Вихідні документи. Розробка форм вихідних документів

Носії вихідної інформації є основним джерелом даних, необхідних для одержання конкретного представлення про стан виробничо-господарської діяльності підприємства.

Склад і структура форм вихідних документів визначається організаційно-економічною сутністю завдань, можливостями засобів обробки та виводу інформації, а також вимогами програмного забезпечення, яке використовується.

Сучасні ЕОМ дозволяють виводити інформацію на папір (любого розміру), дисплеї, диски. Вихідні документи, отримані на друкуючих пристроях ЕОМ називають машинограмами, а дані з екрану дисплея – відеограмами.

Відображення результативної інформації в вихідних документах виконується в трьох режимах: регламентному, по запиту і діалоговому. При регламентному режимі машинограми видаються згідно затвердженого плану за попередньо встановленими термінами. Режим "по запиту" забезпечує видачу інформації в любий час та в любій формі. Якщо результативна інформація видається одразу після надходження запиту на екран дисплея, то мова йде про діалоговий режим відображення даних.

При проектуванні форм виводу інформації на друкуючих пристроях створюється ескіз звіту (вихідної форми), визначається порядок розміщення в ньому даних по графам, вигляд звіту в залежності від типу машин, на яких його будуть складати, вихідні дані.

В заголовку любого вихідного документа розміщується його назва, дата складання, довідкові реквізити.

В змістовій частині вихідного документу спочатку розміщують довідникові та довідково-групувальні ознаки, потім – розрахункові показники. В звітах можуть друкуватися всі рядки результативного масиву з розрахунком підсумків за групувальними ознаками, кількісними і вартісними показниками, або тільки рядки підсумків. Це залежить від призначення машинограми та вимог користувача.

Результатна інформація є головною метою обробки вихідних планово-облікових даних. Найбільше поширення з носіїв результатної інформації одержали машинограми.

Зміст машинограм повинний максимально задовольняти запитам користувача. Машинограми повинні бути зручні для роботи з ними. Їхні реквізити повинні бути надруковані в алфавітно-цифровому відображенні і розташовані в послідовності, зручної для сприйняття даних машинограм.

При обробці машинограм варто дотримувати наступні правила оформлення:

1. У верхній частині листка повинні бути надруковані реквізити вихідного документа – назва машинограми, її форматна частина ("шапка") з повним найменуванням усіх граф і їх нумерацією. Назва вихідного документа повинна розміщуватися посередині листа. Графи повинні бути виділені обмежувальними лініями;

2. Усі коди для зручності користування повинні бути видані в машинограмі в декодованому виді (наведено повне найменування об'єкта);

3. Підсумкові рядки зверху і знизу повинні бути виділені обмежувальними лініями;

4. Постійні реквізити розміщаються в заголовній частині документа. До них відносяться найменування підприємства, форматна (заголовна) частина документа;

5. Під заголовною частиною з лівої сторони документа розміщають постійні і змінні групувальні реквізити, а далі по горизонталі (праворуч) – змінні кількісно-сумові реквізити;

6. Змінні реквізити (розрахункова інформація) розміщається в заздалегідь передбачених колонках;

7. Машинограми повинні містити відповідні підписи, дату видачі її користувачу і кількість аркушів.

Сучасні ЕОМ дають можливість отримувати зручні та наглядні для користувача форми вихідної інформації. Звіти, створені на ЕОМ, повністю оформлені, не потребують додаткових ручних операцій, розграфлені, мають віддрукований заголовок багатографних документів любої форми. При проектуванні відеограм враховуються: інформаційний обсяг екрану дисплея, кількість рядків в кадрі, і символів в рядку, щоб було можливо розмістити максимум корисної інформації. Контрольні питання

1. Наведіть загальні вимоги, що ставляться до форм первинних документів.

2. По яких ознаках класифікуються реквізити, що включаються у форму первинного документа?

3. Яка послідовність розміщення реквізитів у формах?

4. Яка послідовність проектування форм первинних документів?

5. Які вимоги ставляться до форм вихідного документа?

6. За якими правилами розташовуються реквізити у формах вихідного документа?

7. Яка послідовність робіт по проектуванню форм вихідного документа?