Самое важное

Автоматические заголовки позволяют быстро попасть в нужное место текста. Это облегчает обсуждение и согласование правок в договор

Если в договоре сложная структура с разными видами списков, используйте стили, чтобы настроить автоматическую нумерацию

Автоматические перекрестные ссылки экономят время при вычитывании финальной версии договора

Автозамена позволяет быстро вставлять длинные стандартные формулировки

Как оформить договор в Word

• 1 урок

• 2 урок

• 3 урок

• 4 урок

3 УРОК ИЗ 4

Как использовать режим рецензирования при согласовании проекта договора

Представьте, что вы хотите изложить некоторые условия договора в своей редакции – одни слова заменить, другие удалить. Чтобы не описывать контрагенту все правки, которые вы сделали, достаточно перед редактированием документа включить режим рецензирования. Теперь ваши исправления будут выделены цветом. Если удалите текст, он не исчезнет – вместо этого текст будет зачеркнут. А если добавите новые фразы, то они будут отображаться с подчеркиванием.

Как включить режим рецензирования

Чтобы включить режим рецензирования, нужно перейти во вкладку «Рецензирование», а в ней нажать «Исправления».

После этого все изменения, которые будете вносить в документ, начнут подсвечиваться красным цветом. 

Как написать комментарий

Когда будете вносить исправления, будьте готовы обосновать свою позицию. Если вы не поясните контрагенту, почему исправили его проект договора, он может не понять цель ваших правок и сразу их отклонить. Либо начнет вносить свои исправления поверх ваших, и тогда согласование договора займет много времени. Но если сможете убедить контрагента в своей позиции, есть шанс оставить документ в вашей редакции.

Обосновывать свои исправления удобно через примечания – это комментарии на полях документа. Примечания можно оставить к любому тексту.

Чтобы прокомментировать изменение, выделите нужный текст договора курсором, зайдите на вкладку «Рецензирование» и нажмите кнопку «Создать примечание».

Теперь можно писать комментарий. Например, если вы изменили формулировку, тут же можете описать, зачем вы это сделали. Приведите аргументы, поясните, почему необходимо изложить текст в вашей редакции. Можете ссылаться на риски, которые понесет ваша компания из-за редакции контрагента. 

Чтобы обсудить с контрагентом изменения, достаточно направить ему договор в виде файла Word. Режим рецензирования сохранится, и контрагент увидит исправления в документе. Если контрагент изменит ваш текст, то его изменения будут другого цвета. Например, синего.

Как принимать изменения

Изменения, которые вносите в режиме рецензирования, – это только проект. Чтобы закрепить их в тексте, есть две кнопки – «Принять» и «Отклонить».    

Как только нажмете «Принять», новый текст появится в договоре, он будет стандартного черного цвета. Если отклоните – текст удалится.

Если изменений в документе много, переключаться между ними удобно кнопками «Назад» и «Далее» – они находятся справа от кнопки «Отклонить». Если изменений мало – наведите курсор мышки на изменение, которое нужно согласовать, и через правую кнопку мыши выберите нужное действие.

В программе есть возможность принять или отклонить все изменения разом. Для этого нужно навести на нужную кнопку и выбрать действие для всех изменений. 

Как настроить отображение исправлений

В Word есть четыре варианта для отображения внесенных правок: «исправления», «все исправления», «без исправлений», «исходный документ».

Проблема в том, что сами эти названия не очень удачны. Из них не всегда понятно, что именно вы увидите, когда включите именно этот вариант. Поэтому вам имеет смысл запомнить расшифровки этих названий.

Исправления – программа показывает, как будет выглядеть договор, если вы примете все предложенные изменения, при этом на полях останутся все примечания.

Все исправления – показывает сами изменения, которые рецензенты внесли в документ, при этом каждое предложенное исправление выделено цветом и подчеркиванием.

Без исправлений – показывает, как будет выглядеть договор, если вы примете все предложенные изменения, при этом примечания на полях не видны.

Исходный документ – текст выглядит так, каким он был до включения режима рецензирования, то есть как если бы вы отклонили все исправления.

Переключаться между этими четырьмя вариантами можно через кнопку «Отобразить для проверки». Для этого нужно навести курсор мыши на стрелочку кнопки «Все исправления». 

По умолчанию Word оставляет «Все исправления», поэтому вы будете видеть как правки в тексте, так и примечания на полях, а также изменение формата документа. Иногда такое обилие информации на полях отвлекает.

Чтобы комментарии не отвлекали, их можно скрыть. Для этого наведите на кнопку «Показать исправления». Раскроется область, где можно выбрать, что именно должно отображаться на странице.

Можете оставить на полях только примечания, добавления и удаления в тексте, а с форматирования снять галочку

Там же можете отфильтровать правки по пользователю. Это пригодится, если договор согласовывают больше трех юристов. Так вы поймете, кто предложил изменение, и сможете обсудить с ним правку.

Как выключить режим рецензирования

После того, как вы поработали с документом, следует выключить режим рецензирования. Для этого нужно снова нажать на кнопку «Исправления». Если она не подсвечивается, значит, режим рецензирования не активный. После этого стоит еще раз прочесть договор и убедиться, что все условия отвечают интересам вашей компании.

Как сравнить две версии договора

Чтобы посмотреть, чем теперь отличается исходная версия от финальной, можете сравнить их между собой. Для этого есть отдельная кнопка «Сравнить». 

Если исходная версия уже есть на вашем компьютере, остается сохранить ту, что меняли в режиме рецензирования. Затем через кнопку сравнения загрузить обе файла в программу. Word сравнит обе версии и покажет, чем новый файл отличается от исходного.

Кроме сравнения в Word есть возможность объединить все правки в документе. Этот инструмент полезен, если юрист направил проект документа нескольким лицам, и каждый затем прислал свои правки. В отличии от сравнения документов, при котором все изменения считаются принятыми, объединение сохраняет все правки. Поэтому можно последовательно добавить в изначальный документ предложения каждого участника согласования.

Самое важное

Чтобы зафиксировать все правки в договоре, перейдите на вкладку «Рецензирование» и кликните «Исправления»

По цвету текста можно понять, кто из участников обсуждения внес ту или иную правку

Правило хорошего тона – сразу объяснять свои правки в примечании на полях

Вы можете выбрать, какие правки показывать. Например, примечания, добавления и удаления отображать, а изменения формата – нет

Как оформить договор в Word

• 1 урок

• 2 урок

• 3 урок

• 4 урок

4 УРОК ИЗ 4

Как не дать контрагенту незаметно внести правку в договор: способы защиты текста в Word

Недобросовестные контрагенты могут пытаться обмануть вас и незаметно внести в проект договора свои условия. Есть два способа бороться с этим. Первый – каждый раз сравнивать версию контрагента с исходной через функцию «Сравнить». Второй – поставить в программе ограничения на документ.

Как сравнивать версии договоров, мы разобрали в конце предыдущего урока. Сегодня научимся ограничивать права на изменение документа и ставить на документ пароль.

Как ограничить редактирование

Чтобы запретить другим пользователям документа вносить в него правки, зайдите во вкладку «Рецензирование» и кликните кнопку «Ограничить редактирование». 

Можно запретить менять формат или текст как всего документа, так и конкретных разделов.

Чтобы защитить текст, нужно выбрать «Только чтение» в графе про ограничение на редактирование. Либо можете разрешить пользователям оставлять примечания в тексте. Так они смогут донести свои мысли, а вы решите, включать их в документ или нет.

Если нужно запретить редактировать конкретный раздел документа, то в «Исключениях» укажите, какие разделы договора пользователи могут менять. Те, что не перечислите в исключениях, будут закрыты для правок.

При помощи этой функции можно легко создать типовой договор и передать его исполнителям, например, менеджерам по продажам. При заключении новых сделок они смогут вносить только те изменения в шаблон договора, которые находятся в их компетенции. Например, уточнять наименование товара, цену и т.п. 

Можете открыть для редактирования группу абзацев, заголовок, предложение или слово. Для этого выделите мышкой нужные разделы в договоре и поставьте галочку «Все». Это будет означать, что все пользователи смогут редактировать разделы, которые отметили мышкой. Доступные для редактирования части будут отображаться в квадратных скобках.

Чтобы выбрать за один раз несколько частей документа, выделите мышкой нужную часть, а затем при нажатой клавише CTRL выберите остальные

На картинке ниже мы разрешили редактировать раздел «Предмет договора». А раздел «Цена договора и порядок расчетов» оставили закрытым, поэтому рядом с ним нет квадратных скобок.

Можете разрешить редактирование не всем пользователям, а только нескольким. Например, можно перечислить адреса электронные почты коллег, которым хотите дать доступ к редактированию. Тогда они смогут менять ваш документ без пароля.

Чтобы разрешить редактировать части документа конкретным пользователям, нажмите «Другие пользователи» в разделе «Исключения»:

...и перечислите адреса их электронной почты:

Как установить пароль на документ

Чтобы ограничить контрагенту доступ к документу, можно поставить пароль. Без пароля контрагент не сможет менять текст.

Пароль потребуется, если хотите одновременно направить договор своим коллегам и сторонним юристам. Тогда в «Ограничениях» на редактирование поставьте «Только чтение» и установите пароль. Паролем можете поделиться с коллегами – они смогут вносить правки в документ, а кто пароль не знает – только читать.

Чтобы установить пароль, нужно нажать на кнопку «Да, включить защиту». В появившемся окне придумать пароль и нажать «ОК».

Имейте в виду: продвинутые юристы-хакеры могут взломать пароль. Поэтому лучше не полагаться полностью на эту функцию и финальную версию договора все же сверить.

Также будьте готовы к тому, что юристы контрагента могут попросить снять пароль, чтобы согласовать договор. Чтобы не показаться невежливым, стоит пойти на уступку, а после согласования еще раз сравнить версии и вычитать финальную редакцию договора.

 

Сдайте итоговый тест по курсу: ответьте на 10 вопросов и получите сертификат

Самое важное

При помощи кнопки «Ограничить редактирование» можно запретить другим пользователям вносить правки в файл с договором

Можно разрешить только чтение или позволить оставлять комментарии на полях

Можно открыть для редактирования отдельные фрагменты договора

Можно выдать разрешение на внесение правок только нескольким конкретным людям