ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПРОМСТРОЙ» АЛЬБОМ		УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО «ПРОМСТРОЙ» ______________А. С. Петров ______________2011 г. Печать
___________	№ _________
г. Тюмень
унифицированных форм документов, применяемых в отделе кадров

1 Общие положения

1.1 В настоящий альбом включены унифицированные формы документов, применяемые в отделе кадров ООАО «ПРОМСТОРОЙ».

1.2 Альбом унифицированных форм документов, применяемых в отделе кадров является:

-справочником, содержащим в упорядоченном виде наименования форм журналов по организации труда, используемых в работе предприятия;

-средством осуществления оперативного поиска необходимых форм журналов по организации труда;

1.3 Альбом является дополнением к Табелю унифицированных форм отдела кадров.

1.4 Альбом унифицированных форм журналов по организации труда предполагает унификацию форм журналов, необходимых в работе отдела кадров.

1.5 Унификация форм документов отдела кадров подразумевает:

-определение информации, необходимой и достаточной для решения конкретных задач управления;

-установление оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы журнала, исключение дублирующих и неиспользуемых показателей.

1.6 Альбом унифицированных форм документов, применяемых в отделе кадров выполняет роль учетного документа, обязательного для применения работниками отдела кадров.

1.7 Порядок расположения форм журналов в Альбоме соответствует Табелю унифицированных форм документов.

1.8 Разработка, ведение, внесение изменений в Альбом унифицированных форм документов, применяемых в отделе кадров, а также контроль за его применением осуществляется специалистом отдела кадров, который отвечает за поддержание Альбома в актуальном состоянии.

1.9 Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

1.10 Форматы бланков документов, указанных в альбоме унифицированных форм документов, применяемых в отделе кадров, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

1.11 При изготовлении бланков на унифицированных форм документов, применяемых в отделе кадров допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

1.12 При подготовке и оформлении унифицированных форм документов отдела кадров следует руководствоваться требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», инструкцией по кадровому делопроизводству в ООАО «ПРОМСТРОЙ».

1.13 Альбом унифицированных форм унифицированных форм документов, применяемых в отделе кадров утверждается один раз в пять лет, изменения и дополнения вносятся по мере необходимости приказом генерального директора.

1.14 Настоящий Альбом вступает в силу с ____________________ .

2 Инструкция по применению и заполнению унифицированных форм документов

План работы отдела на квартал

План работы отдела на год

План работы отдела - это организационный документ постоянного действия. Он регламентирует на определенный период времени не только выполнение мероприятий, но и определяет ответственность работников отдела за осуществление ими функциональных обязанностей в соответствии с этими мероприятиями.

Деятельность отдела осуществляется в соответствии с перспективными (на год) и текущими (на квартал) планами работы.

План оформляется на общем бланке отдела и содержит следующие реквизиты:

- Наименование организации;

- Наименование вида документа;

- Дата документа;

- Регистрационный номер документа;

- Гриф утверждения документа;

- Место составления или издания документа;

- Заголовок к тексту;

- Текст документа;

- Подпись;

- Визы согласования.

Табель унифицированных форм документов отдела

Табель унифицированных форм документов организации - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы.

Табель составляется в табличной форме.

Табель оформляется в табличной форме и включает следующие графы:

1. Наименование формы документа. В графу вносится наименование документа, соответствующее названию унифицированной формы (ее условное обозначение).

2-3. Код формы документа проставляется в соответствии с ОКУД или в соответствии с локальным классификатором. В Табеле можно использовать только коды локальных (своих, применяемых только внутри организации) классификаторов; однако при представлении документов в государственные органы необходимо перейти на Общероссийские классификаторы (в частности, ОКУД). В Табеле целесообразно проставлять код формы документа как по ОКУД, так и по локальному классификатору.

4. Кем утверждена, дата утверждения. В графе указывается наименование государственного органа, утвердившего форму документа, вид правового акта, его дата и номер.

5. Периодичность. Отмечается периодичность создания документа (ежеквартальная, ежегодная, полугодовая, по мере необходимости и т.д.)

6. Подразделение организации, ответственное за подготовку документа. В графе проставляется наименование структурного подразделения организации, в котором создается документ.

7-8. Согласование (внешнее, внутреннее). В графе отмечается порядок согласования проекта документа: внешнее (со сторонней организацией); внутреннее (в самой организации). Указывается должность лица, с которым согласовывается документ. В наименование должности включается наименование организации или структурного подразделения.

9-11. Удостоверение (подпись; утверждение; печать). В графе указывается порядок удостоверения документа: подпись (указывается наименование должности лица, подписывающего документ); утверждение (графа заполняется в случае, если документ подлежит утверждению. Указывается должность лица, утверждающего документ или наименование соответствующего документа. Печать (графа заполняется в том случае, если на документе проставляется печать: гербовая или простая).

12. Примечания. В графу вносятся дополнительные данные в процессе ведения табеля, например: сведения об отмене формы документа, изменениях в процедуре ее согласования и утверждения и др.

Табель оформляется на общем бланке отдела и содержит следующие реквизиты:

- Наименование организации;

- Наименование вида документа;

- Дата документа;

- Регистрационный номер документа;

- Гриф утверждения документа;

- Место составления или издания документа;

- Заголовок к тексту;

- Текст документа;

- Подпись;

- Визы согласования.

Табель унифицированных форм документов, применяемых в отделе кадров, утверждается один раз в пять лет, изменения и дополнения вносятся по мере необходимости приказом генерального директора.

Альбом унифицированных форм документов Отдела

Альбом унифицированных форм документов отдела - это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности отдела.

Альбом оформляется на общем бланке отдела и содержит следующие реквизиты:

- Наименование организации;

- Наименование вида документа;

- Дата документа;

- Регистрационный номер документа;

- Гриф утверждения документа;

- Место составления или издания документа;

- Заголовок к тексту;

- Текст документа;

- Подпись;

- Визы согласования.

Отчёт о численности, составе и движении работников за 200_ год

Текст приказа должен быть написан грамотно, состоять из простых предложений, быть терминологически точным, с использованием "стандартных" словосочетаний и клише, свойственных официально-деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа "обратить внимание", "усилить контроль" и т. п.

Содержащиеся в проекте приказа поручения должны быть увязаны с ранее изданными распорядительными документами: иметь ссылку на них, отменять или оговаривать их корректировку.

Наименования органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений, упоминаемых в тексте, должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их написанием. Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами.

Приказы по основной деятельности оформляются на специальном бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ.

После составления текста приказ согласовывают с должностными лицами. Согласование оформляется в виде визы. Визируют его: начальник отдела, подготовившего приказ, руководители других заинтересованных подразделений, а также юрисконсульт – по вопросам увольнения, перевода, наложения взысканий; бухгалтер – по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления отпуска, вызова из отпуска, премирования; профком – по вопросам увольнения, объявления благодарности, наложения взыскания.

Визы проставляют на первом экземпляре проекта приказа. Тщательно выверенный (проверяются цифровые данные. фамилии, названия подразделений) и завизированный первый экземпляр приказа, напечатанный на общем бланке, подписывается руководителем или его заместителем. С момента его подписания приказ вступает в силу (если в тексте не указан другой срок введения его в действие).

С приказом должны быть ознакомлены все поименованные в нем лица. На экземпляре, который идет в дело, на нижнем поле документа или на обороте листа или на отдельном листе сотрудник пишет «с приказом ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления.

Приказ о применении дисциплинарного взыскания

В любом случае указанный приказ должен содержать следующие реквизиты:

• факт (вид) нарушения трудовой дисциплины,

• время его совершения или обнаружения,

• документы, послужившие основой для издания приказа,

• вид взыскания.

В приказе о применении дисциплинарного взыскания должны быть указаны следующие сведения:

• Проступок, совершенный работником.

• Время совершения и время обнаружения проступка.

• Вид налагаемого взыскания.

• Документы, подтверждающие совершение проступка и информация о том, как работник объясняет свой проступок.

Приказ о снятии дисциплинарного взыскания

должен содержать следующие реквизиты:

• причина снятия дисциплинарного взыскания,

• номер и дата приказа о наложении взыскания

• основания снятия взыскания

Приказ об отзыве работника из отпуска

Приказ о переносе отпуска

В приказе о переносе отпуска указывать точную календарную дату начала перенесенного отпуска не обязательно, да и не всегда возможно. Распорядительная часть приказа может содержать решение о переносе отпуска и распоряжение отделу кадров предоставить отпуск работнику в следующем рабочему году в удобное для работника время.

Приказы о переносе и продлении отпусков должны быть завизированы начальником отдела кадров, руководителем юридического отдела (юристом).

Приказ о привлечении к материальной ответственности

Проект приказа о привлечении работника к материальной ответственности, как правило, подготавливает юридический отдел или юрист организации.

При подготовке приказа о привлечении к материальной ответственности в случае, если сумма причиненного ущерба не превышает среднего месячного заработка работника, с бухгалтерией необходимо согласовать порядок удержания суммы ущерба из заработной платы работника, а затем в проекте приказа предусмотреть пункт, в котором будет содержаться распоряжение бухгалтерии произвести удержание.

Подписывается приказ руководителем организации. Обязательно визируется юристом и бухгалтером, а дополнительно — руководителем кадровой службы и руководителем структурного подразделения, в состав которого входит привлекаемый к ответственности работник. С приказом необходимо ознакомить и работника.

Срок издания приказа (распоряжения) — не позднее 1 месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Такой приказ издается в том случае, если сумма ущерба не превышает среднего месячного заработка.

Приказ о привлечении к сверхурочной работе

Приказ о привлечении к работе в выходной день

Приказ о привлечении к работе в нерабочий праздничный день

В приказе необходимо указать причину привлечения работника к сверхурочной работе, дату начала работы, фамилию, имя, отчество работника, его должность и реквизиты документа, в котором работник выразил согласие на привлечение к такой работе.

В приказе следует отразить:- фамилии, имена и отчества работников;- должности работников;- дату (или даты) привлечения к работе;- причины, вызвавшие необходимость выхода на работу в выходной или праздничный день.

В графе "Основание" указываются реквизиты документа, в соответствии с которым было получено согласие работника на такую работу. В случае привлечения работника к работе без его согласия отражается соответствующее основание (ч. 3 ст. 113 ТК РФ).Кроме того, в приказе может быть указан вид компенсации за работу в выходной или нерабочий праздничный день (оплата или предоставление другого дня отдыха). Если способ компенсации заранее не определен, то после окончания работ издается приказ (распоряжение) либо об оплате не менее чем в двойном размере, либо о предоставлении другого дня отдыха.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.

Заголовок приказа может быть следующим:

• «О внесении изменений в штатное расписание»;

• «Об изменении штатного расписания»;

• «О частичном изменении штатного расписания»;

-пр.

В констатирующей части указываются основания внесения изменений в штатное расписание. Таковыми обычно являются:

• совершенствование структуры организации;

• оптимизация численности работников организации;

• реорганизация организации;

• расширение или сокращение производства;

• изменение законодательства; пр.

Приказ о подготовке графика отпусков на 200__ год

В приказе обязательно указываются:

• указывается, кому поручено возглавить и провести работу по составлению графика отпусков,

• определяется круг лиц, которые должны оказать содействие в составлении графика отпусков, например, собрать или зафиксировать пожелания работников относительно времени использования отпусков. Перечисленные обязанности должны быть им вменены надлежащим образом, например, в соответствии с должностными инструкциями.

• Обязательно в приказе устанавливаются сроки каждого этапа составления графика, в том числе сроки сдачи пожеланий работников составителю графика отпусков. Сроки устанавливаются с учетом возможностей и специфики работы работодателя таким образом, чтобы обеспечить исполнение требования ст. 123 ТК РФ и без спешек и стрессов своевременно утвердить график отпусков (не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года).

Приказ об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника

Приказ об индексации заработной платы работников

Приказ об отмене приказа

Приказ об установлении неполного рабочего времени

Приказ об установлении работнику сокращенного рабочего времени

Приказ об отстранении от работы работника

Акт о нарушении трудовой дисциплины

Акт о появлении работника на рабочем месте в состоянии алкогольного

опьянения

Акт о появлении работника на рабочем месте в состоянии наркотического

опьянения

Акт об отсутствии на рабочем месте

Акт об опоздании на работу к началу рабочего дня

Акт об опоздании после обеденного перерыва

Акт - документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия.

В соответствии с ГОСТом обязательными реквизитами актов являются:

- наименование организации;

- наименованиее вида документа (слово «акт»);

- дата и регистрационный номер документа;

- место составления;

- заголовок к тексту (название акта);

- гриф утверждения (в необходимых случаях);

- текст;

- подпись.

Акт готовится на общем бланке организации формата А4. Заголовок акта представляет собой краткое содержание событий, фактов, действий.

Дата документа – это дата события, которое фиксируется в акте (проверки, экспертизы, нарушения правил охраны труда, опоздания прогула и т. п.). Если акт составляется по случаю опоздания или прогула, то время в нем нужно указать с точностью до минут.

Необходимо указать должность, фамилию и инициалы составителя акта, указать фамилии, инициалы и должности свидетелей (не менее двух человек и лучше не из того отдела, где работает нарушитель).

В акте указываются предварительные объяснения нарушителя, которые необходимо записать дословно.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В конце текста акта до подписей нужно указать, сколько составлено экземпляров документа и где они будут находиться. Число экземпляров определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами. После этой информации следует отметка о наличии приложений к акту (если они есть).

Акт подписывается его составителем (составителями) и присутствовавшими при актируемом событии лицами. Фамилии составителей акта и (отдельно) фамилии лиц, присутствовавших при актируемом событии, при подписании располагаются в алфавитном порядке.

Акт считается принятым и вступает в действие с момента, когда его подпишут все члены комиссии или все лица, принимавшие участие в его составлении. Если кто-либо из участников не согласен с содержанием акта, он все равно должен подписать его и сделать оговорку о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии рекомендуется оформить на отдельном листе и приложить к акту.

Работника ознакамливают с актом под расписку. Если он отказывается расписаться в акте, об этом нужно сделать соответствующую отметку, под которой составитель и свидетели еще раз ставят свои подписи.

Акт, констатирующий появление сотрудника на работе в нетрезвом состоянии, составляется в тот же день, а предъявляется для ознакомления на следующий день. В этом акте подробно описываются внешние признаки, свидетельствующие об алкогольном, наркотическом или ином токсическом опьянении.

В акте об отказе от дачи объяснений необходимо описать, какое нарушение дисциплины работник отказался объяснить, и чем он свой отказ мотивировал.

Акт об отказе от ознакомления с приказом (распоряжением)

о наложении дисциплинарного взыскания

Акт об отказе от предъявления объяснений по поводу

отсутствия на рабочем месте

Акт об отказе подписать приказ о наложении дисциплинарного взыскания

Акт - документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия.

Отказ работника оформляется актом с указанием присутствующих при этом свидетелей.

Акт готовится на общем бланке организации формата А4. Заголовок акта представляет собой краткое содержание событий, фактов, действий.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части акта указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, составившего акт, а также наименования должностей, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при актируемом событии. Если акт составлен группой лиц, их фамилии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Составлен», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы, не отступая от границы левого поля документа, и остаются открытыми. В констатирующей части фиксируются установленные факты.

Акт подписывается его составителем (составителями) и присутствовавшими при актируемом событии лицами. Фамилии составителей акта и (отдельно) фамилии лиц, присутствовавших при актируемом событии, при подписании располагаются в алфавитном порядке.

Датой акта является дата актируемого события.

Акт регистрируется в организации в порядке, установленном для регистрации внутренних документов.

Акт об отказе работника от перевода

Акт - документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия.

Отказ работника оформляется актом с указанием присутствующих при этом свидетелей.

Акт готовится на общем бланке организации формата А4. Заголовок акта представляет собой краткое содержание событий, фактов, действий.

Акт подписывается его составителем (составителями) и присутствовавшими при актируемом событии лицами. Фамилии составителей акта и (отдельно) фамилии лиц, присутствовавших при актируемом событии, при подписании располагаются в алфавитном порядке.

Датой акта является дата актируемого события.

Акт регистрируется в организации в порядке, установленном для регистрации внутренних документов.

Регистрационный журнал представляет собой книгу с разграфленными страницами, в каждой графе фиксируется определенная информация о документе.

Журналы изготавливаются форматом А4. Журналы имеют как книжную, так и альбомную ориентацию, в зависимости от размещения граф на страницах.

Обложка журнала содержит следующие реквизиты: наименование организации (предприятия); наименование структурного подразделения; заголовок; номер документа; наименование вида журнала; дата начата и окончания ведения; срок хранения журнала после окончания его ведения.

На лицевой стороне журнала размещаются данные о работнике, ответственном за ведение журнала.

Для защиты журнала от изъятий и вложений:

- листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются;

- узел шнуровки листов на последней странице фиксируется либо бумажной наклейкой с оттиском печати организации (отдела), либо скрепляется мастичной или сургучной печатью;

- на последней странице делается заверительная надпись: В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью250 листов.

Журнал заверяется руководителем предприятия.

Все записи в журнале должны быть читаемыми. Подчистки и исправления, а также использование в этих целях корректирующих жидкостей не допускаются, ели в журнале предусмотрена графа «Примечания», то ошибочно сделанная или неправильная запись в графе зачеркивается одной чертой, новая запись делается той же графе, а в графе «Примечания» делается запись об исправлении.

Если полностью ошибочно либо неверно внесена запись во всей строке либо отсутствует графа «Примечания», то такая запись не зачеркивается, а в следующей строке делается запись «запись № недействительна (подпись, дата)» или «запись в графе №_ недействительна (подпись, дата)». Верные ведения заносятся в следующую строку.

Заявление о согласии на отзыв из ежегодного оплачиваемого отпуска

Заявление о согласии на перенос отпуска

Заявление о согласии на работу в выходной день

Заявление о согласии на работу в нерабочий праздничный день

Заявление о согласии на сверхурочную работу

Заявление об увольнении по собственному желанию

Заявление о внешнем переводе

Заявление о внутреннем переводе

Обязательными реквизитами заявления о внутреннем переводе являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя), фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: почтовый индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.

Заявление о переводе на другую работу с изложением мотивов, причин перевода и указанием работы, о которой работник ходатайствует, подписывается автором и передается работодателю для принятия решения.

Заявление о переводе на неполное рабочее время

Заявление о переводе по медицинским показаниям

Заявление о выдаче копий документов

Заявление о предоставлении ежегодного отпуска

Заявление имеет произвольную форму, но должно содержать следующие реквизиты:

• Должность и ФИО руководителя, которому адресовано заявление,

• Должность, наименование структурного подразделения и ФИО работника,

• Указание вида документа (заявление),

• Дата,

• Подпись работника

В тексте заявления обязательно указывается вид отпуска (очередной ежегодный, дополнительный).  Указывается продолжительность отпуска, дата его начала и окончания.

В случае предоставления дополнительного отпуска обязательно указывается причина его предоставления (ссылка на статью закона). Если дополнительный отпуск предоставляется по основаниям, подтверждающимся официальным документом, – указанный документ прилагается к заявлению

Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (за свой счет)

Заявление работника о перечислении заработной платы на счет в банке

Уведомление о необходимости работы в выходной день

Уведомление о необходимости работы в нерабочий предпраздничный день

Уведомление о необходимости сверхурочной работы

Уведомление о расторжении трудового договора в связи с истечением его срока

Уведомление о необходимости дать письменные объяснения

Уведомление о необходимости получить трудовую книжку

Журнал регистрации трудовых договоров

Журнал регистрации трудовых договоров способствует упорядочению работы по процедуре внутренней регистрации трудовых договоров.

Структуру журнала определяется исходя из состава сведений о трудовом договоре. Форма журнала позволяет кадровой службе оперативни получить краткую информацию обо всех грудовых договорах заключенных в организации, а также сформировать необходимую статистическую отчетность.

При заполнении граф 6 и 7 формы журнала необходимо помнить, что дата заключения трудового договора и дата вступления трудового договора не всегда совпадают.

В структуре журнала предусмотрена графа для отражения информации о виде трудового договора в зависимости оттого, какой для работника является работа в соответствии с заключенным трудовым договором – основной или совместительством.

В структуре журнала предусмотрена отдельная графа для отметок о наличии приложений к трудовому договору, а также их реквизитов, графа для соответствующей расписки работника.

Форма журнала предусматривает графы для информации о прекращения (расторжения). Графа «Примечание» отводится для сведений, не предусмотренных структурой журнала (например, об аннулировании трудового договора по правилам статьи 61 ТК РФ, о трансформации срочного трудового договора в договор, заключенный на неопределенный срок и пр.).

Журнал регистрации договоров о материальной ответственности

Журнал необходим для регистрации договоров о материальной ответственности с работниками, непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество. С работниками заключаются письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачy вверенного работникам имущества.

В форме журнала помимо основных, выделены такие значимые регистрационные признаки, как вид договора (о полной индивидуальой или коллективной материальной ответственности), реквизиты трудового договора, а также основания заключения договора о материальной ответственности.

В журнале выделен специальный раздел, в котором внесены сведения, являющиеся основанием для установления материальной ответственности и заключения с работниками договора о материальной ответственности.

В графе 9 указываются реквизиты должностной или производственной (по профессии) инструкции.

Форма журнала регистрации договоров о полной материальной ответственности предусматривает регистрацию договоров и обеспечивает полный учет договоров данного вида.

Журнал регистрации приказов по кадрам кратковременного срока хранения

Журнал регистрации приказов по кадрам долговременного срока хранения

Журнал регистрации приказов (распоряжений), необходим кадровой службе для оформления кадровых операций. В организации достаточно одного общего журнала для приказов (распоряжений) по кадровым вопросам, таких как:

- Приказ о приеме на работу;

- Приказ о переводе на другую работу;

- Приказ об увольнении;

- Приказ о предоставлении отпуска;

- Приказ о поощрении;

- Приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

В журнале установлен единый порядок присвоения регистрационных номеров приказам (распоряжениям) по кадровым вопросам.

Регистрационный номер кадрового приказа (распоряжения) состоит из порядкового номера, присвоенного документу в пределах календарного года согласно журналу регистрации кадровых приказов (распоряжений). Для удобства поиска и последующей обработки приказы (распоряжения) по основной деятельности и приказы (распоряжения) по кадровым вопросам разделяются путем присвоения каждой группе специальных регистрационных номеров с индексом.

Для удобства обработки журнала регистрации приказов (распоряжений) по кадровым вопросам и формирования необходимой статистической отчетности в структуре журналов предусмотрена графа для указания кодов приказов (распоряжений) по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Журнал учета поощрений

Журнал учета взысканий

Для учета примененных к работникам организации поощрений и дисциплинарных взысканий кадровая служба ведет отдельные журналы учета поощрений и учета взысканий.

Большое значение для организации кадровой работы имеет учет дисциплинарных взысканий т.к. поощрения учитываются в личной карточке и трудовой книжке работающего на предприятии. Учет дисциплинарных взысканий ограничен документами, оформляющими их применение (приказами (распоряжениями), актами), помещаемыми в личное дело работника.

Журнал учета поощрений и дисциплинарных взысканий позволял установить, может ли к работнику быть применено поощрение.

Специальный раздел в журнале взысканий позволяет работодателю оперативно установить, имеет ли работник дисциплинарное взыскание на момент принятия решения о привлечении его к дисциплинарной ответственности в виде увольнения по пункту 5 статьи 81 ТК РФ.

Приводимая в альбоме форма журнала проста в применении.

Основанием для заполнения разделов журнала являются приказы (распоряжения) о поощрении и о применении дисциплинарных взысканий.

В разделе формы предусмотрена специальная графа для отметок о снятии, погашении, обжаловании и отмене дисциплинарного взыскания. Информация в нее вносится на основании соответствующих решений работодателя (при отмене в связи с признанием дисциплинарного взыскания неправомерно наложенным – со ссылкой на решение суда или государственной инспекции труда). В случае «погашення» достаточно сделать отметку «погашена в связи с истечением срока» (срок составляет 1 год со дня применения дисциплинарного взыскания).

Журнал регистрации личных дел работников

Личное лело – совокупность документов персонального учета, в которых отражены сведения о работнике и о его трудовой деятельности в организации-работодателе. Личное дело работника заводится после оформления приема работника на работу.

Журнал регистрации личных дел работников внедряет кадровая служба предприятия для регистрации каждого оформляемого личного дела.

Порядковым номером записи в журнале регистрации личных дел является номер личною дела, раздельно указывается в журнале регистрации личных дел (в специально отведенной для этого графе) индекс личных дел.

В структуре журнала регистрации личных дел предусмотрена специальная графа для отражения произошедших изменений с личными делами сотрудников.

Для отражения информации о датах личного дела в структуре журнала предусмотрены раздельные графы.

Журнал учета работников, выбывающих в командировки

Журнал учета работников, прибывающих в командировки

Журнал регистрации командировочных удостоверений

Журналы учета командировок и командировочных документов относятся к группе обязательных регистрационно-учетных форм.

Приводимые в альбоме формы журналов, позволяют отразить всю необходимую для учета информацию о командировках.

Решение о внедрении форм журналов учета командировок и командировочных документов руководство принимает исходя из документационной политики организации. Основной целью его введения является обеспечение возможности оперативно проверить обоснованность и действительность выдачи работникам командировочных удостоверений, а также установить лиц, ответственных за оформление этих документов.

Журнал регистрации командировочных удостоверений позволяет обеспечить единую регистрацию командировочных удостоверений в пределах соответствующего календарного периода.

Локальным нормативын актом предприятия, определяется порядок направления работников в командировки, установается, в каких случаях оформляются командировочные удостоверения, и как обеспечить единообразие и непрерывность учета командировок.

Журнал учета проездных документов обеспечивает учет проездных документов, а также документов, подтверждающих проживание в гостиницах, пр. и совершение иных расходов в командировке. Для этого введены два журнала для учета основных расходов, связанных с проездом и проживанием.

Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков

Журналы по учету документов по отпускам являются учетными документами кадровой службы необходимыми для учета документов-оснований для предоставления отпусков, перенесения отпусков и отзыва из отпусков.

Для учета документов по отпускам кадровая служба заводит раздельные журналы, специатьно предназначеные для учета всех заявлений работников, связанных с отпусками, а так же для учета справок из учебных заведений.

Приказы (распоряжения) о предоставлении очередных отпусков регистрируются в специатьном журнале регистрации приказов (распоряжений) по отпускам. Форма журнала, предназначена исключительно для регистрации приказов (распоряжений) о предоставлении отпусков.

Для возможности сбора и обработки статистической информации в форме журнала регистрации приказов (распоряжений) по отпускам предусмотрена специальная графа для отражения информации о коде отпуска по Общероссийскому классификатору информации о населении.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки

и вкладыша в нее

Книга учета движения трудовых книжек и вклажышей в них

Журнал учета невостребованных трудовых книжек и вклажышей в них

Книги учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также заполненных трудовых книжек, являются обязательными учетно-регистрационными формами. Формы ведутся сотрудниками кадровой службы организации с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в данной книге.

Книги учета пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Фрма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не позволяет вносить сведения о невостребованных трудовых книжках.

Форма журнала учета невостребованных трудовых книжек и вкладышей в них, заведена для оперативного учета невостребованных трудовых книжек.

Форма журнала учета невостребованных трудовых книжек не требуе утверждения и заверения руководителеп предприятия.

Форма журнала позволяет вести быстрый поиск документов (акта об отказе работника от получения трудовой книжки, копии письма работнику с предложением дать согласие о пересылке трудовой книжки по почте, других).

В структуре формы в графе 8 указывается наименование места работы с указанием структурного подразделения, что позволит отразить изменения наименования организации, если таковые произойдут в будущем. Указывается серия и номер трудовых книжек и вкладышей в них.

Журнал учета листков нетрудоспособности

Листки нетрудоспособности являются основанием не только для освобождения работников от работы, но и для назначения и выплаты работникам пособий по временной нетрудоспособности и пособий по беременности и родам.

Учетный журнал способствует быстрому поиску запрошенных листков нетрудоспособности и оперативному установлению их реквизитов, а также установить место их хранения и оперативно предоставить их для анализа.

Ведение журнала позволяет обеспечить возможность оперативного поиска находящегося на хранении в организации листка нетрудоспособности и сгруппировать в одном документе информацию обо всех листках нетрудоспособности, представленных работниками организации, в том числе и уничтоженных по истечении установленного 5-летнего срока их хранения.

Журнал дает работодателю возможность в любой момент сформировать конкретный и полный запрос в учреждение здравоохранения, на обслуживании в котором находится работник, о предоставлении информации из медицинской карточки работника (с указанием периода нетрудоспособности и ее вида).

Учет листков нетрудоспособности за пределами срока их хранения с фиксацией вида нетрудоспособности и ее продолжительности (графы 7-9), позволяет работодателю на основании анализа собранной информации сформировать необходимую статистическую отчетность.

График сменности

Представление к поощрению

оно должно содержать следующие реквизиты:

• Фамилия, имя, отчество поощряемого лица,

• Год рождения

• Образование

• Должность

• Структурное подразделение

• Стаж работы в данной организации

• Оценка производственной деятельности

• Мотив поощрения

• Основание

• Вид поощрения

Справка с места работы

Справка для работника-совместителя с основного места работы о времени использования отпуска по основному месту работы

Справка о приеме на работу совместителя для предоставления по основному месту работы

Справка для работника-совместителя с основного места работы о том, что она не является тяжелой, не связана с вредными и (или) опасными условиями труда справка о заработной плате

Справка с места работы предназначена для подтверждения следующих фактов: фактическое место работы, должность или професия, стаж работы, размер заработной платы.

Справки с места работы также могут быть затребованы органами государственной власти, органами местного самоуправления и сторонними организациями для подтверждения других фактов.