Вопрос 2. Процедуры выдачи и приема документов предварительного учета исполнителям

В этом вопросе рассматриваются процедуры выдачи документов предварительного учета исполнителям и процедуры приема от исполнителей документов предварительного учета.

1. Процедура выдачи документов предварительного учета исполнителям:

А. Традиционная регистрация носителя:

1. проверка правильности оформления носителя и соответствия учетных данных в жур­нале (карточке) и на носителе;

2. заполнение соответствующих граф в журнале или учетной) карточке или карточке уче­та выдачи;

3. проверка исполнителем правильности оформления носителя и записей в учетной форме;

4. внесение отметки о выдаче носителя (его местонахождении) в журнал регистрации и учета движения карточек;

5. выдача носителя исполнителю под роспись в заполненной учетной форме;

6. постановка учетной карточки в картотеку «За исполнителями»;

7. внесение исполнителем сведений о носителе во внутреннюю опись документов, нахо­дящихся у исполнителя.

Примечание.

В некрупных фирмах носитель может выдаваться исполнителю без регистрации и росписи; носитель возвращается в службу конфиденциальной документации при передаче для учета подготовлен­ного документа.

Б. Автоматизированная регистрация носителя:

1. поиск и вывод на экран дисплея учетной карточки носителя;

2. проверка правильности оформления носителя и соответствия учетных данных в карточке и на носителе;

3. заполнение соответствующих граф электронной учетной карточки о выдаче носителя;

4. допечатка на принтере указанных сведений в бумажных экземплярах электронной учетной карточки и карточке учета выдачи носителя (в зависимости от принятой технологии) и заверение их росписью сотрудника службы КД;

5. проверка исполнителем правильности оформления носителя и записей в учетных формах;

6. автоматическое внесение в электронную опись носителей, зарегистрированных на участке, или в электронную опись учета движения учетных карточек фамилии исполнителя который должен расписаться за получение документа;

7. автоматическое внесение сведений о носителе в электронную опись документов, дел и носителей, выданных конкретным исполнителям на данном участке службы КД (здесь и далее - при необходимости, в зависимости от принятой технологии);

8. допечатка на принтере в традиционной внутренней описи документов, находящихся у исполнителя, строки с ис­ходными сведениями о выданном носителе; возвращение внутренней описи исполнителю;

9. выдача носителя исполнителю под роспись в бумажном экземпляре электронной учет­ной карточки; выдача магнитного носителя вместе со вторым бумажным экземпляром его учетной карточки; вместо традиционной росписи, в зависимости от принятой технологии, может ставиться электронная цифровая подпись исполнителя;

10. постановка оставшегося в службе КД бумажного экземпляра электронной учетной карточки носителя в страховую картотеку;

11. постановка карточки учета выдачи носителя (если она предусмотрена технологией) в картотеку «За исполнителями»;

12. возвращение электронной учетной карточки в рабочий массив;

13. внесение в машинный журнал сведений о выполненных операциях, проставление рос­писи оператора.

Примечание.

Операции п. Б. Автоматизированная регистрация носителя выполняются в крупных фирмах с большим объемом конфиденци­альных документов.