1.3. Структура защищаемых документопотоков
Конфиденциальными называются документы, содержащие сведения, известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым строго ограничен.
К конфиденциальным относятся документы, имеющие грифы ограничения доступа:
«Конфиденциально»;
«Коммерческая тайна»;
«Для служебного пользования».
Законодательством РФ предусмотрена ответственность за несанкционированный доступ, разглашение или продажу сведений (информации, документов), имеющих подобные грифы. Сотрудники, допущенные к конфиденциальным документам, должны пройти инструктаж и ознакомиться с инструкцией по работе с конфиденциальными документами.
Всю информацию в фирме (организации) можно разделить на две большие группы:
открытую;
с ограниченным доступом.
В свою очередь информация с ограниченным доступом (рис. 1) может быть:
государственной тайной;
конфиденциальной информацией.
Рис.1. Виды информации и документов
Документы, содержащие ту или иную информацию подразделяются на секретные и конфиденциальные. Причем, секретные документы могут быть с грифом «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности». Конфиденциальные документы соответственно с грифами «Коммерческая тайна», «Банковская тайна» и т.д.
В настоящее время насчитывается более 30 видов конфиденциальной информации (а, следовательно, и возможных грифованных документов). Что в целом не создает благоприятной атмосферы в смысле обеспечения их безопасности. По этой причине количество видов конфиденциальной информации в перспективе, надо полагать, уменьшится. Каждый вид конфиденциальных документов имеет реквизиты.
По своей природе (рис. 2) конфиденциальные документы бывают:
нормативно-методические (НМД);
руководящие (РД);
распорядительные (РПД);
информационно-справочные (ИСД);
организационные (ОД);
финансово-бухгалтерские (ФБД);
кадровые (по личному составу) КД.
Рис. 2. Виды конфиденциальных документов
1.4. Состав технологических этапов и операций по работе с конфиденциальными документами
Правила оформления реквизитов регламентированы ГОСТом «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». (ГОСТ Р 6.30-97). Конфиденциальные документы, содержащие коммерческую тайну, должны иметь гриф ограничения доступа к документу, который располагается в правом верхнем углу.
Например: коммерческая тайна (или сокращенно КТ).
экз. №1.
Конфиденциальные документы должны обрабатываться в конфиденциальном делопроизводстве фирмы, либо в общем делопроизводстве, специально назначенным должностным лицом, ответственным за конфиденциальные документы.
Конфиденциальные документы должны храниться в отдельном помещении в запираемых и опечатываемых шкафах. Допускается хранение конфиденциальных документов в общем делопроизводстве. Но обязательно они должны находиться отдельно от других дел делопроизводства.
В зависимости от назначения конфиденциальные документы подразделяются на: входящие, исходящие, внутренние.
Прием входящих конфиденциальных документов (рис. 3) осуществляется сотрудником конфиденциального делопроизводства.
Рис. 3. Порядок работы с входящими конфиденциальными документами
При этом проверяется: количество листов; количество экземпляров; наличие приложений (если они указаны в сопроводительном письме).
В случае отсутствия в пакете (конверте) некоторых перечисленных документов составляется акт в 2-х экземплярах. Один экземпляр акта отправляется в адрес отправителя.
Регистрация конфиденциальных документов производится в журналах регистрации (рис. 4), либо на карточках.
№ п/п |
Дата регистрации документа |
Дата и номер документа |
Откуда поступил |
Краткое содержание (наименование) |
Кол-во листов |
Кол-во экземпляров |
Исполнитель |
Примечание |
|
Документа |
Приложения |
||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Рис. 4. Журнал регистрации входящих конфиденциальных документов
На каждом зарегистрированном документе должен проставляться штамп, в котором указывается: наименование, регистрационный номер, дата поступления.
После регистрации документы передаются руководству фирмы для принятия решения. Руководитель после рассмотрения документа определяет исполнителя и дает указания по исполнению документа. Эти указания оформляются на самом документе в виде резолюции.
С резолюцией руководителя конфиденциальный документ передается исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих конфиденциальных документов.
По завершении работы над документом на нем проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После чего документ сотрудником конфиденциального делопроизводства подшивается в дело.
Решение о дальнейшем использовании конфиденциального документа определяется его значением и практической ценностью. В зависимости от этого конфиденциальные документы могут: использоваться в дальнейшем, передаваться в архив на хранение, уничтожаться. Все эти действия должны выполняться с соблюдением требований к конфиденциальным документам.