ФУНДАМЕНТАЛЬНЫЕ И ПРИКЛАДНЫЕ ИССЛЕДОВАНИЯ МОЛОДЫХ УЧЕНЫХ

Сборник материалов III Международнойнаучно практической конференции

УДК 004.05

МОДЕЛИРОВАНИЕ ПРОЦЕССА ВЕДЕНИЯ ДОГОВОРНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ С ПРИМЕНИЕМ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ

Д.В. Суховой, магистрант ПИм-18МАZ1;

А.С. Дорожкин, магистрант ПИм-18МАZ1

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего

образования «Сибирский государственный автомобильно-дорожный университет СибАДИ(СибАДИ)», Омск, Россия

Аннотац я. В данной научной статье рассматриваются особенности применения электронной подп си в сфере договорной деятельности предприятий (компаний) различного масштаба, а также представлены характерные признаки бизнес-процессов «AS-IS» и «TO-BE». Выполнен анал з четырех отделов (служб) взаимодействия с использованием информационной системы и электронной подп си на примере процессов строительной компании. В результате чего сделаны выводы по х спользованию и улучшению качества быстродействия между отделами (службами).

Ключевые слова: б знес-процесс, информационная система, моделирование, электронная подпись.

SIMULATION OF THE CONTRACTING ACTIVITY PROCESS BASED ON ELECTRON

DIGITAL SIGNATURE

D.V. Sukhovoy, undergraduate PIм-18MAZ1;

A.S. Dorozhkin undergraduate PIм-18MAZ1

Federal State Budget Educational Institution of Higher Education

«The Siberian State Automobile and Highway University», Omsk, Russia

Abstract. This scientific article discusses the features of the application of electronic signatures in the field of contractual activities of enterprises (companies) of various sizes, and also presents the characteristic features of the AS-IS and TO-BE business processes based on an enterprise. Also, the article analyzes four departments (services) of interaction using an information system and a electronic signature. As a result, conclusions were drawn on their use and improving the quality of speed between departments (services).

Keywords: business process, information system, modeling, electronic signature.

Введение

В условиях развивающихся рыночных отношений в нашей стране предприятие становится юридически экономически самостоятельным. Эффективное управление производственной деятельностью предприятия все более зависит от уровня информационного обеспечения его отдельных подразделений и служб.

Огромное увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации. Меняются требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом их стали называть службой управления (или менеджмента) информационно-документационными ресурсами, в нашей стране - службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

Сегодня состояние информационных технологий в ДОУ можно охарактеризовать:

наличием большого объема баз данных, содержащих информацию о деятельности организации;

созданием технологий, обеспечивающих интерактивный доступ пользователя к информационным ресурсам;

расширением функциональных возможностей информационных систем и технологий, обеспечивающих обработку информации, созданием локальных многофункциональных проблемноориентированных информационных систем различного назначения;

включением в информационные системы элементов интеллектуализации интерфейса пользователя, экспертных систем и других технологических средств.

295

Направление 4. Информационные системы и технологии в промышленности, в строительном и транспортном комплексах

Таким образом, актуальность данной статьи обусловлена потребностями предприятия в качественной информации необходимой для целей управления [1]. Для формализации рассмотрим процессы на примере строительной компании.

Основная часть

В целях обеспечения возникших потребностей определенных строительных материалах отдел снабжения подготавливает список необходимых строительных материалов (служебную записку), который далее передают в юридический отдел, с целью создания проекта договора поставки строительных материалов. В свою очередь юридический отдел, создавая указанный выше проект договора проверяют на соответствие законодательству РФ. При несоответствии, формируется письменный отказ. В случае положительного ответа формируется и передается заключение по

СибАДИпроекту договора (лист согласования) в бухгалтерию.

В дальнейшем бухгалтерия проверяет финансовую возможность оплаты финансовых обязательств по проекту договора. В случае, если такой возможности нет, то формируется отказ с письменным заключен ем. Если финансовые средства для заключения данного проекта договора имеются, то про сход т форм рование положительного ответа с последующей передачей заключения по договору д ректору предприятия для подписания проекта договора. Схема описанного бизнес-процесса согласован я договоров (документов) AS-IS представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 – Бизнес-процесс согласования договоров (документов) AS-IS

296

ФУНДАМЕНТАЛЬНЫЕ И ПРИКЛАДНЫЕ ИССЛЕДОВАНИЯ МОЛОДЫХ УЧЕНЫХ

Сборник материалов III Международнойнаучно практической конференции

В результате построения бизнес-процесса AS-IS было проведено исследование различных этапов согласования договоров (документов), итоговый анализ которого позволил выявить следующие проблемы:

создание списка необходимых строительных материалов происходит на бумажном носителе, что ведет к увеличению времени согласования, а также риску потери бумажного носителя любым из отделов;

отсутствие возможности одновременного согласования договора несколькими или даже всеми отделами;

необходимость наличия актуальной информации о подписанных договорах. Обозначенные проблемы оказывают негативное влияние на весь процесс согласования договоров

СибАДИ(документов). В целях ускорения процедуры согласования, а также улучшения работы организации необходимо провести оптимизацию имеющегося бизнес – процесса.

В результате всех выявленных проблем, было принято решение об использовании технологии электронной подп с (ЭП) документов.

Электронная подп сь – это реквизит электронного документа, полученный в результате криптограф ческого преобразован я информации с использованием закрытого ключа подписи и позволяющ й провер ть отсутств е искажения информации в электронном документе с момента формирован я подп си (целостность), принадлежность подписи владельцу сертификата ключа подписи (авторство), а в случае успешной проверки подтвердить факт подписания электронного документа (отсутств е отказа) [2].

Данная технолог я предназначена для определения лица, подписавшего электронный документ, и является аналогом со ственноручной подписи в случаях, предусмотренных законом. Квалифицированная ЭП пр меняется при совершении гражданско-правовых сделок и иных юридически знач мых действ й.

В строительном б знесе спользование ЭП предполагается для осуществления следующих важных направлен й в электронном формате сделок:

Полный контроль целостности передаваемого электронного документаЭффективная защита от изменений (подделки) документа.

Фиксирование невозможности отказа от авторства данного документаФормирование доказательств подтверждения авторства документа: исходя из того, что создать

корректную ЭП можно лишь зная закрытый ключ [3].

При возникновении потре ностей в определенных строительных материалах отделом снабжения создается список необходимых строительных материалов (служебная записка) и передается в информационную систему. Сформированный в информационной базе документ (служебная записка) отражается у директора производства. Далее директор принимает решение о необходимости поставки данных строительных материалов. В случае, когда необходимости в данных строительных материалов нет, формируется отказ, подтвержденный ЭП, и передается обратно в отдел снабжения через информационную систему. Если необходимость в данных строительных материалах есть, то создается электронный документ об необходимости и подтверждается ЭП.

Информация о заключении по данному вопросу отображается в информационной системе в юридическом отделе. Далее создается проект договора поставки строительных материалов, и он проверяется на соответствие законодательству РФ. В случае, если данный проект договора не прошел проверку, формируется заключение подтверждается ЭП. Когда проект договора проходит данную проверку, создается лист согласования, подписанный с помощью ЭП, далее он передается в бухгалтерию.

В отделе бухгалтерии происходит проверка наличия финансовых возможностей на приобретение строительных материалов. При недостатке денежных средств происходит формирование отказа и заключение по данному договору, который подтверждается ЭП. Результат заносится в информационную систему. Если финансовая возможность приобретения данных строительных материалов по договору реальна, то формируется положительное заключение по проекту договора, подписывается ЭП и передается в информационной системе директору предприятия на подписание бумажного договора. Далее происходит передача бумажного документа в отдел снабжения и происходит закупка строительных материалов. Схема описанного бизнес-процесса согласования договоров (документов) TO-BE представлена на рисунке 2.

297

Направление 4. Информационные системы и технологии в промышленности,

в строительном и транспортном комплексах СибАДИ

Рисунок 2 – Бизнес-процесс согласования договоров (документов) TO-BE

298

ФУНДАМЕНТАЛЬНЫЕ И ПРИКЛАДНЫЕ ИССЛЕДОВАНИЯ МОЛОДЫХ УЧЕНЫХ

Сборник материалов III Международнойнаучно практической конференции

По сравнению с существующей моделью, процесс преобразился следующим образом:

Созданы соответствующие документы, которые являются типовыми для любой организации. Выполнено построение объектно-ориентированных моделей основных бизнес-процессов по согласованию договоров (документов) основными службами, а также приведено описание автоматизируемых процессов.

Учитывая долгосрочность стратегии информатизации бизнеса, следует ежегодно проводить оценку рисков, и принимать необходимые меры для их минимизации.

Заключение

В ходе работы изучен объект автоматизации. Рассмотрены бизнес-процессы по согласованию

договоров (документов) основными службами. Проведено описание процессов «Как есть»(AS-IS) и «Как надо» (TO-BE). Несмотря на систему рисков, связанную с переходом большинства (если не всех) сотрудников предприятия на совершенно новые для них методы работы (чтение документов в электронном в де, получен е в электронном виде резолюций и подписей руководства и т.д.) часто именно грамотно проработанный процесс автоматизации позволяет достигнуть наилучших

СибАДкомпании проще и легче» [Электрон. ресурс]. – Режим доступа: https://ecm-journalИ.ru/docs/Proekt-optimizacii- dokumentooborota-ili-Kak-na-primere-8-vidov-dokumentov-sdelat-rabotu-kompanii-proshhe-i-legche.aspx.

Научный руководитель – Остринская Л. ., канд. экон. наук, доцент, декан факультета «Информационные системы в управлении».

299

НаправленСибАДИе 5. ЭКОНОМИКА И УПРАВЛЕНИЕ

В ДОРОЖНО-ТРАНСПОРТНОМ И СТРОИТЕЛЬНОМ КОМПЛЕКСАХ

Секция 5.1. СТР ТЕГИИ РАЗВИТИЯ ЭКОНОМИКИ И МЕНЕ ЖМЕНТА ДОРОЖНО-ТРАНСПОРТНОГО КОМПЛЕКСА

300