Информационные системы в экономике В 2-х ч. Ч2. Практика - Карминский A.M., Черников Б.В

•состав процедур обработки данных (в органах управления и на рабочих местах), которые позволяют на этой основе определить со­ став функций автоматизированных рабочих мест для персонала;

•формы отображения используемой информации;

•критерии полноты выполнения управленческих процедур и решаемых задач;

•информационные связи органов управления и их структурных подразделений;

•количественные характеристики потоков информации: объемы поступающей, обрабатываемой, хранимой, передаваемой информа­ ции, изменение этих характеристик во времени, единицы измерения, грифы конфиденциальности информации.

Таким образом, состав информации, который необходимо собрать

входе обследования объектов, формируется на основе функциональ- но-задачного подхода к описанию объектов и процессов управления, в результате которого формируется схема решения задач управления должностными лицами.

3.3.3. Документирование информации при обследовании

Вследствие значительной сложности обследуемых систем управ­ ления, которые относятся к классу систем организационного типа, и больших потоков информации, циркулирующих в системах в процес­ се ее функционирования, необходимо обеспечить удобство представ­ ления и обработки собранной в процессе обследования информации.

Для решения этой задачи применяются два подхода.

1. Использование унифицированных форм представления резуль­ татов обследования. Подобный подход позволяет:

•упростить согласование и процедуру передачи результатов работы одних специалистов другим;

•обеспечить взаимозаменяемость специалистов в процессе ра­ боты по обследованию предприятия;

•формировать однотипное представление информации и ввод корректировок;

•сократить время на контроль качества выполнения каждого этапа обследования.

2. Представление результатов обследования в графической фор­ ме, обеспечивающее следующие возможности:

•с меньшими временными затратами выяснить специфику про­ цессов, происходящих в системе;

•быстрее, полнее и точнее определить характер связей между объектами, функциональными группами;

•отобразить последовательность действий должностных лиц;

•выявить однородные структуры на разных объектах и при решении различных функциональных задач;

•осуществить машинную обработку результатов обследования. Полнота информации об объектах и системе управления и сте­

пень ее детализации в значительной мере обеспечиваются выполне­ нием рекомендаций по представлению результатов обследования на всех его этапах. Рекомендации разрабатываются в виде методических указаний, формулируемых для каждого этапа. Группа обследования пользуется в своей работе следующими рекомендациями.

1. Структурная схема системы управления содержит все объекты, подлежащие обследованию, направления прямого функционального и оперативного подчинения, направления информационного обмена. На схеме изображаются, кроме того, все взаимодействующие объек­ ты управления, с которыми ведется обмен информацией. Структур­ ная схема объекта управления представляется с детализацией до функциональных групп. Указываются все устойчивые информацион­ ные связи между функциональными группами, количество должно­ стных лиц в группе на период повседневной деятельности и нештат­ ных ситуаций. Форма представления информации может отражать связи между структурными подразделениями без указания должно­ стей и количества сотрудников (рис. 3.6). Неустойчивые информаци­ онные связи могут отображаться пунктирными линиями.

Полнота представления информации обеспечивается тем, что ко­ личество структурных схем типовых объектов должно соответство­ вать количеству объектов, обозначенных на структурной схеме сис­ темы управления предприятием, т.е. структура и связи определяются для каждого элемента обобщающей схемы.

2. Для разработки и изображения оперативного и функциональ­ ного алгоритмов управления используется аппарат теории графов. Процесс управления при решении конкретной задачи в системе фор­ мируется по объектам и системам управления в виде графа выпол­ няемых мероприятий (операций).

Рис. 3.6. Вариант представления структуры предприятия

Начало каждого мероприятия на любом объекте инициируется по­ ступлением документа, указания или другого сообщения, требующего определенных действий. Завершение мероприятия характеризуется также выдачей документа или информации на другой объект. Дуги между узлами графа показывают направления движения документов (информации). В таком варианте форма представления информации схожа с маршрутно-технологической картой. Недостатком подобного способа является недостаточная наглядность отображения параллель­ ных процессов.

Более наглядным является метод представления информации при обследовании процесса решения управленческой задачи в таблич­ но-матричной форме (рис. 3.7).

Аналогичным образом представляется функциональный алгоритм управления. При этом учитывается состав функциональных групп (ФГ), принимающих участие в решении задач. Функциональные груп­ пы не обязательно должны быть постоянными.

Они могут формироваться лишь на время выполнения работ по решению конкретной управленческой задачи. Вполне понятно, что такой учет целесообразен только для повторяющихся задач. Форма представления результатов обследования для этого случая отражена на рис. 3.8.

Кроме схем оперативного и функционального алгоритмов пред­ ставляются соответствующие таблицы, поясняющие и характери­ зующие работы на объектах. В качестве примера на рис. 3.9 приведен вид таблицы показателей выполнения частных задач.

Рис. 3.9. Способ документирования показателей выполнения частных задач

3. Описание состава информации и ее характеристик дано в виде таблиц (рис. 3.10) с приложением к ним образцов конкретных доку­ ментов. Это в совокупности с оперативным и функциональным алго­ ритмами составит информационный алгоритм управления. Этот алго­ ритм должен дать наиболее полное представление о составе информа­ ции, используемой при управлении, об операциях по ее преобразова­ нию, способах и методах проведения расчетов.

Характеристика информации

Рис. 3.10. Форма представления характеристики информации

Правильное оформление характеристик информации необходимо для полноценного анализа всех факторов, которые принимаются во внимание при решении задач персоналом предприятия, а также для проведения мероприятий по защите информации от несанкциониро­ ванного доступа.

ект в России, уже имеет ряд внедрений систем управления предпри­ ятием в других странах. Если решение еще не принято, то встает не­ легкий вопрос выбора принципа, по которому будет организовано функциональное тиражирование.

Полностью самостоятельное внедрение. Выбор такого подхода подразумевает практически полную свободу действий для проектной команды. Внедрение осуществляют исходя из требований российского бизнеса и руководствуясь лишь общими принципами и разработанны­ ми на других внедрениях стандартами. Как правило, предполагается развертывание ИТ-инфраструктуры в российском офисе компании. Такой подход дает возможность принимать решения, оптимальные относительно требований российского бизнеса и законодательства. Однако выбор данного подхода не позволяет воспользоваться разра­ ботками и решениями внедрений в зарубежных филиалах. Кроме того, по завершении внедрения возникает необходимость самостоятельной поддержки как программного, так и аппаратного обеспечения, что не­ избежно повлечет за собой дополнительные расходы.

Наращивание и адаптация шаблона. Отличие данного подхода от описанного выше заключается в том, что команда внедрения исполь­ зует функциональный шаблон, разработанный для локальных пред­ ставительств международной компании. Применение готовых нара­ боток может привести к сокращению времени внедрения, но вместе с тем часть его будет потрачена на ознакомление команды с функцио­ нальностью шаблона. Достоинством данного подхода является по­ вышение уровня унификации локальных систем по сравнению с са­ мостоятельным внедрением. Необходимость локальной поддержки системы по завершении проекта остается по-прежнему актуальной.

Подключение российской системы к системам, внедренным в других странах. Многие компании идут на затраты по созданию кор­ поративного центра поддержки системы управления предприятием, где располагается аппаратное обеспечение, используемое всеми представительствами. Такой подход позволяет централизовать под­ держку пользователей, разработку и внедрение в новых странах. Он оптимизирует ресурсы на поддержание и тиражирование системы, позволяя при этом воспользоваться наработками, апробированными в других филиалах. Однако остро встает вопрос об учете локальных требований бизнеса и законодательства в свете их совместимости с корпоративными стандартами настроек. Уровень поддержки, который может обеспечить корпоративный центр, оказывается выше, чем в

первых двух вариантах, за исключением случаев перегрузки службы поддержки пользователями из других стран и возникновения языковых проблем. Недостатком подхода являются жесткие рамки корпоратив­ ных стандартов, в которые зачастую бывают поставлены консультан­ ты, теряющие возможность свободно менять настройки, влияющие на работу системы в целом. Согласование даже незначительного измене­ ния со всеми заинтересованными сторонами может требовать ощути­ мых затрат времени.

Исходя из перечисленных выше вариантов функционального ти­ ражирования можно сделать вывод о необходимости пристального внимания к организации проектной команды.

При функциональном тиражировании, как, впрочем, и при тради­ ционном внедрении, в команду внедрения включают обычно и опыт­ ных сотрудников компании-заказчика, и внешних консультантов по бизнес-процессам и функциональности системы. Оптимальная ком­ бинация знаний специфики бизнеса и опыта внедрения системы по­ зволяет добиться наилучших результатов. При проведении функцио­ нального тиражирования в проектной команде появляются дополни­ тельные роли - менеджеры по интеграции. В обязанности этих специалистов входит контроль за локально проводимым внедрением применительно к функциональности модели в целом.

Менеджер по интеграции, обладая всей полнотой ответственности, должен проанализировать конфигурацию и дополнительные разработ­ ки с тем, чтобы функциональность, примененная в России, не проти­ воречила конфигурации, выполненной в других странах. Это особенно важно, когда речь идет о настройках, не позволяющих разделение функциональности по компаниям. Необходимо, особенно на заключи­ тельных стадиях проекта, обеспечить оперативную реакцию на запро­ сы, помня, что даже разница во времени между странами может сыг­ рать весьма негативную роль. Кроме того, менеджер по интеграции, имея опыт работы с определенной моделью системы для международ­ ной компании, может предложить альтернативные решения по функ­ циональности или адаптации разработанной для другой страны про­ граммы. По завершении проекта такой специалист выступит в качестве связующего звена между сотрудниками локального представительства компании и централизованной группой поддержки.

Вместе с тем особое место отводится ключевым пользователям, работающим в команде проекта на всех этапах внедрения. Возвраща­ ясь к своим повседневным обязанностям, они, кроме того, способны

оказать поддержку остальным сотрудникам компании, что ускоряет получение помощи и избавляет централизованную службу поддерж­ ки от элементарных вопросов.

3.4.2. Учет российской специфики при внедрении западных систем

Переходя от организационных вопросов адаптации западной мо­ дели системы управления к российской специфике и функциональ­ ным аспектам, можно выделить области, в которых, как правило, возникают существенные расхождения.

Разница в отчетных периодах. Общеизвестно, что согласно рос­ сийскому законодательству финансовый год начинается в январе и разбивается на 12 периодов, соответствующих календарным месяцам. В большинстве стран компании вправе определять отчетные периоды самостоятельно, и они зачастую смещают начало финансового года относительно календарного или изменяют продолжительность отчет­ ных периодов, что приводит к необходимости повторения их закрытия.

Многие западные системы (например, SAP R/3 или BAAN) по­ зволяют поддерживать специальную Главную книгу с автоматиче­ ским переносом в нее бухгалтерских документов и последующим получением отчетности по альтернативному набору отчетных перио­ дов, но использование данной функциональности достаточно трудо­ емко как в плане конфигурации, так и в аспекте дальнейшей под­ держки системы.

Еще одним возможным решением является использование только основной Главной книги с одним набором периодов, что требует эмуляции альтернативного набора, подразумевая перепрограммиро­ вание пакета российской или международной отчетности на работу с диапазоном дат, а не отчетных периодов. В этом случае требуется разработка дополнительной проверки, запрещающей ввод докумен­ тов в период, закрытый "логически", но не закрытый реально в сис­ теме в связи с необходимостью вводить документы в основной пери­ од, перекрывающийся с закрытым альтернативным. При меньшей трудоемкости такой подход имеет и недостатки - снижение контроля над процессом закрытия, замедление получения отчетов.

Вообще говоря, невыполнение требования по разнесению отчет­ ных периодов может оказаться несущественным относительно фи-