2. Процедура приема от исполнителей документов предварительного учета:

А. Традиционная регистрация носителя:

1. поиск соответствующей записи в журнале или поиск карточки в картотеке «За испол­нителями»;

2. сравнение исходных и рабочих записей в карточке и на носителе;

3. проверка количества листов носителя, отметок о списании листов в спецблокноте, ко­личественных характеристик технических носителей;

4. проверка целостности всех листов, их сохранности (пролистывание носителя, пере­кладывание листов), осмотр маркированных частей технического носителя;

5. роспись сотрудника службы КД за прием носителя в учетной форме и внутренней описи исполнителя;

6. внесение отметки в журнал регистрации и учета движения учетных карточек о новом местонахождении носителя;

7. помещение носителя и учетной формы в места их хранения.

Б. Автоматизированная регистрация носителя:

1. Поиск и вывод на экран дисплея учетной карточки носителя;

2. сравнение исходных и рабочих записей в электронной карточке и на носителе;

3. проверка количества листов носителя, отметки о списании листов в спецблокноте, количественных характеристик технических носителей;

4. проверка целостности всех листов, их сохранности (пролистывание носителя, перекладывание листов), осмотр маркированных частей технического носителя;

5. при приеме магнитного носителя информации - просмотр носителя на экране дисплея, внесение в электронную учетную карточку (опись документов) носителя (в том числе записанную на самом носителе) сведений, внесенных исполнителем в бумажный экземпляр учетной карточки, проверка реального наличия всех документов, допечатка этих сведений в страховой бумажный экземпляр карточки и проставление росписи в двух указанных бумажных экземплярах карточки;

6. заполнение граф электронной учетной карточки о приеме носителя от исполнителя;

7. автоматическое внесение в электронную опись носителей или электронную опись учета движения учетных карточек нового местонахождения носителя;

8. автоматическое внесение этой информации в электронную опись носителей, выданных конкретным исполнителям;

9. допечатка на принтере в бумажном экземпляре электронной учетной карточки отметки о приеме носителя, роспись сотрудника участка;

10. допечатка отметки о приеме носителя во внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя, возвращение внутренней описи исполнителю; традиционная роспись может быть заменена электронной подписью;

11. помещение одного бумажного экземпляра электронной учетной карточки в страховую картотеку, второго - в футляр вместе с носителем;

12. возвращение электронной карточки в рабочий массив;

13. внесение в машинный журнал сведений о выполненных операциях, проставление описи оператора службы конфиденциальной документации.

Примечание.

Процедура Б. Автоматизированная регистрация носителя выполняется в крупных фирмах с большим объемом конфиденциальных документов.

Вопрос 3. Изготовление конфиденциальных документов

1. Процедура приема черновика документа от исполнителя:

1. получение руководителем службы КД от исполнителя бумажного черновика или учтенного носителя с черновиком подготовленного документа или получение оформленного черновика по защищенной линии связи от компьютера исполнителя;

2. проверка наличия на черновике или учетной карточке письменного разрешения на изготовление проекта документа, подписанного полномочным руководителем фирмы;

3. проверка реального наличия на носителе черновика документа и соответствия его данным, указанным в бумажном экземпляре учетной карточки носителя;

4. заверение соответствия росписями исполнителя и руководителя службы конфиденциального документооборота;

5. проверка наличия всех реквизитов и частей документа, обозначения фамилии исполнителя;

6. подсчет количества листов черновика;

7. внесение отметки о получении носителя (рабочей или стенографической тетради, диска и т.п.) во внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя.