Метода(word,excel,mathtype)

Содержание отчета

1.Титульный лист

2.Цель работы.

3.Краткие теоретические сведения (сведения об изучаемых возможностях Word, список используемых команд редактора, цель этих команд и проч.)

4.Исходный и преобразованный тексты

5.Копии экрана, доказывающие факты вставки названий, сносок и ссылок.

6.Выводы по работе.

Контрольные вопросы

1.Какие виды сносок существуют в документе Microsoft Word?

2.В каких случаях следует использовать перекрестные ссылки?

3.Что произойдет в случае удаления объекта, на который указывает перекрестная ссылка?

4.Сколько перекрестных ссылок на один и тот же объект можно вставлять в документе?

5.Какие виды стандартных названий существуют в Microsoft Word?

6.Есть ли возможность создавать свои варианты названий в Microsoft Word? Если да, то какие действия следует для этого выполнить?

7.Как вставить концевую сноску?

8.Как вставить сноску?

9.Как, находясь в тексте документа, просмотреть содержимое сноски?

10.Каким образом можно удалить сноску?

11.Как отредактировать текст сноски?

12.На какие элементы можно устанавливать перекрестные ссылки?

13.Какая информация появляется в месте вставки ссылки?

14.Какое из понятий Microsoft Word (сноска, ссылка, концевая сноска, перекрестная ссылка) можно обновить? Что означает этот термин? Как выполнить обновление?

21

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №4. РАСШИРЕННЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

ТЕКСТОВОГО РЕДАКТОРА MICROSOFT WORD: МАКРОСЫ

Цель работы: изучить принципы автоматического создания макросов; ознакомиться со способами просмотра, удаления и настройки параметров уже существующих макросов.

Краткие теоретические сведения I. Общие сведения

Макрос – последовательный набор команд (программа), которые можно выполнять, нажав одну кнопку или комбинацию клавиш. Их применение существенно экономит время пользо вателя и избавляет его от необходимости выполнения рутинных операций.

Цель макросов – автоматизировать повторяющиеся действия и расширить функциональные возможности приложения. Пользователи сами имеют возможность создавать макросы, исходя из своих потребностей и характера выполняемых задач. Однажды написанный макрос может быть многократно использован.

MS Office предлагает два способа создания макропрограмм: непосредственно ввод ее текста (процедуры VBA) в редакторе VBA либо применение встроенного средства записи. Первый способ предполагает знание Visual Basic, второй подходит даже для абсолютно незнакомого с программированием пользователя.

Автоматическое создание макросов осуществляется, подобно записи на обычный магнитофон, только вместо звука фиксируются нажатия клавиш и действия мыши. То есть для автосоздания макроса следует включить запись, произвести все операции, которые должен будет выполнять макрос, и остановить запись.

Созданный макрос можно связать либо с комбинацией клавиш, либо с кнопкой на панели быстрого доступа.

II. Создание макроса, связанного с комбинацией клавиш.

Для создания макроса, связанного с комбинацией клавиш следует:

1.На ленте на вкладке «Вид» нажать кнопку «Макросы» и выбрать «Запись макроса…»

2.В появившемся окне задать имя макроса. Оно должно быть уникальным, отражать смысл макроса и не содержать пробелов

22

Замечание: 1. Если имя создаваемого макроса совпадает с ранее уже встроенным в программу, то действия, записанные в новый макрос, будут выполняться взамен стандартным.

2.Для просмотра макросов, доступных в MS Word по умолчанию, следует: на ленте на вкладке «Вид» нажать кнопку «Макросы», выбрать пункт «Макросы», в открывшемся окне в поле «Макросы из» выбрать ―Команд Word‖.

3.В поле «Макрос доступен для» выбрать доступность сохраняемого макроса. Предполагается два варианта: только для текущего документа или для всех документов, с которыми предполагается работать в дальнейшем (вариант «Всех доку-

ментов (Normal.dot)).

4.В поле «Описание» ввести краткое смысловое описание макроса. Это не обязательно, но очень желательно. «Описание» в данном случае аналогично комментариям в программе.

5.Нажать кнопку «Клавишам»

6.В открывшемся окне в поле "Новое сочетание клавиш" (курсов будет установлен туда автоматически) выполнить желаемую комбинацию клавиш.

Замечание!!! Внимательно посмотрите в строку «Текущее назначение». Если там указано «[нет]», значит, выбранная комбинация клавиш не назначена никакой другой команде. Если же эта комбинация клавиш назначена какой-либо команде, лучше задать другую комбинацию!

7.Нажать кнопку «Назначить».

8.Нажать кнопку «Закрыть» С этого момента все выполняемые действия (щелчки мышью, выбор команд, пунктов меню, перемещения курсора и проч.) будут запи-

сываться. Указатель мыши изменит вид на .

9.Выполните поочередно те действия, которые необходимо включить в макрос. Замечание: Во время записи макроса нельзя использовать мышь для выделения текста, а вот для выбора команд и параметров нужно использовать именно ее. При необходимости, выделить текст можно с помощью клавиатуры.

10.Остановите запись макроса, выбрав на ленте в кнопке «Макросы» команду «Остановить запись».

III. Создание макроса, связанного с кнопкой на ленте или панели инструментов.

Для создания макроса, связанного с кнопкой, принцип действия аналогичен изложенному выше, но вместо пп. 6-9 следует:

1.Нажать кнопку «Кнопке».

23

2.В левом списке выбрать (щелкнуть) название вновь создаваемого макроса

3.Нажать кнопку «Добавить». Название макроса должно появиться в правом списке.

4.Выделить его и нажать кнопку «Изменить»

5.В появившемся окне «Изменение кнопки» выбрать:

желаемый значок для макроса;

в поле «Отображаемое имя» ввести текст всплывающей подсказки новой кнопки.

6.Нажать кнопку «ОК» для выхода из окна «Изменение кнопки».

7.Нажать кнопку «ОК» для запуска записи макроса. При этом в панели быстрого доступа появится новая кнопка и начнется запись макроса (указатель мыши изме-

ниться на ).

Упражнение 1

1.Открыть файл «Рецепт кулича» из папки D:\Учебные документы\Задачи.

2.Создать макрокоманду, которая позволила бы при нажатии комбинации клавиш Ctrl+э для выделенного слова устанавливать шрифт Arial размера 14 с эффектами жирности, курсива и подчеркивания.

3.Просматривая документ «Рецепт кулича.doc», и последовательно находя и выделяя все слова с ингредиентами («молоко», «мука» и т. д.), выполнять для них комбинацию клавиш Ctrl+э. Пронаблюдать получающиеся эффекты.

4.Запустить редактор VBA (Alt+F11), найти созданный макрос, пользуясь знаниями, полученными в ходе изучения основ программирования, постараться понять цель каждой команды макроса. Определить «лишние» команды. Удалить их. Сохранить документ. Убедиться, что макрос по-прежнему работоспособен.

5.На вкладке «Разработчик» нажать кнопку «Макросы» и в появившемся окне удалить только что созданную макрокоманду.

Упражнение 2.

1. Создайт макрос, который бы вставлял в текст, начиная с позиции курсора таблицу, вид которой представлен на рис. 3. Макрос должен иметь имя "Таблица" и вызываться по комбинации клавиш Ctrl+1. Проверьте, как работает созданный Вами макрос. Удалить макрос.

Рис. 3. Вид таблицы, создаваемой макросом

24

2.Создать макрос, позволяющий устанавливать для выделенного фрагмента текста красный цвет шрифта. Имя макроса «КрасныйЦвет», макрос назначить сочетанию клавиш Ctrl+1.

3.Создать макрос, вставляющий в позицию курсора пустую таблицу с размером 4х5. Имя макроса «Таблица4х5», макрос назначить сочетанию клавиш Ctrl+2.

4.Создать макрос, вставляющий в позицию курсора таблицу 4х4, у которой во 2- 4-й ячейках верхней строки будут указаны месяца «Июнь», «Июль», «Август», а в первых ячейках 2-4 строки будут указаны «Товар1», «Товар2», «Товар3». Макрос назначить кнопке.

5.Создать макрос, позволяющий удалять символы от позиции курсора до конца строки. Имя макроса «УдалитьДоКонцаСтроки», макрос назначить сочетанию клавиш Ctrl+3. Замечание: непосредственно при записи макроса рекомендуется использовать клавиатурную команду выделения Shift+End (см. справочные сведения).

6.Создать макрос, позволяющий удалять символы от позиции курсора до начала строки. Имя макроса «УдалитьДоКонцаСтроки», макрос назначить сочетанию клавиш Ctrl+4. Замечание: непосредственно при записи макроса рекомендуется использовать клавиатурную команду выделения Shift+Home (см. справочные сведения).

7.Создать макрос, который позволяет выделить все символы «?» жирным цветом. Макрос назначить кнопке. Рекомендуется при создании макроса использовать диалоговое окно «Найти и заменить».

8.Создать макрос, позволяющий вставить пробел после каждой знака препинания «,». Макрос назначить кнопке. Рекомендуется при создании макроса использовать диалоговое окно «Найти и заменить».

9.Создать макрос, позволяющий вставлять в документ нумерацию страниц вверху справа. Макрос назначить клавишам Ctrl+5

Содержание отчета

1.Титульный лист

2.Цель работы.

3.Краткие теоретические сведения (список используемых команд редактора, диалоговых окон, цель этих команд и проч.)

4.Исходный и преобразованный тексты

5.Копии экрана, доказывающие наличие созданных макрокоманд

6.Выводы по работе.

Контрольные вопросы

1.Что такое макрокоманда (макрос)?

2.Какие способы создания макросов существуют?

25

3.Перечислите последовательность действий для автосоздания макроса?

4.Как назначить макросу: быстрое сочетание клавиш, кнопку на панели быстрого доступа?

5.Где можно сохранять макросы? Объясните различия в их доступности при разных местах сохранения.

6.Каким образом можно просмотреть тело макроса на языке Visual Basic?

26

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №5. РАСШИРЕННЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ТЕКСТОВОГО РЕДАКТОРА MICROSOFT WORD: СЛИЯНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Цель работы: ознакомиться с понятием «рассылка», научиться создавать комплекты типовых документов с использованием инструмента «слияние»

Часть 1 Краткие теоретические сведения

I. Общие сведения

Инструмент слияние позволяет создать пакет однотипных документов, содержащих блоки постоянной информации и уникальные элементы, например:

комплект конвертов, где обратные адреса одинаковы (постоянны), а адреса получателя уникальны.

сообщения электронной почты или список рассылки электронной почты. Основное содержание всех сообщений или рассылок является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, имя, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию -это уникальная информация.

рассылка бумажных писем-уведомлений, открыток или пригласительных на какое – либо мероприятие, бейджей, договоров, отчетов и т. д.

Впроцессе слияния участвуют два документа:

1.Документ-шаблон (основной документ). Этот документ содержит текст и рисунки (например, логотип или изображение), которые будут одинаковыми в каждой версии однотипных документов.

2.Документ со списком рассылки (список источников данных, документрассылка). Этот документ содержит таблицу с данными, которые используются для подстановки уникальных сведений в основной документ.

Восновном документе указываются места, в которые уникальные сведения из списка источника данных должны быть подставлены. Такие места называются полями слияния.

27

В результате слияния получается так называемый объединенный документ, который представляет собой сочетание нескольких основных документов, в которые были подставлены данные из списка рассылки.

Упражнение 1. Пример слияния

1.Открыть документ-шаблон слияния «ОбразецДляСлияния_1.doc», просмотреть его содержимое, понять, какие поля являются общими, а какие требуют заполнения индивидуальными данными.

2.Сохранить документ в папке своей группы с именем «Слияние1».

3. Открыть документ со списком рассылки «РассылкаДляОбразца_1.doc», просмотреть содержимое. Закрыть документ (Ctrl+F4).

4. Выбрать на ленте «Рассылки» группу «Выбрать получателей» «Использовать существующий список…» и указать файл «РассылкаДляОбраз-

ца_1.doc».

5. Выделить в документе-шаблоне «ОбразецДляСлияния_1.doc» символы «Фамилия, удалить их.

6. Не перемещая курсора, нажать на ленте «Рассылки» кнопку «Вставить поле слияния» и выбрать пункт Фамилия.

7. Выделить в документе-шаблоне символы Имя, удалить их, и, нажав на ленте «Рассылки» кнопку «Вставить поле слияния», выбрать пункт Имя.

8. Самостоятельно выполнить действия, аналогичные пп. 5 и 6, но для символов Отчество, «Адрес» и «Сумма».

9. Нажать кнопку «Выделить поля слияния», просмотреть эффект в документе. 10. Нажать на ленте «Рассылки» кнопку «Просмотреть результаты», посмотреть эффект. Отключить режим просмотра результатов, повторно нажав кнопку «Просмотреть результаты».

11. Установить для символов, в которые будут выводиться Фамилия, Имя, Отчество, Адрес, Сумма эффект подчеркивания.

12. Вновь включить режим просмотра результата, просмотреть, отключить режим.

13. Нажать кнопку «Найти и изменить», выбрать пункт «Изменить отдельные документы…», в появившемся окне нажать «ОК».

14. Просмотреть получившийся документ, сохранить его с именем «РезультатСлияния1».

28

Часть 2 Краткие теоретические сведения

II.Порядок создания документа массовой рассылки.

1.Создать документ-шаблон

2.Указать источник данных для слияния (при необходимости предварительно создать его).

3.При необходимости указать исключаемые из рассылки данные.

4.Вставить в документ-шаблон поля слияния

5.При необходимости задать правила заполнения полей

6.Запустить слияние

7.После завершения слияния при необходимости отредактировать получившийся документ.

Рассмотрим каждый из шагов подробнее.

Шаг 1. Документ-шаблон может быть создан вручную «с нуля» (чаще

всего), а может – с использованием уже встроенных шаблонов-заготовок. Полный перечень шаблонов-заготовок можно увидеть, нажав на ленте «Рассылки» кнопку «Начать слияние».

Письма - обычный документ Word формата Letter, содержащий письма для листа рассылки. Каждое письмо создается на отдельном листе.

Электронная почта - документ Word, содержащий сообщения электронной почты с персонализированными данными для всех людей из своего списка рассылки.

Конверты - документ Word, настраиваемого формата Envelope, содержащий конверты для листа рассылки. Каждый конверт создается на отдельном листе.

Наклейки - документ Word, формата Letter, содержащий заданное количество наклеек заданного размера. Как правило наклейки формируются в виде ячеек таблицы фиксированного размера.

Шаг 2. Источник данных для слияния может быть

заранее создан вручную;

создан, используя мастер создания адресов рассылки;

создан выбором из контактов Outlook.

Созданный заранее список рассылки может иметь тип Word-документа, Excel-документа, Access-документа, web-страницы, текстового документа и проч. Полный список возможных видов списков рассылки можно увидеть,

выполнив на вкладке «Рассылки» «Выбрать получателей» «Использовать

29

существующий список», и открыв выпадающий список над кнопками «Отмена» и «Открыть».

Word-документ должен содержать одну таблицу, в первой строке которой должны находиться заголовки столбцов, а далее, в столбцах – информация для каждого нового типового документа.

В Excel-документе таблица должна начинаться с первой строки и не обязана содержать строки с заголовками (в их роли будут выступать Excel-имена столбцов); все данные должны находиться на одном листе.

Для загрузки существующего списка рассылки выберите на вкладке «Рассылки» «Выбрать получателей» «Использовать существующий список». Замечание: В таблице источника данных не рекомендуется иметь объединенные ячейки. Вернее сказать так: ЕСЛИ в таблице есть объединѐнные ячейки, то надо быть готовым к тому, что при экспорте объединение будет отменено, и соответственно образуются лишние пустые строки и/или столбцы, что может нарушить структуру таблицы.

При создании нового списка рассылки с использованием мастера создания адресов рассылки автоматически создается список с фиксированными столбцами, который можно отредактировать, добавляя новые и удаляя уже существующие столбцы, переставляя их местами, меняя их имена и проч. Список сохраняется только как Access-документ. Для создания нового списка этим способом следует нажать на вкладке «Рассылки» кнопку «Выбрать получателей» «Ввести новый список».

Шаг 3. Для исключения записей из списка рассылки следует воспользоваться кнопкой «Изменить список получателей» вкладки «Рассылка». В появившемся окне будут представленые все данные, участвующие в слиянии. Если какая-либо строка не должна участвовать в слиянии, следует снять соответстсвующий флажок. Для отбора нужных строк рекомендуется использовать возможности уточнения списка получателей (сортировку, фильтр, поиск и проч.)

Шаг 4. Вставка в документ-шаблон поля слияния может производится вручную, либо с помощью мастера подобора полей. Последний работает только в случае существования в таблице рассылки «типовых» полей (имя, адрес, организация и проч.).

Для запуска мастера подбора полей следует на вкладке «Рассылка» нажать кнопку «Подбор полей» и в появившемся окне задать для каждого поля нужное значение из выпадающего списка.

30