ИСУП Часть 1 %28текст%29

Московский государственный технический университет им. Н.Э. Баумана

М.Ф. Меняев, А.С. Кузьминов, Д.Ю. Планкин

Информационные системы управления предприятием

Часть 1

Учебное пособие

Москва, 2010 г.

УДК 681.52:681.3 ББК 32.973

М 51

Меняев М.Ф., Кузьминов А.С., Планкин Д.Ю.

М 51 Информационные системы управления предприятием, часть 1. Учебное пособие. /Под ред. проф. М.Ф. Меняева. - М.: Изд-во МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2010. - 50 с.

Пособие содержит учебный материал, раскрывающий содержание информационного менеджмента в малом бизнесе на базе компьютерной технологии.

В издании на базе практических примеров и контрольных заданий, изучается выполнение текущих операций малого бизнеса с помощью программного продукта 1С: Бухгалтерия 8.1 , что позволяет овладеть методами ведения учета в малом бизнесе, для их использования в информационной деятельности менеджера.

Будет полезно студентам университетов и колледжей, изучающим основы электронного управления организацией, а также всем желающим самостоятельно овладеть программой 1С: Бухгалтерия 8.1.

Библиогр. список 5 назв.

М.Ф. Меняев, А.С. Кузьминов, Д.Ю. Планкин - 2010

2

3

Введение

Организационная система представляет собой управляемый менеджером (группой менеджеров) набор ресурсов, обеспечивающий рынок продукцией и/или услугами.

Современное управление подобными системами – совокупность действий, для достижения поставленных целей в бизнесе на основе знаний о производственной ситуации. Эти знания формируются в процессе сбора и обработки первичной информации с помощью информационных систем и технологий различного назначения и уровня.

В основе такого управления (ИТ-управление) лежит понимание того, как применение цифровых средств обработки информации может обеспечить оптимальные условия реализации бизнес-процессов и их эффективное развитие, создать предпосылки для развития новых направлений в производственной деятельности организации.

Эффективное применение систем ИТ-управления позволяет не только оптимизировать и ускорить хозяйственные процессы, но и повысить конкурентоспособность организации за счет своевременности получения и обработки данных о критических факторах успеха.

ИТ-управление решает задачу выбора из потока оперативных данных наиболее важных для синтеза управляющих величин, характеризующих связь организации с внешним миром и технологией производства. Дальнейший анализ полученных величин позволяет определить условия достижения поставленных целей, гарантировать выпуск востребованных товаров и/или услуг, при одновременном росте прибыли.

Построение системы ИТ-управления предполагает решение следующих основных задач:

1.Организация доступа к оперативной информации,

2.Реализация метода обработки данных для принятия управленческих решений,

3.Формирование эффективной системы распределения информации, обеспечивающей осуществление принятых решений.

Рис. 1.1

На рис. 1.1 в виде схемы показано взаимодействия системы менеджмента и информационной системы (ИС) управления организации.

Доступ к оперативной информации в системе (1) предполагает получение данных, как о внутренних факторах, характеризующих производственные процессы,

4

так и о внешних факторах, определяющих состояние рынка, поведение партнеров, интересы клиентов, состояние конкурентов, возможные агрессии и т.п.

Эффективное использование оперативных данных находится в прямой связи

сметодами ее обработки в ИС (2), позволяя принять оптимальные управленческие решения (3).

ИТ-управление направлено на решение следующих основных задач:

1.Уменьшение негативных воздействий внутренних и внешних критических факторов на деятельность организации за счет оперативного учета и распределения информации в системе управления.

2.Применение новых методов ИТ-управления предприятием, для моделирования ее деятельность, прогнозирования пути развития, поиска инновационных предложений в целях оптимизации прибыли.

3.Повышение конкурентоспособности организации, как за счет уменьшения срока выполнения заказа, так за счет и применения новых производственных решений, позволяющих повысить качество технологических и хозяйственных процессов.

4.Формирование и использование синтезированных знаний (управляющих величин), связывающих обобщенные данные и параметры производства с внешним миром.

Использование систем и методов ИТ-управления является необходимым условием оптимизации деловых процессов. Однако, применение даже наиболее эффективной информационной системы само по себе еще не гарантирует достижения высокого уровня эффективности управления операциями. Опыт показывает, что

спомощью информационных систем можно воспроизвести свою существующую (нередко малоэффективную) структуру, что может обеспечить лишь локальное повышение эффективности работы, укрепить сложившиеся организационные структуры. Но глобальной оптимизации в рамках компании нельзя достигнуть таким образом.

Назначение ИТ-управления в проявляется также и в том, что на его основе можно разработать и внедрить принципиально новые бизнес процессы.

2. Классификация информационных технологий для малого бизнеса

Современный инженерный бизнес невозможно представить без применения информационных технологий в процессе ежедневной работы.

Рассмотрим некоторые информационные системы (SAP, Microsoft Dynamix Ax, Галактика, 1С), представленные на рынке, с точки зрения их применения в малом бизнесе.

5

Начнем с цели внедрения информационной системы. Одним предприятиям современные автоматизированные системы необходимы как инструмент снижения издержек, другим они важны для равноправного общения с зарубежными партнерами. Кроме того, немало предприятий, только «приобщающихся» к автоматизации, большинство из них работают в индустриях с высокой конкуренцией и все больше осознают роль информационных систем в своем бизнесе. Есть и те, кто занят «апгрейдом» уже внедренных решений.

Рассмотрим сегменты рынка, где спрос на информационные системы наиболее заметен. Это, прежде всего, активно растущие или реорганизуемые отрасли: нефтегазовый сектор, электроэнергетика, машиностроение, металлургия, телекоммуникации. Эксперты отмечают всплеск интереса к информационным технологиям в сфере оптово-розничной торговли, среди дистрибьюторских компаний, там, где особо важна роль планирования при снабжении, четкий контроль себестоимости продукции и каналов сбыта. В этом сегменте полнофункциональные информационные системы наиболее эффективны и способны принести отдачу наиболее быстро.

Появляется интерес к полнофункциональным ERP-системам и со стороны малых и средних предприятий, которые «переросли» в своем развитии простые системы автоматизации бухгалтерии. Компании среднего бизнеса, активно разрастаясь, увидели, что состояние их информационных технологий все чаще препятствует дальнейшему росту бизнеса, а недостаток информации не позволяет оперативно принимать управленческие решения.

1С: Бухгалтерию полнофункциональной ERP-системой назвать нельзя из-за отсутствия необходимого функционала для управленческого учета, недостаточной мощности и того, что она непосредственно адаптирована для удовлетворения нужд лишь бухгалтерского учета.

Однако, при всех перечисленных выше недостатках 1С как ERP-системы, для предприятий малого бизнеса, уровня ее функциональности и спектра решаемых задач более чем достаточно.

Также ее несомненными плюсами по сравнению с полнофункциональными ERP-системами являются:

сравнительно низкая стоимость

возможность работы в ней сразу после ее приобретения и установки. Что невозможно реализовать с ERP-системами, т.к. они требуют больших временных затрат на первоначальную настройку и адаптацию под нужды текущего предприятия

6

В настоящее время 1С является одним из самых популярных программных продуктов для автоматизации ведения бухгалтерского учета на предприятии в России. Исходя из всего вышеизложенного, она и была выбрана в качестве программы для обучения работе в информационной среде малого предприятия.

«1С:Бухгалтерия 8» — универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности. Это готовое решение для ведения учета в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю (в том числе субкомиссию), оказание услуг, производство и т.д. Кроме того, с помощью «1С:Бухгалтерии 8» могут вести учет индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения или общий режим налогообложения.

Бухгалтерский и налоговый учет реализованы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. В состав конфигурации включен план счетов бухгалтерского учета, настроенный в соответствии с Приказом Минфина РФ «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31 октября 2000 г. № 94н.

Методика бухгалтерского учета обеспечивает одновременную регистрацию каждой записи хозяйственной операции, как по счетам бухгалтерского учета, так и по необходимым разрезам аналитического учета, количественного и валютного учета. Пользователи могут самостоятельно управлять методикой учета в рамках настройки учетной политики, создавать новые субсчета и разрезы аналитического учета.

«1С:Бухгалтерия 8» обеспечивает решение всех задач, стоящих перед бухгалтерской службой предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т.д. Кроме того, информацию об отдельных видах деятельности, торговых и производственных операциях, могут вводить сотрудники смежных служб предприятия, не являющиеся бухгалтерами. В последнем случае за бухгалтерской службой остается методическое руководство и контроль за настройками информационной базы, обеспечивающими автоматическое отражение документов в бухгалтерском и налоговом учете.

Целью данного методического пособия является помощь студентам в приобретении основных навыков работы с программой «1С:Бухгалтерия 8».

7

2.1. Конфигурирование информационной системы

Первый запуск программы осуществляется следующим образом:

Пуск – Все программы – 1С Предприятие 8.1 – 1С Предприятие

Выделить информационную базу «Бухгалтерия предприятия» и выбрать режим работы.

Программа работает в двух основных режимах:

Режим 1С предприятие – в нем осуществляется вся текущая деятельность.

Режим Конфигуратор – позволяется конфигурировать систему в соответствии с особенностями учета организации. В этом же режиме разработчик или администратор системы может вносить любые изменения в типовую конфигурацию, так же в этом режиме определяются права и роли пользователей.

Вданном методическом пособии будет описана работа с новой (пустой) базой данных. И в результате проведенных действий в настроенной БД можно будет вести реальный учет.

3. Формирование исходных данных для системы ИТ-управления

Эта часть домашнего задания заключается в первоначальном заполнении системы данными, для дальнейшего их использования.

Данные для выполнения задания выбираются произвольно на усмотрение студента, но в рамках допустимых значений, определяемых заданием и преподавателем.

3.1. Настройка рабочей даты

Сервис – Параметры

Рабочая дата будет автоматически подставляться во все документы и справочники программы. При первом запуске рабочая дата считывается с компьютера. Если же флажок «Использовать текущую даты компьютера» снят, то можно установить дату вручную. В этом случае первоначальные данные удобно вводить на начало квартала.

По завершению работы в какой-либо форме/окне (создание нового юр/физ лица, добавление банковского счета, создание должностей, контрагентов), необходимо нажимать кнопку «ОК», для запоминания изменений системой.

8

Для выбора в каком-либо поле уже существующих значений, необходимо щелкнуть по этому полю левой кнопкой мыши, и, использую клавишу , выбрать необходимое значение из списка.

Удаление в программе производится следующим образом:

пометить объект на удаление, нажав клавишу Delete или иконку

Операции – Удаление помеченных объектов – «Контроль» - «Удалить»

3.2. Ввод первоначальных сведений о собственной организации

Сведения о собственной организации вводятся в одноименном справочнике.

Предприятие – Организации

Для редактирования сведений в уже созданной компании, нажмите редакти-

ровать (рис. 3.1). Если необходимо создать новую организацию, нажмите кнопку «Добавить».

Рис. 3.1

Контактная информация указывается на вкладке «Адреса и телефоны» (адрес вводится на основании требований ФСС).

Вводим сведения на вкладке «Коды» (рис. 3.2).

Рис. 3.2

На вкладке «Фонды» регистрационные номера в ФСС и ПФР (рис. 3.3).

Рис. 3.3

В программе существует возможность вести «многофирменный учет», когда в компанию входит несколько фирм. Для этого конкретный пользователь может установить для себя организацию, в которой он работает основной. Тогда она будет автоматически подставляться во все документы (рис. 3.4).

Рис. 3.4

3.3. Настройка параметров учета

Предприятие – Применяемые системы налогообложения – Все системы налогообложения.

Предприятие – Настройка параметров учета. В этом окне задаются общие параметры ведения учета (рис. 3.5).

9

При «многофирменном учете» настройки распространяются на все фирмы.

Рис. 3.5

3.4. Настройка учетной политики организации

Предприятие – Учетная политика – Учетная политика организации (рис.

3.6)

Рис. 3.6

При использовании метода «Директ-костинга» затраты, отнесенные на счет 26 «Общехозяйственные расходы» списываются в дебет счета 90.8 «Управленческие расходы».

При ведении «многофирменного учета» учетная политика задается отдельно для каждой организации.

Определим учетную политику по персоналу:

Предприятие – Учетная политика – Учетная политика по персоналу (рис.

3.7).

Рис. 3.7

Предприятие – Ставка налога на прибыль (рис. 3.8)

Рис. 3.8

Предприятие – Ставка налога на имущество (рис. 3.9)

Рис. 3.9

3.5. Планы счетов

В программу встроены два плана счетов, которые можно редактировать: бухгалтерский учет и налоговый учет (рис. 3.10). Ознакомьтесь с ними:

Предприятие – Планы счетов – План счетов Бухгалтерского учета

Рис. 3.10

Каждый счет или субсчет имеет код и наименование, а также - дополнительные реквизиты.

-Заб. – забалансовый счет, не может корреспондироваться с балансовыми.

-Акт. – признак активности счет (м.б. активные, пассивные, активно-пассивные).

-Вал. – признак валютного учета по счету.

-Кол. – признак количественного учета.

-Субконто – параметр аналитики, т.е. параметр по которому можно анализировать счет или субсчет.

Предприятие – Планы счетов – План счетов Налогового учета (по налогу на прибыль)

10