Обновление ссылок
Используйте в договоре отсылки к другим статьям этого же договора. Многие вычитывают финальную версию договора и вручную проверяют ссылки. Чтобы избежать этого, просто вставляйте автоматическую перекрестную ссылку.
Как сделать: выберите курсором место, где требуется автоссылка. На панели быстрого доступа нажмите вкладку «Вставка», затем «Перекрестная ссылка». Далее выберите тип объекта, например, «Абзац», и настройте содержание ссылки: только номер, текст абзаца, номер страницы.
Чтобы автоссылки работали, текст договора должен иметь автоматическую нумерацию
Если поставите нумерацию от руки, то автоссылку вставить не получится. Поэтому сначала сделайте на всех пунктах договора автоматическую нумерацию. Как только это сделаете, в разделе «Перекрестная ссылка» появятся названия пронумерованных разделов. Это значит, вы все сделали верно и можно работать с автоссылками.
Давайте разберем на примере. На картинке ниже нужно поставить автоссылку на пункт 3.4. Пункт 3.4 и подпункт 3.4.1 договора у нас пронумерованы через специальные инструменты программы Word, а не вручную.
Теперь поставим курсор после слова «пунктом», нажмем вкладку «Вставка», затем «Перекрестная ссылка». Выбираем нужный пункт – 3.4 и нажимаем «Вставить».
Там, где стоял курсор, появился пункт 3.4.
Автоматические ссылки легко обновить, если меняли структуру документа или изначальный текст. Просто выделите все (Ctrl+A) и нажмите F9. А если меняли в одном месте, достаточно кликнуть по ссылке правой кнопкой мыши и нажать обновить.
В таком же порядке удобно оформлять ссылки на приложения к договору.
Вставка стандартных формулировок
Сократить время работы с типовым договором поможет функция вставки стандартных формулировок. Представим, что в договоре есть слово «соглашение». Чтобы вместо него отображалось полное название соглашения, используйте функцию Автотекста.
Как сделать: откройте Файл → Параметры → Правописание → Параметры автозамены.
Откроется словарь, по которому Word предлагает заменить опечатки в тексте. Добавим в словарь текст «Соглашение» и замену – «Соглашение о возмещении потерь». Затем нажмем «Добавить».
Проверим, как работает. Введем в тексте слово «соглашение» и нажмем Enter. Программа автоматически меняет его на словосочетание «Соглашение о возмещении потерь».
Экспресс-блоки
Экспресс-блоки – это тот же автотекст, но его фрагменты хранятся отдельно. Это значит, что можно автоматически вставить не одно слово, а целый абзац. Например, реквизиты сторон или наименование контрагента.
Как сделать: чтобы поставить экспресс-блоки, выделите нужный текст. В разделе меню «Вставка» есть кнопка «Посмотреть экспресс-блоки».
После наводим курсор на «Автотекст», выбираем «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию автотекста» и нажимаем ОК.
После этого попробуйте начать вводить в Word первые слова экспресс-блока. Word сразу предложит вставить сохраненную фразу. Чтобы это сделать, достаточно нажать кнопку Enter.
Автокоррекция
Автокоррекция – это исправление опечаток. Добавьте в список автозамены нужный текст и Word будет менять его в документе.
Как сделать: механизм такой же, как для автотекста. Файл → Параметры → Правописание → Параметры автозамены.