- •Вопрос 1. Процедуры оформления и учета носителей конфиденциальной информации
- •Вопрос 2. Процедуры выдачи и приема документов
- •Вопрос 3. Изготовление конфиденциальных документов Контрольные и проблемные вопросы
- •Вопрос 1. Процедуры оформления и учета носителей конфиденциальной информации
- •1. Процедура первичного оформления носителя:
- •Вопрос 2. Процедуры выдачи и приема документов предварительного учета исполнителям
- •2. Процедура приема от исполнителей документов предварительного учета:
- •Поиск и вывод на экран дисплея учетной карточки носителя;
- •Вопрос 3. Изготовление конфиденциальных документов
- •1. Процедура приема черновика документа от исполнителя:
- •Процедура традиционной или автоматизированной регистрации черновика и проекта документа:
Лекция 7.
ОБРАБОТКА И ЗАЩИТА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ВЫХОДНОГО И ВНУТРЕННЕГО ПОТОКОВ
Цель лекции: изучить порядок оформления и учета носителей конфиденциальной информации, а также процедуры выдачи и приема документов предварительного учета исполнителям и изготовления конфиденциальных документов.
Вопрос 1. Процедуры оформления и учета носителей конфиденциальной информации
Вопрос 2. Процедуры выдачи и приема документов
предварительного учета исполнителям
Вопрос 3. Изготовление конфиденциальных документов Контрольные и проблемные вопросы
Какие особенности имеет документопоток конфиденциальных документов?
Что понимается под выходным потоком конфиденциальных документов?
Что понимается под внутренним потоком конфиденциальных документов?
В чем состоит технологическая связь этих потоков и почему они рассматриваются блоком?
Чем отличается состав технологических стадий выходного и внутреннего потоков?
Какие основные виды документов циркулируют в выходном и внутреннем документопотоках?
Что представляет собой технологическая стадия обработки конфиденциальных документов, процедура обработки и операция? Их соотношение?
Какие технологические стадии обработки конфиденциальных документов выполняются в процессе движения отправляемых и внутренних документов?
Какой состав процедур входит в каждую стадию?
Какие дополнительные стадии обработки конфиденциальных документов включают входной и выходной (внутренний) документопотоки?
Вопрос 1. Процедуры оформления и учета носителей конфиденциальной информации
1. Процедура первичного оформления носителя:
нумерация листов, прошивка и опечатывание носителя;
выполнение специфических операций по оформлению каждого вида носителя;
проставление регистрационного штампа предварительного учета и количества листов, грифа конфиденциальности;
внесение заверительных надписей;
проверка целостности и качества технических носителей информации, надежности их невскрываемой заводской упаковки;
2. ПРОЦЕДУРА традиционной или автоматизированной РЕГИСТРАЦИИ носителей:
А. Традиционная регистрация носителей:
заполнение на носитель строки в журнале регистрации и учета движения карточек (конном журнале) или внесение исходных сведений о носителе в журнал учета носителей;
внесение исходных сведений о носителе в учетную карточку;
подкалывание карточки к носителю.
Б. Автоматизированная регистрация носителей:
заполнение на экране карточки учета и выдачи носителя за очередным порядковым номером (для магнитных носителей карточка одновременно выполняет функцию описи документов, записанных на носителе), иногда, в зависимости от принятой технологии, - автоматическое заполнение дополнительной карточки учета выдачи носителя;
проверка правильности и полноты заполнения карточки;
автоматическое внесение новых сведений в электронную опись носителей или электронную опись (контрольный журнал) учета движения карточек, проверка правильности внесенной записи;
перенесение в регистрируемый магнитный носитель копии электронной учетной карточки для ведения описи записанных документов;
распечатка на принтере электронной учетной карточки носителя (для страховой валовой картотеки), распечатка для магнитного носителя второго, дополнительного экземпляра бумажного аналога карточки для выдачи исполнителю вместе с носителем;
внесение отметки о распечатке бумажного экземпляра в электронную учетную карточку носителя;
подтверждение подлинности бумажных экземпляров электронной карточки росписью сотрудника службы КД с проставлением печати и даты;
изготовление (при необходимости) страховых и резервных экземпляров магнитного носителя с внесением соответствующих записей в электронный и бумажные экземпляры учетной карточки основного носителя;
и) внесение в машинный журнал сведений о выполненных операциях, проставление росписи сотрудника службы КД.
3. Процедура окончательного оформления носителя:
проставление в штампе предварительного учета на носителе регистрационного номера;
проставление регистрационного номера на всех листах носителя;
маркировка технического носителя (проставление регистрационного номера, окрашивание элементов, скрепляющих корпус технического носителя).
Примечание. Процедуры 2 и 3 выполняются в крупных фирмах с большим обьемом конфиденциальных документов.