ИС

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ УКРАИНЫ

Д.Л. Орловский

Информационные системы для предприятий и организаций

Учебное пособие для студентов, обучающихся по направлениям «Экономика» и «Компьютерные науки»

Утверждено редакционно-издательским советом университета. Протокол № 5 от 25.12.2002

ХАРЬКОВ НТУ «ХПИ» 2002

ББК 32.973 УДК 658.012.011.56

Рецензенты: А.И. Пушкарь, д-р эконом. наук, проф., Харьковский государственный инженерно-экономический університет; Г.В. Цыхманов, канд. техн. наук, ст. научн. сотр., Государственный институт труда и социально-экономических исследований.

Орловский Д.Л. Информационные системы для предприятий и организаций: Учеб. пособие. – Харьков: НТУ «ХПИ», 2002. – 154 с. На русск. яз.

Розглянуто комплекс питань, що пов’язані зі створенням, впровадженням та експлуатацією інформаційних систем, призначених для комплексної автоматизації діяльності підприємств, а також деякі суміжні питання.

Призначено для студентів, що навчаються за напрямами «Комп’ютерні науки», «Менеджмент», «Економіка» та слухачів післявузівської системи всіх форм навчання.

Рассмотрен комплекс вопросов, связанных с созданием, внедрением и эксплуатацией информационных систем, предназначенных для комплексной автоматизации деятельности предприятий, а также некоторые смежные вопросы.

Предназначено для студентов, обучающихся по направлениям «Компьютерные науки», «Менеджмент», «Экономика» и слушателей послевузовской системы всех форм обучения.

Ил. 24. Табл. 1. Библ. назв. 52.

ББК 32.973

© Д.Л.Орловский, 2002 © НТУ «ХПИ», 2002

2

3

4

Вступление

Одной из характерных особенностей нашего времени является широкое внедрение информационных технологий в различные сферы жизни. При этом не остались в стороне и вопросы, связанные с автоматизацией различных учетных и управленческих процессов. Программные продукты нового поколения – системы для автоматизации офисной деятельности, корпоративные системы, выполненные в технологии клиент/сервер, – позволили сделать качественный скачок в автоматизации финансово-хозяйственной и производственной деятельности предприятий.

Новые подходы, базирующиеся на достижениях информационных технологий, предоставляют такие возможности для учета и управления, о которых руководители еще недавно могли только мечтать. Среди них можно выделить следующие: автоматизация документооборота предприятия, в результате чего документы автоматически передаются от одного исполнителя к другому или на подпись руководителю, чем сводится к нулю возможность потери документов, контролируются сроки выполнения работ и т.п.; убираются внутрифирменные барьеры, что способствует более продуктивной работе коллектива; упорядочиваются вопросы, связанные с отчетностью и планированием и т.д. Кроме того, современные системы удобны и просты в работе, обладают «интуитивно понятным интерфейсом», учитывающим психологию людей. Работать с такой системой может даже человек, который не является профессионалом в области информационных технологий.

Таким образом, внедрение современных информационных технологий в процессы учета и управления является одним из важных направлений совершенствования системы управления предприятием. Однако процесс перехода к новым методам работы далеко не всегда может быть легким и простым, поскольку существует целый ряд проблем и вопросов, которые связаны с информационными системами и о существовании которых необходимо знать.

Данное пособие посвящено рассмотрению вопросов, связанных с созданием, внедрением и эксплуатацией информационных систем, предназначенных для комплексной автоматизации деятельности

5

предприятий, а также инструментарием и технологиями, поддерживающими эти направления. При этом понятие «предприятие» трактуется довольно широко и служит для обобщенного названия организаций и учреждений, занимающихся производством товаров и услуг, а также для обозначения разнообразных органов управления. Кроме того, рассмотрение этих вопросов привело к необходимости ознакомления с такими специальными вопросами, как системная интеграция и реинжиниринг бизнес-систем.

1.Основные задачи, возникающие при управлении предприятием, и автоматизация их решения

Как правило, при управлении современным предприятием, функционирующим в условиях рыночной экономики, на первое место выдвигаются задачи, связанные со сбором, хранением, обновлением, обработкой и выдачей информации, необходимой для управления предприятием как экономическим объектом и принятия управленческих решений. Решение таких задач возлагается на автоматизированные информационные системы.

При создании автоматизированных информационных систем исходят, прежде всего, из основных функций системы управления, для которой она создается. Считается, что производственная система управления (предприятие, промышленная фирма и т.п.) выполняет следующие основные управленческие функции: планирование, оперативное управление и регулирование, учет и анализ. Эти основные функции перекрывают и основные виды деятельности, такие, например, как материально-техническое снабжение, подготовка производства, финансы, кадры и т.п. Это влечет за собой распределение информации по уровням управления, структура которых приведена на рис. 1.1.

Типовой состав таких задач с точки зрения их экономического содержания включает следующие группы:

1)обработка отчетности;

2)расчеты потребностей в материалах по планам производства и нормам расхода материалов;

6

3) задачи оптимизации планирования и размещения производства, сводящиеся в основном к построению различного вида балансов производства и распределения продукции;

Рисунок 1.1 – Распределение информации по уровням управления

4)задачи оптимального текущего планирования производства и распределения заданий между производственными объектами;

5)сбор и обработка оперативной информации;

6)задачи управления запасами, включая оптимальное распределение между потребителями и оптимальное планирование заказов на пополнение запасов;

7)задачи моделирования процессов производства и материальнотехнического снабжения;

8)информационно-поисковые и справочные задачи (работа с массивами нормативов, оборудования, кадров, изделий, материалов, цен и т.п.);

9)задачи сетевого планирования и управления производством и т.д. Средства для решения таких задач можно (хотя и достаточно

условно) разбить на три группы:

7

1) интегрированные пакеты программ для автоматизации офисной деятельности и системы управления документами;

2)специализированные пакеты программ для автоматизации отдельных деловых процессов;

3)комплексные интегрированные приложения для управления деловыми процессами в масштабе предприятия.

Средства, относящиеся к первой группе, представляют собой пакеты программ, в состав которых входят, как правило, текстовый процессор, электронная таблица, система управления базами данных (СУБД) и набор вспомогательных программ (средства для подготовки презентаций, поддержка электронной почты и т.д.). Отличительной чертой средств этой группы является универсальность, т.е. возможность с помощью программ, входящих в пакет, решать различные задачи учета, анализа, делопроизводства и документооборота. В то же время следствием универсальности является определенная сложность программ, входящих в пакет, что требует от пользователей наличия специальной подготовки.

Приобретение офисных программных комплектов дает пользователям целый ряд преимуществ, наиболее весомыми из которых являются: общность интерфейса приложений, вхoдящих в комплект, высокая степень интеграции программ, низкая цена и менее жесткие (за счет использования общих модулей) требования к системным ресурсам. Общая ориентация подобных программных комплектов – автоматизация офисной деятельности (отсюда и нередко встречающееся в их названии слово office). Производители данных продуктов быстро движутся к созданию среды, способствующей коллективной работе пользователей.

На сегодня наибольшую известность получил интегрированный офисный пакет корпорации Microsoft, которая выпустила одновременно с операционной системой Windows 95 усовершенствованную 32-разрядную версию своего комплекса настольных приложений Office.

В состав этого интегрированного пакета входят следующие основные компоненты:

1)текстовый процессор Word;

2)электронная таблица Excel;

3)система управления базами данных Access,

8

а также такие вспомогательные средства, как средства для подготовки различных документов презентационного и отчетного характера (графики, диаграммы) и т.д.

Microsoft повысила степень интеграции между приложениями. В приложениях Office используется преимущество многопоточности операционных систем Windows 95/98 и Windows NT/2000. Так, например, редактируя документ Word, можно распечатывать другой документ в фоновом режиме. Как отмечает Билл Гейтс [6,7], офис будущего, это прежде всего – высочайшая степень интегрированности используемых программных компонентов и средств доступа к ним в процессе работы над каким-либо проектом. Вся необходимая для конкретного проекта информация сосредоточена в его «сценарии», представляющем собой целую рабочую область с соответствующими документами, данными о партнерах и графиком выполнения этапов проекта (например, начало и окончание обработки документов). С помощью специальной «мнемосхемы» легко ориентироваться во всех его элементах и выполнять работу, не запуская конкретные приложения и даже не зная, какие ресурсы компьютера при этом задействуются. Такой чисто объектный подход позволяет применять единый способ взаимодействия с системой при обработке документов любого типа.

Следующий шаг в интеграции – привязка всех действий к шкале времени. Календарный план дает возможность вернуться назад и узнать, какой именно документ редактировался в определенный день, когда он был создан, просмотреть существовавшую на тот момент версию и даже получить сообщение о наступлении какого-либо запланированного события (в частности, намеченного обсуждения данного документа).

Специалисты отделов автоматизации многих компаний, сотрудники которых столкнулись с необходимостью работы в различных системах управления документами, должны решить следующие вопросы: как справиться с потоком электронной информации, переполняющей локальные сети и накопители; быстро определить, где находятся документы, кто имеет к ним доступ и каким образом пересылать их от одного пользователя к другому. Совершенно очевидно, что без внедрения стандартов эффективно решить эти задачи невозможно.

9

Системы управления документами (СУД) являются средствами, решающими эти задачи. Они обеспечивают упорядоченную передачу документов в сети, удовлетворяющую требованиям конфиденциальности, быстродействия и надежности. В таких системах для графического ввода информации часто применяются сканеры. СУД следует отличать от программного обеспечения документооборота, которое определяет лишь путь движения документов.

В системах, использующих архитектуру клиент-сервер, в задачах управления документами появляется ряд дополнительных факторов. Пользователям предоставляются распределенные обработка и доступ, а также средства управления документооборотом и графического взаимодействия, т.е. круг обязанностей менеджеров значительно расширяется. Если же еще требуется обслуживать удаленных абонентов в регионах с различными часовыми поясами, их работа превращается в настоящий кошмар.

Стандартизация в какой-то степени помогает унифицировать разнородные компоненты СУД. Основными стандартами являются ODMA (Open Document Management API) и DMA (Document Management Alliance).

Первый из них обеспечивает совместимость прикладных программ. Второй, выпущенный в апреле 1995 г., создан на базе DEN (Document Enabled Networking) и Shamrock. Стандарт DEN поддерживают Novell и

отделение XSoft компании Xerox. Он определяет требования к программному обеспечению промежуточного уровня, которое служит интерфейсом между прикладным клиентским программным обеспечением и сервером архива электронных документов. Shamrock унифицирует структуру архивов документов масштаба предприятия. Эта спецификация принята IBM, софтверной фирмой Saros и рядом организацийпользователей, в частности Aetna Life & Casualty.

Популярность языка HTML (Hypertext Markup language), который используется для документов World-Wide Web, способствовала возрождению интереса к стандарту SGML (Standardized Generalized Markup language), разработанному Международной организацией по стандартизации (ISO).

10