43. Разработка форм средствами Access

Access предоставляет широкие возможности по конструированию графического интерфейса пользователя для работы с БД. Формы являются важнейшим инструментом, позволяющим осуществить первоначальную загрузку записей в таблицы, выполнить их просмотр и редактирование. При этом работа пользователя с БД выполняется в привычном для него виде — в виде документа.

При наличии схемы данных формы помогают выполнить корректный ввод данных в систему взаимосвязанных таблиц. При этом реализуется важнейший аспект технологии работы с БД — однократный ввод данных.

Для конструирования форм необходимо предварительно выполнить определенную последовательность действий по разработке СУБД:

сконструировать таблицы БД;

определить связи между таблицами и создать схему данных;

определить эскиз экранной формы и состав размещаемых на ней объектов.

Конструирование форм обычно выполняют в режиме Мастера с последующей доработкой вручную в режиме конструктора. Мастер позволяет быстро разработать заготовку формы с необходимыми полями и связями, однако, он создает только типовые конструкции, вид которых может не устраивать пользователя. Переход в режим конструктора позволяет устранить недостатки оформления.

44. Основные элементы форм ввода данных

Формы — это средства для ввода данных или просмотра данных. Предоставляют пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено.

Формы являются основным средством организации интерфейса пользователя в приложениях Access. Хорошо разработанные формы позволяют работать с приложением даже неподготовленному пользователю. При этом следует отметить, что в формах, а также запросах в режиме таблицы и отчетах в режиме представления, не должны фигурировать коды записей (поля типа “счетчик”), значения которых не подлежат редактированию и ни о чем не говорят пользователю.

Чаще всего формы создаются в следующих целях:

· ввод и редактирование данных – это наиболее распространенный способ использования форм. Формы обеспечивают вывод на экран данных в удобном для пользователя виде;

· управление ходом выполнения приложения;

· вывод сообщений – с помощью форм можно вывести на экран информацию, предупреждение или сообщение об ошибках;

· печать информации – несмотря на то, что для печати информации чаще всего используются отчеты, можно напечатать информацию, содержащуюся в форме.

Новые элементы управления помещаются на форму с помощью инструментов, размещённых в группе Элементы управления.

Для размещения на форме нового элемента управления (ЭУ) его нужно выбрать щелчком мыши на панели элементов, перейти на бланк конструктора, при этом курсор должен принять форму крестика, и нарисовать прямоугольник, удерживая левую кнопку мыши. В этом прямоугольнике будет размещен созданный ЭУ.

Ниже перечислены основные кнопки ЭУ на панели элементов и указано их назначение.

· Выбор объектов. Позволяет выделить определённый элемент управления или группу элементов управления, если держать нажатой клавишу Shift.

· Текстовое поле для ввода и редактирования текста.

· Надпись. Описательный текст.

· Кнопка. Используется для выполнения заданных действий при нажатии.

· Вкладка. Позволяет разделить форму на несколько вкладок.

· Группа переключателей. Содержит набор кнопок, флажков или выключателей.

· Поле со списком. В поле можно ввести новое значение или выбрать существующее из списка.

· Линия. Используется для графического разделения групп элементов на форме.

· Выключатель. Может быть в двух состояниях: включено и выключено.

· Список. Содержит значения, из которых можно сделать выбор.

· Прямоугольник. Используется для графического объединения групп элементов на форме.

· Флажок. Используется для отображения и управления логическими полями таблиц.

· Переключатель. Несколько переключателей обычно объединяются в группу и позволяют выбрать одно из нескольких взаимоисключающих значений.

· Подчинённая форма/отчёт. В форму добавляется информация из дополнительной таблицы.

Элементы управления на бланке конструктора выделяются щелчком мыши. Если выделен какой-либо элемент, становятся доступными соответствующие объекты закладки Формат, на которой расположены инструменты для выбора шрифта, способов выравнивания, цвета и т.д.

При размещении в форме полей из базовой таблицы удобно пользоваться Списком полей, окно с которым можно вывести нажатием кнопки Добавить поля. Чтобы поместить какое-либо поле в форме, достаточно просто перетащить его левой кнопкой мыши из Списка полей в нужный раздел формы.

При самостоятельном конструировании формы ввода данных в таблицу размещение полей производится «перетаскиванием» их из списка полей таблицы. Для этого в режиме конструктора необ­ходимо активизировать команду меню Вид, выбрать команду Спи­сок полей и из появившегося при этом списка последовательно «перетащить» поля таблицы, размещая их в области данных конструктора таблиц. Последовательность переноса и размещения полей должна соответствовать предполагаемой пос­ледовательности ввода данных.

Группа переключателей, Выключатель, Включатель, Флажок — элементы, предназначенные для организации ввода данных в поля логического типа.

Кнопка — элемент управления, содержащий некоторый набор команд, предназначенных для создания управляющих действий при работе с формами.

Рисунок — команда, предназначенная для вставки рисунков в форму. Технология вставки рисунков аналогична технологии встав­ке рисунков в документ Word.

Свободная рамка объекта — окно, в котором отображаются дан­ные полей таблицы типа OLE-объектов. При автоматическом со­здании таблиц окна в форме создаются также автоматически.

Присоединенная рамка объекта — окно, в котором можно разме­стить OLE-объект, находящийся в другом файле или другой БД.

Разрыв страницы — команда, применяемая в случае если поля для ввода данных не помещаются на одной странице (экране дис­плея).

Набор вкладок — команда, применяемая в случае если поля для ввода данных не помещаются на одной странице (экране дисплея). При использовании набора вкладок рекомендуется производить группирование полей по каким-либо признакам и для каждой группы создать соответствующую вкладку. Технология размеще­ния полей на вкладке в процессе конструирования формы осно­вана на «перетаскивании» поля из списка.