Метода(word,excel,mathtype)

БД можно создавать как вручную (новую пустую базу данных), так и на основе шаблонов. Шаблоны не всегда соответствуют требуемой базе данных, но с их помощью можно быстро создать базу данных близкую к той, что требуется, а затем ее можно изменить и наполнить своими данными.

Запуск приложения MicrosoftAccess осуществляется стандартным образом и заканчивается появлением окна приложения с открытым меню Файл.

Для создания новой базы данных следует в правой части вкладки (меню Файл) в поле Имя файла задать имя создаваемой БД, указать ее местополо-

жение (кнопка ) и нажать кнопкуСоздать. При этом ВСЕГДА появляется таблица с именем «Таблица1».

Для открытия уже существующей БД следует использовать команду

Открыть.

II. Состав окна MicrosoftAccess соответствует стандарту всех приложений из пакета MicrosoftOffice: в верхней части окна расположены: кнопка Office, панель быстрого доступа с пиктограммами, Строка заголовка и кнопки изменения размеров окна.

Ниже расположена Лента, которая состоит из вкладок (Главная, Со-

здание, Внешние данные, Работа с базами данных и другие вкладки, кото-

рые появляются в зависимости от режима работы).

Под лентой расположены слева Область переходов, а справа Окно редактирования, в котором отображается редактируемый объект. В области переходов находятся все объекты Access (таблицы, формы, запросы, отчеты и т.д.). В списке Все объекты Access можно выбрать требуемый объект. При двойном щелчке на имени объекта в области переходов этот объект будет отображаться в окне редактирования. Внизу окна Access расположена строка состояния и кнопки режимов просмотра.

III. Основным объектом базы данных является таблица, которая со-

стоит из записей (строк, кортежей) и полей (столбцов, атрибутов). На пересечении записи и поля образуется ячейка, в которой содержатся данные.

Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. В каждом поле содержатся данные одного типа (см. табл. 11). Каждая таблица имеет имя, уникальное в пределах одной БД.

111

Любая таблица в MicrosoftAccess может отображаться в нескольких режимах. Чаще всего используются режим таблицы и режим конструктора.

В режиме таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в таблице: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т. п. В режиме конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т. е. задаются имена полей таблицы их типы и свойства.

112

Для переключения режимов просмотра таблицы используется кнопка Режим на вкладке Главная. Поскольку в режиме конструктора может отображаться только уже сохраненная таблица, попытка переключиться в этот режим может привести к запросу имени таблицы для ее сохранения.

При создании новой БД автоматически создается и одна таблица с именем Таблица1, открывающаяся в режиме таблицы. Для добавления новой

таблицы следует на вкладке Создание нажать кнопку . Каждая новая таблица открывается в режиме таблицы.

IV. Действия со структурой таблицы схожи с аналогичными действи-

ями в Microsoft Excel.

Для добавления нового поля:

Для вставки нового поля в середину таблицы:

113

Для копирования поля:

1.Выполнить двойной щелчок мыИзменить имя нужного поля, предвашью по заголовку (имени) поля, корительно установив курсор торое нужно изменить

2.Ввести новое имя

3.Нажать клавишу Enter

Для изменения ширины поля

В режиме конструктора увидеть изменение ширины поля наглядно не возможно, поэтому эту операцию рекомендуется выполнять только в режиме таблицы.

Способы:

а) переместить разделитель поля (справа от его заголовка) в нужную сторону с помощью мыши; б) для автоподбора ширины поля: выполнить двойной щелчок по разделите-

лю поля (справа от его заголовка); в) вкладка Главная кнопка Дополнительно на панели Записи команда

Ширина поля. Этим способом можно изменить ширину сразу нескольких полей, предварительно выделив их.

Для перемещения поля

Для действий с таблицами (переименования, копирования, удаления и проч.) удобно использовать щелчок правой кнопкой мыши по нужному названию в области переходов.

Форматирование и обрамление таблицы. Выполняется только в ре-

жиме таблицы. Все средства оформления таблицы находятся на вкладке

Главная в панели Форматирование текста.

Для закрытия таблицы следует щелкнуть по ярлычку ее заголовка в окне редактирования и выбрать соответствующий пункт меню.

Упражнение 1. Создание таблицы

1.ЗапуститьMicrosoftAccess.

2.Создать новую БД с именем «ЗаписнаяКнижка.accdb», указав местоположение в папке своей группы.

3.Для таблицы 1 переключиться в режим конструктора, при этом задать имя таблицы – «Друзья».

4.Задать имена и типы полей согласно данным табл. 12.

Таблица 12

5.Закрыть окно таблицы «Друзья», утвердительно ответив на вопрос о ее сохранении.

6.Из области перехода откройте таблицу «Друзья» двойным щелчком мыши. Обратите внимание на изменившийся вид таблицы. В каком режиме просмотра находится таблица?

7. Заполните 7-10 строк таблицы, вспоминая своих друзей.

115

8.Добавьте поля «Отчество» (после имени)и«ДатаРождения»(после индекса), не переходя в режим конструктора.

9.Перейти в режим конструктора.

10.Для поля «Дата рождения» установить тип данныхДата/время; всвойстве поля Формат поля (вкладка Общие внизу окна) выбрать Краткий формат даты.

11.Переключиться в режим таблица, отформатировать таблицу следующим образом:

1) цвет строки – голубой 1(искать в стандартных цветах); 2) цвет текста – темно-красный,размер – 12 пт, начертание – курсив; 3) включить все линии сетки

12.Переименуйте поле «Хобби» в«Увлечения».

13.Удалите запись под номером 7.

14.Измените размер ячеек так, чтобы были видны все данные.

15.Расположите поля в следующем порядке: «№», «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Телефон», «Дата рождения», «Увлечения», «Адрес», «Индекс», «Фото»(добавить, тип – поле объекта OLE), , «ЭлПочта».

16.Заполните пустые ячейки таблицы.

17.В режиме конструктора добавьте поле «СемейноеПоложение», в котором будет содержаться фиксированный набор значений – «замужем», «не замужем», «женат», «не женат». Для этого удобно использовать Мастер подстановок:

1) установите тип данных Мастер подстановок; 2) в появившемся диалоговом окне выберите строку«Будет введен фиксированный набор значений» и нажмите кнопку Далее;

3) число столбцов – 1; 4) введите данные списка – «замужем», «не замужем», «женат», «не женат»;

5) нажмите кнопку Готово.

18.Перейдите в режим таблицы и заполните новый столбец. Поскольку таблица получилась широкая, то при заполнении данного столбца возникают некоторые неудобства: не видно фамилии человека, для которого заполняется поле «Семейное положение». Чтобы фамилия была постоянно видна при заполнении таблицы, необходимо воспользоваться командойЗакрепить поля из контекстного меню поля«Фамилия».

19.Сохраните базу данных и покажите работу преподавателю.

116

Упражнение 2. Создание базы данных из трех таблиц

1.Запустите MicrosoftAccess (если нужно), создайте базу данных с именем

«Фирма»

2.Создайте три таблицы. Их имена, список и типы полей указаны в табл. 13.

Таблица 13. Данные для создания таблиц БД

3.Отформатируйте таблицы по своему усмотрению.

4.Сохранить результаты работы.

Часть 2 Краткие теоретические сведения

V. Создание связей между таблицами

Если все сведения поместить в одной таблице, то она станет очень неудобной для работы. В ней могут появляться повторы данных. Всякий раз, когда, например, сотрудник Иванов будет работать с какой-либо фирмой, придется прописывать данные о сотруднике и клиенте заново, в результате чего можно допустить множество ошибок. Чтобы уменьшить число ошибок, можно исходную таблицу принято разбивать на несколько таблиц и устанавливать связи между ними.

Для связывания таблиц следует задать ключевые поля. Ключ состоит из одного или нескольких полей, значения которыходнозначно определяют каждую запись в таблице. Наиболее подходящим в качестве ключевого поля

117

является поля типа «Счетчик», так как значениявданном поле являются уникальными (т. е. исключают повторы).

Для задания ключевых полей следует в режиме конструктора щелкнуть имя поля и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт «Ключевое поле».

Замечание. Если в таблице необходимо установить несколько ключевых полей, то выделить их можно, удерживая клавишуCtrl.

Задание или изменение связей возможно только между закрытыми таблицами. Работа со связями ведется в специальном окне Схема данных. Для

его открытия на вкладке «Работа с базами данных» нажать кнопку . При этом, если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором необходимо выбрать таблицы, между которыми будут задаваться связи.

Если связи между таблицами уже были заданы, то для добавления в схему данных новой таблицы щелкните правой кнопкой мыши на схеме данных и в контекстном меню выберите пункт Добавить таблицу.

Для создания связей необходимо выбрать нужное поле из одной таблицы и перенести его на соответствующее поле другой (связываемой) таблицы. По завершению перетаскивания открывается диалоговое окно «Изменение связей», в котором рекомендуется включить флажок «Обеспечение условия целостности». Это позволит предотвратить случаи удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.

Флажки «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей» обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.

Упражнение 3. Назначение ключевых полей и создание связей между таблицами

Создадим базу данных «Фирма». Сотрудники данной организации работают с фирмами-клиентами и выполняют их заказы. С одной и той же фирмой-

118

клиентом могут работать несколько разных сотрудников. Для создания такой базы следует создать три таблицы, в которых содержались бы сведения о сотрудниках, клиентах и заказах соответственно, и определить связи между этими таблицами. «Заготовка» таблиц для такой базы уже была выполнена в упражнении 2.

1.Открыть базу данных «Фирма».

2.Задать значения ключевых полей (см. табл. 14).

данные ранее таблицы.

5.Установить связь между таблицами Сотрудники иЗаказы. В установке связи участвуют одноименные поля КодСотрудника.Не забудьте установить флажок «Обеспечение условия целостности» в окне «Изменение связей».

6.Установить самостоятельно связь между таблицами Клиенты иЗаказы.

7. Попробуйте поперемещать таблицы в схеме БД, перетаскивая их за заголовок, а также изменять их размеры, перетаскивая мышью ограничитель окна. 8.В таблицу Сотрудники внесите данные о семи работниках.

9.В таблицу Клиенты внесите данные о десяти предприятиях, с которыми работает данная фирма.

10.В таблице Заказы оформите несколько заявок, поступивших на фирму. При заполнении таблицы попробуйте ввести несуществующий код сотрудника и/или заказа. Просмотрите реакцию системы.

11. Сохраните базу данных.

Содержание отчета

1.Титульный лист

2.Цель работы

3.Краткие теоретические сведения (список используемых команд приложения, цель этих команд, используемые окна и проч.)

4.Исходное задание, сформулированное своими словами

5.Созданные таблицы в двух режимах

6.Схема базы данных

7.Выводы по работе.

119

Контрольные вопросы

1.Перечислите недостатки баз данных, созданных без привлечения узкоспециализированных программных средств

2.Перечислите этапы создания БД с помощью системы Microsoft Access

3.Для каких целей создаются нужны формы, запросы, отчеты?

4.Какие объекты БД могут быть открыты в окне редактирования? Как понять, какой именно объект открыт в окне редактирования?

5.Для какой цели используется область переходов?

6.Как открыть нужный объект БД в окне редактирования?

7.Поясните понятия реляционной базы данных «таблица», «строка», «кортеж», «столбец», «атрибут», «ячейка», «ключ».

8.Какие типы данных используются для полей в системе Microsoft Access?

9.Какие режимы отображения таблицы Вам известны?

10.В чем состоит удобство работы в режиме таблицы? в режиме конструкто-

ра?

11.Как изменять структуру отношения в режиме таблицы?

12.Как изменять структуру отношения в режиме конструктора?

13.Какое действие по изменению структуры таблицы не возможно в режиме таблицы?

14.Почему принято разбивать одну таблицу на несколько?

15.Поясните термин «связывание таблиц».

16.Что используется для связывания таблиц?

17.Как установить ключевое поле в таблице?

18.Между какими таблицами возможно создание или изменение связей?

19.Для каких целей служит окно «Схема данных»? Поясните принцип работы с ним.

120