами в час.

S1 – предположительно в пределах 2–5 кв. м., последнее значение – для обеспечения работы персонала в комфортных условиях.

KS – значения – от 0,2 до 0,5 от площади необходимой для работы экспонента, в зависимости от того, какая площадь отводится для работы одного стендиста.

KЭ – значения – от 0,1 (например, графические работы) до 0,9 (например, крупногабаритный инвентарь) от общей площади стенда.

Укажем на определенные ограничения применимости данных уравнений, в первую очередь формулы (5.1).

При n, равном или большем 6, заданное число переговоров для привлечения новых клиентов N должно быть

При меньших значениях NK без учета числа переговоров со старыми клиентами для проведения переговоров достаточно одного стендиста.

105

Однако если выставка специализированная, что до минимума сводит число безрезультатных переговоров, т.е. значение KO – минимально, экспонент заранее пригласил на стенд ограниченное число потенциальных клиентов и поставил цель добиться привлечения конкретного числа новых клиентов, то при

в уравнении (5.3) можно с определенным допущением рекомендовать принять n, равным двум.

Осуществим оценку результативных контактов с клиентами. Как уже подчеркнуто, в зависимости от типа выставки число незаинтересованных посетителей может составлять от 16 до 50%. Из числа посетителей, проявивших интерес к предмету выставки, лишь 20–30% могут рассматриваться как потенциальные клиенты. При этом лишь четверть потенциальных клиентов может быть готова совершить сделку не позднее шести месяцев после проведения выставки, т.е. стать новыми клиентами. С другими клиентами потребуется более продолжительная работа.

Если учесть, что один специалист на стенде может провести в час ограниченное число качественных переговоров с потенциальными клиентами, общее число таких переговоров ограничено временем проведения выставки и, по существу, не зависит от общего числа посетителей. Возможность результативного проведения переговоров определяется не столько количественным значением посетительской аудитории, сколько организацией работы экспонента с целевыми клиентами, как уже имеющимися, так и новыми, в период до выставки и при приглашении их на выставку. Следует подчеркнуть, что устроитель выставки обеспечивает лишь посетителей, а не новых клиентов (покупателей) для фирм экспонентов.

Обозначив N общее число посетителей, K0 – коэффициент переговоров, не приводящих к результату, KП – коэффициент потенциальных клиентов, KР

– коэффициент результативности переговоров, определим общее число переговоров, итогом которых будут новые клиенты, с которыми реально заключение контрактов:

Возможные значения коэффициентов:

106

Если NЭ – число экспонентов на выставке, то среднее возможное число новых клиентов на 1 экспонента может составить

или в час

Как уже отмечалось, экспонент в состоянии в час провести не более шести качественных переговоров с потенциальными клиентами. Однако расчеты показывают, что даже при 100.000 посетителях при учете коэффициентов, указанных в (5.8), вряд ли можно достичь этого значения. Выявляются общие закономерности максимального количества возможных новых клиентов в ходе выставки. Оценим это количество: примем N = 100.000 посетителей.

Возьмем наиболее реальные значения коэффициентов: K0 = 0,25; KN =

0,25; KP = 0,25; Т = 26 ч; NЭ = 100 экспонентов.

Расчеты показывают, что среднее общее число возможных новых клиентов составит:

–за период выставки ≈ 4688;

–в час ≈ 180.

Тогда среднее количество результативных переговоров каждого экспонента, приводящих к привлечению новых клиентов в час, – менее 2.

При этом число таких переговоров одним экспонентом за период выставки (26 ч) около 47.

Это значение приближается к цифре (не более 45), указываемой американскими специалистами.

Далее, исходя из поставленных целей, реальной оценки количества приобретенных в ходе выставки новых клиентов, нетрудно оценить стоимость возможной продукции, которая может быть реализована, а также объемы возможных сделок и соответствующий доход компании.

107

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ ОБУЧАЮЩИХСЯ

1.Каковы элементы формирования учетной политики фирм, организующих выставки?

2.Каковы наиболее важные налоговые аспекты учетной политики для выставочных организаций?

3.Как классифицируются затраты выставочных организаций?

4.В чем особенности бухгалтерского и налогового учета затрат у фирм, участвующих в выставках?

5.В чем особенности отражения командировочных расходов при направлении сотрудников на выставки, проводимые за рубежом?

6.Какие последствия роста стоимости участия в выставках?

7.Какие основные требования к составлению сметы участия в выставке?

8.Какие основные статьи затрат участия в выставке?

9.Зачем нужно учитывать в бюджете выставки расходы на персонал в период ее подготовки?

10.Как оценить требуемую площадь стенда?

11.Почему целевая задача приобретения новых клиентов является важнейшей для участия в выставке?

12.Что понимается под экспозиционной площадью на стенде?

13.Что такое переговорная площадь на стенде?

14.Как оценить результативность контактов с клиентами?

15.Какие методы оценки площади стенда возможны?

Лекция № 21. Понятие инфраструктуры выставочной деятельности.

План:

1.Специфика инфраструктуры выставочной деятельности.

2.Элементы инфраструктуры выставочной деятельности.

Как и все хозяйствующие субъекты, выставочные организации используют для своего функционирования существующую инфраструктуру экономики страны: телекоммуникационные, транспортные, банковские и другие элементы общественного устройства. Субъекты выставочной деятельности объективно испытывают неблагоприятные условия развития экономики в стране, имеют, как правило, слабый доступ к финансовым ресурсам и государственным инвестициям. Поэтому они должны знать конъюнктуру рынка, постоянно осваивать новые выставочные технологии, обучать кадры, получать и анализировать информацию, решать многие другие задачи.

108

Выставочная деятельность включает в себя систему специализированных структур, помогающих разработке и реализации государственной политики в этой сфере и, что сегодня особенно важно, проведению собственной политики, выработанной своими структурами.

Поэтому инфраструктура выставочной деятельности понимается в первую очередь именно как система организаций, цель которой оказывать содействие выставочным структурам, желательно на условиях, отличных от рыночных (льготные кредиты, дешевая аренда, услуги по пониженным расценкам и т.п.).

С учетом сказанного можно выделить важнейшие элементы инфраструктуры выставочной деятельности, которые требуют анализа и оценки перспектив их развития. Это структуры:

•определяющие государственную политику на национальном и региональном уровнях;

•способствующие развитию и координирующие выставочную деятельность на международном уровне;

•организаторы выставок;

•предоставляющие площадь для выставочных мероприятий;

•обеспечивающие функционирование выставочной деятельности (строительные, информационные, рекламные работы и пр.);

•участники выставок (экспоненты);

•потребители выставочной продукции (государственные, общественные организации, фирмы различных форм собственности, специалисты и посетители);

•содействующие развитию выставочной деятельности (организации, выступающие в качестве спонсоров и иной формы поддержки).

Лекция № 22. Координация выставочной деятельности России со странами СНГ.

План:

1.Роль государства в развитии выставочной деятельности в России.

2.Торгово-промышленные выставки и ярмарки как коммерческие мероприятия.

3.Выставочно-ярмарочная деятельность как инструмент макроэкономической и инвестиционной политики.

4.Характеристика существующей нормативно-правовой базы выставочно-ярмарочной деятельности.

5.Роль торгово-промышленной палаты Российской Федерации в координации выставочной деятельности.

109

Выставочно-ярмарочная деятельность (ВЯД) во всех промышленных странах является важнейшим инструментом государственной политики, эффективным средством развития свободного рынка, порою весьма существенным источником пополнения федерального и местного бюджета.

Международные экспозиции в крупнейших выставочных комплексах мира всегда имеют высокий общественный резонанс и дают социальноэкономический эффект в развитии всей инфраструктуры выставочных городов, приводят к расширению торговли, сферы услуг, увеличению числа рабочих мест, привлечению дополнительных инвестиций в выставочную сферу.

Во всех странах государственную поддержку в выставочной сфере – дотации, налоговые льготы для предприятий-участников и организаторов мероприятий, стимулирование инвестиций в эти проекты – получают те предприятия и отрасли, для которых определена приоритетность развития. Во многих странах с рыночной экономикой есть государственные программы по участию национальных предприятий в выставках за рубежом. Эти программы в обязательном порядке дотируются из государственных средств.

Новой отраслью, привлекающей все большее внимание государства, становятся выставки и в России. В стране создана выставочная индустрия, тесно связанная с рядом отраслей промышленности, имеющая собственную инфраструктуру, материально-техническую базу, специализированные кадры.

Торгово-промышленные выставки и ярмарки как коммерческие мероприятия прочно вошли в новую жизнь. В последние годы идет настоящий выставочный бум. Рост числа выставочных мероприятий с 1991 по 2000 г. ежегодно составлял 17%. Суммарная выставочная площадь более чем 2000 мероприятий, проведенных в 2000 г., превысила 1,1 млн. кв. м. Они привлекли свыше 80 тыс. участников, 8,9 млн. посетителей. Ежегодно около 14 тыс. иностранных компаний более чем из 80 стран мира принимают участие в выставках, проводимых на территории Российской Федерации. Более 260 тыс. иностранных специалистов ежегодно посещают российские выставки. Тем не менее, мы значительно отстаем не только от развитых стран, но и от среднего мирового уровня.

Выставочно-ярмарочная деятельность становится инструментом макроэкономической и инвестиционной политики. Сегодня выставки и ярмарки обеспечивают мобильность рынка, создают необходимое информационное поле, формируют значительные финансовые потоки, а также приносят дополнительный доход в бюджеты всех уровней. Выставки являются связующим звеном между внутренними и международными

110