ТЕМА: КАКИЕ ИНСТРУМЕНТЫ WORD ЮРИСТЫ ИСПОЛЬЗУЮТ ДЛЯ ОФОРМЛЕНИЯ ДОГОВОРОВ

Как оформить договор в Word

• 1 урок

• 2 урок

• 3 урок

• 4 урок

1 Урок из 4

Инструменты в Word, с которыми договор будет легко читать: шрифт, выравнивание и интервал

Чаще всего юристы работают с договорами в Word. Эта программа помогает сделать документ аккуратным и легко читаемым.

Кроме того, Word дает удобный инструмент, чтобы согласовывать с представителями другой стороны правки в текст договора. А чтобы контрагент не внес дополнительные правки без вашего ведома, есть функция защиты текста.

В этом курсе поговорим о самых востребованных среди юристов инструментах программы Word и научимся с ними работать.

 

Где найти правила оформления

Легко читать договор, в котором текст – единообразный, разделен на абзацы, везде одинаковый интервал и отступы. Именно такой документ считается образцовым. В нем легко ориентироваться и юристу нужна всего пара секунд, чтобы найти нужный фрагмент.

В госучреждениях чаще всего есть инструкция по делопроизводству, в которой собрали требования к оформлению любого документа. Вот фрагмент из инструкции для госорганизаций.

В компании, куда вы придете работать, может быть собственное положение о работе с официальными документами. Если такого положения нет, можно ориентироваться на государственный стандарт – ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы, но все эти требования можно перенести и на договоры.

Кроме правил, описанных в ГОСТ, есть еще несколько приемов, как улучшить внешний вид текста. Вот несколько из них.

Правило 1. Универсальный шрифт текста

Почему это важно: нестандартный шрифт отвлекает внимание от содержания, мешает воспринимать текст. Иногда нестандартный шрифт делает нечитаемым текст, особенно, если размер шрифта небольшой. Наконец, если вы отправляете документ в электронном виде, экзотический шрифт может некорректно отображаться у получателя.

В договорах принято использовать четыре вида шрифтов: Times New Roman, Arial, Calibri и Verdana.

Сравните два примера. На первом текст написан универсальным шрифтом Times New Roman. На втором – Yu Gothic. Представьте, что перед вами договор на 20 страниц. Читать его в нестандартном шрифте будет непросто.

Шрифт Times New Roman:

Шрифт Yu Gothic:

Как сделать: чтобы выбрать шрифт, откройте вкладку «Главная» в Word. Рядом с размером текста будет на выбор несколько вариантов шрифта.

Правило 2. Выравнивание текста

Почему это важно: это традиция для официальных документов. Если вместо этого включить выравнивание текста по левому краю, документ выглядит «несерьезно», как скачанный с первого попавшегося сайта в интернете.

В договорах текст принято выравнивать по ширине страницы, а заголовки – по ширине или по центру. Сравните два примера.

Выравнивание по ширине:

Выравнивание по левому краю:

Если включить выравнивание по ширине, то между словами будет одинаковое расстояние, нет висячих строк, текст распределен равномерно и выглядит более опрятно.

Как сделать: чтобы выровнять текст, в Word есть специальный значок. В 2013 версии программы значок находится на основной вкладке «Главная», рядом с заголовками и цветом текста. Достаточно выделить нужный фрагмент и выбрать выравнивание.

Правило 3. Межстрочный интервал

Почему это важно: одинаковый интервал между строками облегчает чтение, помогает анализировать пункты документа во взаимосвязи и не терять концентрацию.

Договоры принято оформлять одинарным межстрочным интервалом или близким к одинарному – с множителем 1,05 или 1,08. Текст с таким интервалом получается емкий, его легко читать.

Раньше юристы использовали полуторный интервал. Скорее всего, это связано с тем, что именно с полуторным интервалом часто оформляют официальные документы относительно небольшого объема – письма, уведомления. Однако для договоров лучше использовать одинарный. При полуторном интервале 20-страничный договор увеличится до 30 страниц. В таком документе рискуете пропустить важную деталь и будет сложно анализировать взаимосвязь между пунктами.

Как сделать: чтобы поставить межстрочный интервал, нужно выделить текст → Кликнуть правой кнопкой мыши и выбрать «Абзац» →  задать одинарный межстрочный интервал.

Выбираем одинарный интервал:

Выбираем интервал с множителем 1,05:

Правило 4. Дополнительный интервал между абзацами

Почему это важно: помогает визуально отделить абзацы друг от друга и сконцентрировать внимание читателя на первых словах каждого абзаца.

Дополнительный интервал между абзацами нужен, чтобы отделить абзацы друг от друга. Например, он поможет отделить нумерованный список от маркированного или пункт от подпункта. Сравните два фрагмента текста – с дополнительным интервалом и без него.

Между пунктом 3.6 и подпунктом 3.6.1 нет дополнительного интервала:

Между пунктом 3.6 и подпунктом 3.6.1, а также между 3.6.1 и 3.6.2 стоит дополнительный интервал:

Дополнительный интервал юристы часто используют в разделе договора с терминами. В этом случае интервал помогает перевести внимание на название каждого термина. Так легко найти каждый из них в договоре. 

Как сделать: чтобы поставить межстрочный интервал, нужно: Выделить текст → Нажать правой кнопкой мыши и выбрать Абзац →  Интервал. 

Если нужно, чтобы разрыв между абзацами был ДО выделенного текста, выбирайте интервал «Перед». Вот что получится в результате:

Если нужен интервал после выделенного текста – выбирайте «После»:

Кроме стандартных требований к шрифту и интервалу есть негласные правила для оформления заголовков. Их разберем в следующем уроке.

Самое важное

Если в компании нет положения по оформлению договоров, можно ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и несколько дополнительных правил

Нестандартный шрифт отвлекает внимание от сути текста, а иногда делает текст просто нечитаемым

Выравнивание по ширине – традиция для официальных документов. Документ с выравниванием по левому краю выглядит несерьезно

Вместо полуторного межстрочного интервала используйте одинарный или с множителем 1,05

Включайте дополнительный интервал между абзацами – он помогает избежать путаницы и облегчает чтение договора