Тайм-менеджмент Планирование и контроль времени - Берд П

Распределение заданий

Распределить обязательные виды деятельности просто, гораздо сложнее решить, что предстоит делать ежемесячно и ежедневно для того, чтобы работа выполнялась эффективно и в срок. Составьте полный список дел, которые вам предстоит выполнить для реализации каждого проекта. Так, если вы должны организовать конференцию, время ее проведения следует указать в годовом плане работы. Время на достижение договоренности с участниками и заказ необходимых материалов и оборудования включите в план на месяц. Далее решите, в какие недели вам предстоит выполнить соответствующие действия: подготовить тексты печатных материалов, заказать зал и т. д. Наконец, распишите по дням и часам подготовку и заказ рекламных объявлений, получение печатных материалов, обсуждение деталей с ответственными за работу технических средств.

Приблизительный расчет времени

Теперь, когда вы выяснили, чего хотите достичь, и определились с шагами, которые приведут вас к цели, необходимо вычислить, сколько времени вам потребуется для каждого из шагов. Не пытайтесь точно определить время, ограничьтесь обоснованным предположением. Допустим, вы записали для себя следующее:

1.Подготовка конференции (две недели).

2.Реорганизация сектора В (шесть месяцев).

3.Подготовка и выпуск брошюр (пять недель).

62

С чего начать?

Возможно, вы определились с собственными целями, но не знаете, с какой из них начать. Начните с той, работа над которой привнесет наиболее скорые изменения в вашу жизнь. Предположим, одна из ваших целей состоит в том, чтобы стать директором, и начало движения в избранном направлении немедленно скажется на стиле и распорядке вашей работы. Значит, начните именно с этого и пересмотрите свой рабочий график с включением в него соответствующих задач. Дополните полученный план задачами и мероприятиями, имеющими отношение к другим вашим целям, сообразуясь с разработанной системой приоритетов.

Классификация целей по степени приоритетности придаст вашей жизни упорядоченный характер.

Для различных аспектов жизни весьма полезным будет составление списков частных дел, обычно предваряемых императивом «выполнить». Их формирование помогает разбить крупные задания на конкретные действия и более эффективно производить расчет времени. Списки необходимых дел могут относиться к годовым, месячным, недельным и дневным периодам времени. Список дел на предстоящий день готовьте накануне вечером или первым делом с утра, включая в него все то, что вам предстоит сделать в течение дня. Не следует пытаться скрупулезно следовать пунктам подготовленного списка с поочередным выполнением каждого из них, поскольку в этом случае вам не удастся сделать свою основную работу. Определите приоритетность пунктов списка по следующим критериям:

64

1.Необходимо выполнить.

2.Желательно выполнить.

3.Было бы неплохо выполнить.

Оцените объем времени, который остается в вашем распоряжении после выполнения обязательной, заранее намеченной работы, и составьте реалистичный список частных дел, исходя из имеющегося остатка.

В первую очередь постарайтесь сделать то, что помечено вами цифрой «1», затем по возможности займитесь тем, что сделать желательно. Наконец, если останется время, сделайте что-то, что отнесено вами к третьей категории важности, но не слишком переживайте, если до этих дел руки так и не дойдут. При таком порядке работы над списками вы будете в первую очередь делать то, что для вас наиболее важно. Если к концу дня что-то из списка осталось несделанным, перенесите выполнение на следующий день (рис. 6).

Определение приоритетов в критической ситуации

При обычных обстоятельствах, как правило, имеется достаточно времени для оценки важности каждого задания и определения степени его при-

65

Рис. 6. Пример списка дел на день

оритетности. Вы без труда установите очередность работы над появляющимися на вашем столе документами (в главе 7 подробно описывается, как справляться с каждодневным оборотом бумаг). Но предположим, что ваша папка с входящими документами постоянно переполнена или что внезапный приток дел заставляет вас хвататься за голову. Если не удается достаточно быстро разобраться с навалившейся работой, ситуация чревата стрессом.

Оказавшись в подобном положении, во-первых, не паникуйте. Быстро рассортируйте накопившиеся бумаги по четырем стопкам — по степени срочности исполнения. Скажем, по следующим признакам:

срочно; в течение нескольких дней;

кследующей неделе;

кначалу месяца.

По тому же принципу классифицируйте все прочиедела. В итоге вы получите общий план работ. Начни-

66

те с того, что требует немедленного исполнения, затем беритесь за следующую стопку и так далее.

Такая логика действий применима ко всем ситуациям, когда работы оказывается выше головы, поскольку дает возможность быстро обрести контроль над ситуацией. Несколько разобравшись с делами, вернитесь к мыслям о более рациональной и эффективной системе организации работы с бумагами и своего труда в целом.

Страница недельного плана

Наиболее важными элементами системы управления временем являются страница недельного плана и список дел на день. На странице недельного плана излагается то, что вы хотите сделать на предстоящей неделе. В верхней ее части напишите свои задачи на неделю в порядке их приоритетности. Не стоит ставить себе больше задач, чем сможете реально выполнить, три — в самый раз. Ниже распишите все те шаги, которые позволят вам осуществить каждое из заданий, и определите их приоритетность в рамках соответствующей задачи. Напротив каждого пункта отметьте примерное время, которое потребуется на его выполнение, и день недели, в который предполагаете этим пунктом заняться (рис. 7). Теперь вы знаете, что вам нужно делать и на какие дни отнести выполнение дел в дополнение к необходимым функциям. При расчете сроков выполнения заданий старайтесь не отводить на них слишком много или слишком мало времени. Если отведете слишком много, то растянете работу на заранее установленный период; если слишком мало, будете вынуждены перенести завершение дела на

67

Списки дел на день

В начале каждого дня перед вами будет список того, что вам предстоит сделать. Что-то будет перенесено вами с предыдущего дня, что-то появится в процессе сегодняшней работы. Занимайтесь этими делами между выполнением основных своих функций, справляясь с задачами, установленными вами на неделю, и основными своими целями. Используйте таблицу, о которой шла речь в главе 2, оценивая дела по их срочности и важности. В вашем дневном графике они должны быть классифицированы по степени приоритетности.

Не забывайте о следующем:

оставляйте для важных дел значительные промежутки времени; меняйте рабочий график так, чтобы он соот-

ветствовал первоочередным вашим делам; оставляйте резерв времени на непредвиденные события.

Сокращение непроизводительных затрат времени

Сформировав свой план, то есть заполнив ежедневник, руководствуясь упомянутыми списками дел, вы поймете, что масса времени прежде тратилась вами на разного рода малозначительные занятия, вроде перекуров с чашкой кофе в руках, разговоров с приятелями или чтения статей в журнале по бизнесу.

Ниже будет предложено немало советов по поводу того, как избавиться от привычек, связанных с бесплодной тратой времени, но уже сейчас вы

69

можете начать выяснять для себя, на что у вас уходит время без пользы для дела. Предположим, что обычно вы тратите много времени на чтение интересных, но необязательных статей в двух журналах, которые еженедельно доставляются вам на работу. Решите проблему путем ксерокопирования таких статей, и пусть копии дожидаются своего часа в портфеле; вы займетесь ими, когда вернетесь домой. Если не можете жить без чашки кофе и болтовни с коллегами, перенесите это на начало обеденного перерыва или совместите с поглощением своего первого сэндвича.

Уяснив, на что впустую уходит немалая часть рабочего времени, исключите непродуктивные занятия из своего привычного графика, совместив их с другими подобными и уделив такое время, которое действительно не занято выполнением основных, приоритетных для вас видов деятельности.

Отведите время на восстановление сил

Многие менеджеры впадают в другую крайность: они настолько увлечены идеей планирования времени, что не оставляют себе ни малейшего шанса расслабиться и пополнить запас сил. Вполне возможно так спланировать день, что вы будете постоянно чем-то заняты с момента утреннего пробуждения до момента отхода ко сну. Однако рациональное использование времени это нечто иное.

Ни один человек не сможет работать наилучшим образом в режиме нон-стоп. Каждый из нас испытывает потребность в личном времени, часто хочется просто побыть в тишине наедине с самим собой. Это время восстановления сил, эмоциональной и физической релаксации, пополнения запа-

70

сов внутренней энергии. Если в течение дня будете себе в этом отказывать, то в конце концов ощутите упадок сил, станете менее эффективно работать и рискуете подвергнуться стрессу.

Каждый расслабляется по-своему. Лично я люблю почитать книгу, прогуляться или разгадать кроссворд. Вы, возможно, предпочитаете аэробику, телевизор или медитацию. Как бы то ни было, внесите свой излюбленный способ релаксации в план дня. Загруженный работой менеджер, возможно, захочет в течение 20 минут спокойно посидеть в конференц-зале, почитать книгу или просто поразмышлять. Нельзя недооценивать важность этого компонента дня.

Когда заниматься планированием

Вносите сведения о встречах и других обязательных мероприятиях в свой ежедневник или органайзер немедленно по достижении соответствующей договоренности. В начале года внесите в ежедневник максимальное число сведений о будущих делах и далее пересматривайте запланированное ежемесячно и еженедельно с учетом своих приоритетов на данный конкретный период времени. С утра или вечером предыдущего дня дополняйте почасовые графы на день и составляйте список дневных дел.

Учитывайте возможность возникновения непредвиденных обстоятельств

Не думайте, что как вы распланировали свой день, так оно и будет, ничто не изменится и всякие

7!