Правила деловой переписки

ТЕМА: РЕЧЕВОЙ ИНТЕЛЛЕКТ В ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКЕ

Как вести деловую переписку

2 УРОК ИЗ 2

Правила деловой переписки

Сегодня мы поговорим о правилах деловой переписки, и рассмотрим на примере, как должно выглядеть идеальное письмо.

Первое правило деловой переписки –

всегда уточняйте и проговаривайте контактные данные того, кому собираешься написать. Фамилию, имя и отчество, а также адрес электронной почты и номер телефона для связи в мессенджере. Если не поняли что-то лучше переспросить, чем потом переживать что Юлию Андреевну Вы назвали в письме Юлией Александровной, или Ваше письмо ушло не по тому адресу, из-за неправильно написанной буквы.

Пример

Давайте рассмотрим на примере какие ошибки допустил Петр Иванович в письме. Нашли ошибку? Правильно, письмо адресовано Марии Семёновне, а обращение в письме к Марии Степановне.

Обращайте внимание на все блоки письма, в которых есть обращение к оппоненту по Имени и отчеству.

Правило номер два –

В письмах или мессенджере, прежде чем писать суть вопроса, поздоровайтесь. Лучше если это будет персональное приветствие. В случае, когда создан рабочий чат, нужно просто поприветствовать всех. Например, Всем доброе утро! Или Здравствуйте, коллеги!

Пример

Давайте посмотрим на пример, и снова отыщем ошибку.

Петр Иванович поприветствовал Марию Семёновну, как при неформальном общении.

Третье правило деловой переписки –

правильно описать тему или суть вопроса. Не пишите Документация для отдела закупок. Письмо с таким заголовком могут даже не открыть. Пишите так, чтобы и тему отразить и себя упомянуть. Например, Товарные накладные для Петровой М. С. от ООО

«Главбух Студенты». Можно спровоцировать чувство срочности, если указать в теме письма «Коллеги, срочное дело». Такие письма стараются просмотреть сразу.

Пример

Давайте найдем ошибки в примере.

Тема письма ничего не говорит о том, какой это акт, за какой квартал или год, да и вообще никак не отражает всей сути вопроса. Правильно было написать какие документы, за какой период или от какой компании вы высылаете.

Правило номер четыре –

Не пишите Caps Lock’ом. Большие буквы вызывают у человека раздражение. Людям кажется, что на них повышают голос. Caps’ом можно выделить только одно или два слова, имеющие наибольшую важность в письме.

Пример

Посмотрите, как делать не нужно.

Капс лок в письме нельзя так часто использовать! Такое письмо читать не удобно.

Пятое правило –

оригинальное оформление письма. Создайте себе тему, которую Вы будете использовать, как шаблон. Главное, чтобы цвета темы были подобраны, в соответствии с принятым у вас в компании корпоративным стилем.

Пример

Во многих почтовых программах уже есть готовые темы для писем. Используйте шаблон, таким образов Ваше письмо всегда узнают из тысячи.

Правило номер шесть –

стилистика письма. Стиль письма должен быть официальноделовым. Не пишите письмо «лучшему другу». Но и совсем сухим письмо быть не должно.

Структурируйте информацию и разбивайте ее на блоки. Чем длиннее и сложнее письмо, тем больше шанс, что его не будут читать. Постарайтесь писать только нужную информацию, не тратьте время оппонента впустую, иначе в следующий раз ждите, что Ваше письмо просто ставят на «потом»

Пример

все они не помещаются в одно письмо, то тут есть два варианта:

1.Заархивировать файлы

2.Сделать папку в облаке, например в гугл документах или на Яндекс диске, и прикрепить ссылку на них в письмо. Как правильно прикреплять гиперссылку, вы уже знаете.

Девятое правило –

обращение в конце письма. В конце письма, в деловой переписке, чаще всего можно увидеть обращение «С наилучшими пожеланиями, Иванов Петр Васильевич». Но, кроме того, вариантов может быть несколько.

Пример