Тайм-менеджмент Планирование и контроль времени - Берд П
..pdf
Резюме
Умение говорить «нет» является одним из наиболее важных приемов техники управления временем. Отвечайте положительно только на те просьбы, которые соответствуют вашим приоритетам. Говорите «нет» вежливо, но твердо, для чего можете воспользоваться приведенными в этой главе примерами. Если ваше «нет» не производит впечатления на собеседника, повторяйте одно и то же во множестве вариантов, пока до человека не дойдет смысл ваших слов. Выражайтесь определенно и не забудьте поблагодарить за предложение, если оно того заслуживает. Согласуйте с боссом объем и график выполнения дополнительных заданий. По возможности помогайте коллегам, но не в ущерб собственной работе.
Чем меньше бумаг, тем больше экономия рабочего времени. В этой главе развеивается миф о безбумажном офисе и объясняется, как сократить количество бумаг до абсолютного минимума. В ней же поясняется, как быстро и эффективно работать с входящими документами и корреспонденцией и как уменьшить количество вырабатываемой вами самими бумажной продукции.
Миф о безбумажном офисе
Большинство людей в наше время работают с прекрасной техникой: с компьютером, ксероксом, факсом. Они, безусловно, облегчают жизнь, но есть одна вещь, которая им не под силу, — сократить количество бумаг, с которыми приходится иметь дело.
И тем не менее миф о безбумажном офисе удивительно живуч. В теории все просто: техника делает бумаги ненужными. Мы можем общаться по телефону, факсу, электронной почте. Бумага здесь лишняя. Но почему тогда она по-прежнему вокруг нас?
Ответ прост: мы делаем бумагу атрибутом своей работы, неважно, нужна она нам или нет. Мы на-
143
бираем письма и другие документы на компьютере и затем распечатываем по многу экземпляров. Мы звоним по телефону, а затем высылаем письменное подтверждение. Когда звонят торговые агенты, мы отделываемся от них, требуя выслать подробное предложение по почте. Мы отправляем сообщения по электронной почте, а затем распечатываем полученные ответные послания. Снимаем копии со множества документов и писем, ведь это так просто! Высылаем эти копии другим людям с пометкой «Для архива» или «Для сведения». И сами получаем в ответ не меньшие кипы бумаги. Куда мы все это деваем? Впихиваем в папки и шкафы, складываем на стеллажи, на пол, на полки, заполняя бумагами все свободное пространство. Но бумаг всегда больше, чем места.
Какие бумаги вам нужны?
Возможно, вы один из тех аккуратистов, вокруг которых не увидишь ни одного листочка бумаги. Даже если это так, все равно среди тех листков, которые вы столь бережно убрали на отведенное для них место, наверняка есть ненужные.
Прежде чем двигаться дальше, попытайтесь определиться, для чего вам нужны бумаги. Возможно, вы держите их по каким-то приведенным ниже причинам:
для справки; ради интереса;
абсолютно необходимы для работы; без конкретной цели, просто не знаете, куда деть;
бумаги этого источника непременно хранятся;
компания требует иметь все бумаги в трех копиях; могут пригодиться;
чтобы почитать, когда будет время; для передачи коллегам.
На самом же деле большинство хранимых бумаг бесполезны. Немного поразмыслив, вы сможете либо совсем освободиться от них, либо существенно сократить их количество.
Бумаги, которые следует хранить
Некоторые бумаги слишком важны, чтобы их можно было выбросить. Например, вы должны хранить юридическую, а также финансовую документацию за последние семь лет. Некоторые собственные документы и документы компании следует сохранять для справки. Если не знаете, какие именно бумаги относятся к этой категории в вашей компании, проконсультируйтесь со своим непосредственным начальником. Обычно такие документы можно передать на хранение в централизованный архив.
Далеко не всегда бумаги заслуживают к себе того внимания, на которое претендуют. Если не видите смысла в хранении каких-то документов и компания не может вразумительно объяснить, почему их
следует сохранить, считайте, что они бесполезны. Вы высвободите для себя и для компании массу пространства!
Чистое рабочее место — производительное рабочее место
Чем с большим количеством бумаг вам приходится иметь дело каждый день и чем большее их число вы храните, тем труднее вам работать эффективно. Время тратится не только на работу с бумагами, но и на поиски того, что вам нужно. Вы знаете, что контракт где-то здесь, но где именно? Вместо того чтобы немедленно им заняться, вы тратите время на его поиски. В среднем офисные работники теряют около часа в день на поиски нужных бумаг.
Потому соблюдайте главные требования: меньше бумаг, быстрая и эффективная работа с ними и чистое рабочее место. Это поможет вам экономить время и совершенствовать технологию своего труда.
План расчистки территории
Лучшее начало решения проблемы — немедленное начало. Найдите в своем графике по крайней мере полчаса свободного времени. Не пытайтесь решить вопрос за один прием, рассчитывайте закончить работу за несколько дней. В противном случае вы только устанете и будете корить себя за «бесполезно» потраченное время.
146
Для начала подготовьте необходимый инвентарь:
одну или несколько больших корзин для мусора; четыре вместительные картонные коробки; этикетки;
папки и скоросшиватели; маркеры.
Прежде чем приступать к сортировке, снабдите коробки этикетками с надписями «Непонятно», «Для передачи», «В работу» и «Архив». Коробка с надписью «Непонятно» будет заполняться бумагами, с которыми вы не знаете, что делать, или даже для чего они вообще нужны. Со временем вы найдете им место или применение, а пока что пусть полежат в этой коробке.
Бумагами из коробки «Для передачи» предстоит заниматься кому-то другому. Бумаги в коробке «В работу» требуют вашего персонального внимания и являются собственно вашей работой. В коробке «Архив» будут храниться те бумаги, которые непременно должны быть сохранены. Понятно, что просто бумажный хлам отправляется прямиком в корзину.
Суть технологии разбора бумаг заключается в их сортировке одна за другой. В некоторых книгах предлагается очистить стол от всего лишнего и затем заниматься каждым отдельным документом. Между тем гораздо проще изначально работать системно, а не переносить проблему с рабочего стола на пол вокруг него.
Возьмите в руки первую же бумагу, которой коснулись. Внимательно ее просмотрите. Вам предстоит сделать выбор между последующей работой с ней, передачей другим, хранением и отправкой в корзи-
147
ну. Положите бумагу в соответствующую коробку или бросьте в корзину. Необходимо ясно представлять себе значение каждой бумаги. Если не можете решить, что с ней делать, положите в коробку «Непонятно». Позже разберетесь и с ее содержимым.
Исследуйте территорию вокруг рабочего стола, не оставляя без внимания ничего бумажного, включая журналы, буклеты годовых отчетов, офисные принадлежности, книги и т. д. Все разместите на соответствующих местах, в том числе на полках и стеллажах. Если у вас много журналов, вырвите из них нужные статьи, а остальное выбросьте. Канцелярские принадлежности положите в ящик стола. Продолжайте уборку, пока стол не станет свободным от бумаг.
Что следует иметь на рабочем столе?
После избавления от всего бумажного на вашем рабочем столе может остаться что-то или даже все из перечисленного ниже:
компьютер;
факс;
сканер; карандаши и ручки;
фотографии в рамках; телефонный аппарат; автоответчик; чашка для кофе или чая; что-то из пищи;
пластиковые лотки для бумаги; часы; сувенир;
зажимы для бумаг, ластики, кнопки и т. д.; пресс-папье; ежедневник; электронный органайзер.
По возможности уберите со стола большую часть электронного оборудования, за исключением компьютера и телефона. Впрочем, системный блок может переместиться на пол, а вот сканер и факс лучше поставить на другой стол. Когда не пользуетесь электронным органайзером, запирайте его в ящике стола. Попросите технический отдел подключить ваш компьютер к локальной сети, чтобы вы могли пользоваться общим принтером. Также попросите установить на ваш компьютер встроенную факс-карту. Горизонтальный сканер вполне может разместиться в безопасном месте на полу.
Если выдвижных ящиков в вашем столе немного, нет тумбы с дверцей или если они вас не устраивают, найдите то, что вам нужно. Если это невозможно, проявите фантазию. Например, закатите под стол тумбу с ящиками для канцелярских принадлежностей и прочих мелочей.
Ручки, карандаши, скрепки пусть отправляются в пластиковый пенал или настольный прибор, а все остальное: степлер, блокноты, линейка — в ящик стола.
Когда установите на столе необходимое оборудование, уберите с него все прочее. Игрушка на столе, возможно, весьма забавна, однако не добавляет рабочему месту делового вида. Заберите ее домой и позабавьте домашних. Чашки, продукты и другие чужеродные предметы должны находиться на подобающем месте. Возьмите себе за правило немедленно убирать их со стола, как только заканчиваете
149
с едой и питьем. Да и вообще, стоит ли питаться на рабочем месте?
Вам, возможно, регулярно дарят сувенирные пресс-папье и другие рекламные безделушки. Пользуйтесь последним подаренным пресс-папье, а остальные раздайте своим сотрудникам. Рекламные сувениры унесите домой или выбросьте.
Было бы жестоко лишать вас всякой возможности как-то персонализировать свое рабочее место. Всем нам хочется чувствовать, что наш стол — это наш стол. Ограничьтесь семейной фотографией. Цветы пусть стоят на подоконнике или на полке.
Какие бумаги лежат у вас на столе?
Итак, вы на своем столе оставили только самые необходимые принадлежности и оборудование. Однако без бумаг на нем вам все же не обойтись. Что это за бумаги? Это, конечно же, документ, с которым вы в данный момент работаете. Все прочие находятся на своих местах. Книги — на полке, ежедневник — либо на столе, либо в ящике стола. Все остальное будет на столе лишним.
Поблизости от стола или в специальном ящике для файлов должны находиться необходимые для работы подборки документов, рассортированные по
150
дням, неделям и месяцам (как описывается далее в этой главе). В начале каждого дня, недели или месяца вам достаточно будет выбрать нужную папку, над материалами которой предстоит работать или с содержимым которой потребуется постоянно сверяться.
Куда деть все остальное?
Вернемся теперь к вашим четырем коробкам. Просмотрите содержимое коробки «Для передачи» и на каждом документе напишите имя человека, к которому он должен отправиться. Секретарь может заняться немедленной переправкой бумаг соответствующим адресатам. С коробкой «Архив» все ясно — поместите каждый документ в соответствующее досье. В коробке «В работу» находятся бумаги, с которыми вам необходимо как можно скорее поработать. Рассортируйте их в порядке приоритетности, вложите в папку, папку — на стол и займитесь ею, как только закончите с уборкой. Наконец, коробка «Непонятно». Если действительно не знаете, что делать с этими бумагами, скорее всего, хранить их нет смысла. Если не можете решиться выбросить ка- кую-то из бумаг, попросите секретаря или коллегу просмотреть ее и предложите принять самостоятельное решение. Иногда имеет смысл переложить «грязную» работу на других.
Статьи, вырванные из журналов для последующего прочтения, помещаются в отдельную папку. Положите папку в портфель и займитесь ее просмотром, когда выдастся свободная минута переходного времени: в ожидании приема, во время поездки в транспорте и т. д. Прочитав статью, выбросьте ее. Оставляйте только в том случае, если уверены, что к ней еще придется вернуться. Помните, что материа-
151