Тайм-менеджмент Планирование и контроль времени - Берд П

Времясберегающие технологии

Современные технологии существенно повлияли на характер использования переходного времени. Сегодня значительную часть работы можно выполнять вне стен офиса.

Диктофон

Это, бесспорно, удобное для составления писем и служебных записок устройство (позже секретарь оформит их в надлежащем виде) также может использоваться вместо блокнота для фиксирования мыслей.

Портативный компьютер

Портативные компьютеры очень удобны, в частности для использования в поездах и в периоды пребывания в отелях. По возможности подключайте компьютер к сети, поскольку его аккумуляторов хватает, увы, лишь на несколько часов работы, а потому они нуждаются в частой подзарядке.

Карманный компьютер и электронный органайзер

Пожалуй, наилучшими инструментами являются карманные компьютеры и новые многофункциональные электронные органайзеры. Они не только позволят вам заниматься своим ежедневником (календарным планом), но и обладают достаточно развитыми возможностями по обработке текстов, а потому вы сможете набрать на них небольшую статью или служебную записку. Далее текст может быть

92

либо распечатан, либо переправлен в офис на компьютер секретаря. Некоторые устройства допускают подключение к мобильному телефону и обладают емкими элементами автономного питания.

Как переносные, так и карманные компьютеры и электронные органайзеры, оснащенные высококачественными программами обмена электронными сообщениями, позволят вам пользоваться всеми преимуществами выхода в Интернет. Вы сможете без труда знакомиться с содержимым своего электронного почтового ящика, который в течение дня может постоянно заполняться, а также своевременно отвечать своим корреспондентам. При наличии большего количества времени можно поискать в Интернете информацию по проекту, над которым в данное время работаете.

Магнитофон

Магнитофон (не диктофон, в котором используются мини-кассеты) удобен в поездках. При наличии персонального стереоплейера или автомагнитолы вы имеете возможность прослушивать в дороге аудиоверсии книг для менеджеров и по менеджменту, изучать иностранный язык, снижать уровень стресса с помощью соответствующих записей — например, с аутотренингом, — наконец, просто слушать музыку и расслабляться.

Сверхурочная работа

Многие бизнесмены пытаются повысить эффективность своей работы за счет использования неурочного времени: берут работу на дом, занимают-

93

ся делами во время отпуска. После напряженного трудового дня в офисе они приходят домой и, поужинав, проводят за работой еще час-другой. Во время отпуска норовят вновь окунуться в дела, внезапно исчезают, чтобы сделать несколько звонков или поработать над бумагами.

Если и вы поступаете так же, то есть повод пересмотреть свои подходы. Такое поведение не только повышает вероятность стресса, но и несправедливо по отношению к семье. Даже если вы живете один, вам необходимо время для отдыха и развлечений. В противном случае вы не сможете работать

вполную силу тогда, когда это необходимо, то есть

врабочие часы.

Было бы ошибкой категорично утверждать, что брать работу на дом нельзя. Но когда вновь окажетесь в подобной ситуации, подумайте, а нельзя ли переделать эти дела в рабочие часы или вообще от них отказаться. Отмечайте про себя, чем могли бы заняться вместо взятой на дом работы, а кроме того, задайтесь следующими вопросами:

мог бы кто-то другой разобраться с этими вопросами?

нужен ли вам этот документ (статья, книга) полностью?

можно ли заниматься этим делом в переходное время?

нужно ли вообще им заниматься?

В итоге вы, возможно, обнаружите, что по крайней мере половину того, что делаете дома, можно бы было сделать на работе.

Если вам все же приходится брать работу на дом, отводите ей строго определенное время. Дайте себе,

94

скажем, один час, а потом решительно откладывайте дела. Или возьмите обязательство посвящать внеурочной работе не более трех часов в неделю. Каким бы ни было ваше решение, не позволяйте работе лишать вас личной жизни.

То же касается и отпуска. Близкие не оценят вашего рвения, если вместо того, чтобы проводить с ними время на пляже, вы, обложившись бумагами, будете сидеть в номере отеля. Опять же необходимы ограничения. Иногда действительно приходится прихватывать работу с собой на отдых. Дерек, старший менеджер, всегда имеет при себе в период отпуска материалы для чтения. Но он ограничивает работу с ними одним или двумя вечерами, непосредственно предшествующими выходу на работу. К тому времени он уже успевает в полной мере насладиться общением с семьей, чувствует себя отдохнувшим и набравшимся сил. Последние же два вечера он использует на то, чтобы облегчить себе переход к напряженному рабочему графику.

Если видите, что постоянно загружены работой дома, воспользуйтесь советами этой книги, чтобы переосмыслить характер использования рабочего времени. Серьезно задумайтесь над тем, в достаточной ли мере вы делегируете какие-то из своих функций. Сегодня очень популярен термин «наделение полномочиями». Успешно действующие руководители позволяют членам персонала принимать на себя столько ответственности, сколько они реально способны нести. Как следствие люди проявляют целеустремленность в работе, а сами руководители получают возможность обратиться к наиболее серьезным вопросам своей компетенции (об искусстве делегирований читайте в главе 10).

95

В этой главе рассказывается о том, как начать, когда очень не хочется. В ней разъясняется, что такое промедление, почему люди медлят и как с этим бороться. В главе приводятся практические советы по преодолению нежелания приниматься за дело.

Без начала не будет и конца

Промедление есть следствие склонности под любым предлогом оттягивать с началом какого-то действия. Все мы без труда находим, чем заняться, лишь бы не делать то, что нужно. А не выпить ли еще одну чашку кофе, не почитать ли газету или посмотреть телевизор, не прояснить ли лишний раз в разговоре с боссом детали предстоящего проекта? Хорошо известные и весьма популярные способы «тянуть резину». А между тем вся эта гора писем на рабочем столе требует вашего немедленного внимания.

Проблема же состоит в том, что работу все равно придется делать, а если вы постоянно ее от-

98

кладываете, то рано или поздно будете пытаться втиснуть целиком в очень ограниченные временнбе рамки. Такая ситуация ввергнет вас в еще большее уныние. И когда вы достигнете этой стадии, единственный путь к выполнению работы будет лежать все через то же ее начало.

Обыкновение медлить чревато с легкостью перерасти границы временного явления и превратиться в устойчивую привычку. Почему же мы медлим с выполнением работ? Объяснений можно привести несколько:

страх потерпеть неудачу; отсутствие интереса к заданию;

наличие более увлекательных занятий; нехватка времени; обескураженность характером работы;

незнание того, как выполнить работу; предъявление очень высоких требований к самому себе; намерение слишком много взять на себя; усталость;

неуверенность в необходимости работы; отсутствие определенности в конечных целях; наличие других беспокоящих вас проблем.

Список можно продолжить, а причины, по которым люди медлят с началом работы, вполне вероятно, у каждого будут свои.

Некоторые из причин имеют общие основания. Так, общее между страхом перед возможной неудачей и предъявлением к себе очень высоких требований состоит в ощущении собственной неспособности выполнить работу достаточно хорошо. Обескураженность характером работы, непонимание того,

99

как ее делать, и неопределенность в целях означают, что вы плохо представляете себе, как следует браться за выполнение такого задания. Нехватка времени и намерение слишком много на себя брать свидетельствуют о дефиците организационных навыков. Если мысль о задании наводит на вас тоску, если вы считаете его малозначительным и у вас есть более интересные дела, то вам стоит пересмотреть свое отношение к данной работе как таковой. Если же вы ощущаете усталость или озабочены другими проблемами, значит, пришло время заняться этими проблемами вплотную.

Катрин, менеджер небольшой типографии, — типичная волынщица. Объем возложенных на нее обязанностей представляется Катрин невыполнимым, что и заставляет ее постоянно откладывать дела «на потом». Она часто подолгу задерживается на работе, поскольку в течение дня привычно медлит с началом многих дел. Ворох требующих внимания бумаг на столе приводит Катрин в ужас, и минует много чашек кофе и не меньше разговоров с персоналом, прежде чем она обратится к бумажной работе в своем кабинете. На остальных работников такая ситуация действует не лучше, поскольку им приходится самим добиваться от менеджера инструкций и буквально заставлять ее оформлять необходимые документы. Работа угнетает Катрин, она чувствует себя безнадежно увязшей в трясине дел.

К счастью для вас и для Катрин, как бы и по каким бы причинам вы с делами ни тянули, способы выправления ситуации одни те же:

приступайте к работе немедленно; определитесь, что конкретно вы должны сделать;

100