3. Письма-ответы

Текст писем-ответов обычно начинается с (1) повторения просьбы. Далее излагаются (2) результаты рассмотрения просьбы, мотивируется отказ (если это письмо-отказ) и (3) констатируется сам отказ.

Характер информации делового письма обычно предполагает альтернативность ожидаемой информации в письме-ответе, т.е. в деловой переписке действует принцип параллелизма в аспектах содержания, который отражается в языке ответной корреспонденции. Это означает:

1. наличие в письме-ответе ссылки на первоначальное письмо и его тему;

2. использование одинаковых языковых средств (прежде всего терминологии) в обоих письмах;

3. сопоставимость объемов информации и аспектов содержания в обоих письмах;

4. соблюдение определенной последовательности в изложении аспектов содержания.

Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюциях руководителей.

Первое и основное правило — не затягивайте с ответом, не заставляйте вашего корреспондента ждать. Если обстоятельства складываются так, что вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о тех сроках, в которые вы можете дать ответ окончательно. Непременно извинитесь за задержку, указав ее объективную причину.

Письмо-согласие-это деловое письмо, содержащее положительный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос.

При составлении такого письма желательно, чтобы соблюдалось языковое соответствие: в тексте ответного письма необходимо применять такие же языковые обороты и лексику, которые использовал автор в инициативном письме при его грамотном составлении с точки зрения языка и стиля.

В письме-ответе проставляются номер и дата документа, на который дается ответ, но не в тексте письма, а в установленном месте бланка или перед заголовком документа, оформленного не на бланке.

Если в письме-просьбе содержалось обоснование, ответное письмо согласие также следует начинать с обоснования. При отсутствии в письме-просьбе обоснования, письмо согласие начинается непосредственно с изложения сообщаемой информации:

«Готовы принять ваши условия на…».

«Доводим до Вашего сведения, что…».

«Извещаем Вас о…»

«Согласны рассмотреть (предоставить, оказать и т.п.)…».

«Сообщаем Вам, что…».

Используются следующие формы изложения отказов:

Ваше предложение отклоняется по следующим причинам... Направленный в Ваш адрес проект соглашения о совместных действиях отклоняется по следующим причинам...

Сожалеем, но наша фирма не может принять Ваше предложение...

Примеры писем-согласий

Письмо-согласие на предоставление в аренду выставочной площади

Сообщаем о готовности предоставить вашей компании в аренду 110 кв. м выставочной площади в павильоне № 1 выставочного центра «Крокус Экспо» для организации экспозиции на выставке «Инфоком - 2006» с 18 по 24 октября этого года.

Письмо-согласие с обоснованием

Принимая во внимание физическую изношенность и моральное устаревание используемых в настоящее время в офисе вашего регионального отделения компании компьютеров, а также возросший объем продаж и технического сопровождения даем согласие на приобретение 5 новых компьютеров за счет средств, предусмотренных бюджетом компании на совершенствование системы управления в пределах суммы, выделенной региональному отделению на IV квартал текущего года.

ПРИМЕРЫ ОФОРМЛЕНИЯ ПИСЕМ-ОТВЕТОВ

ДЕПАРТАМЕНТ АГПРОМЫШЛЕННОГО КОМПЛЕКСА СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ
Мира ул., д. 33, г. Ставрополь, 445238 Тел.: 780 00 14, факс: 348 08 04 e-mail: mira@vdv.ru ОКПО______,ОГРН_______,ИНН/КПП_______	Первому заместителю Генерального директора ОАО «Контакт» М. И. Иванову
30.05.2008 № ССС/01 На № 328-07/02 от 15.05.2008
О презентации сельхозтехники и оборудования

Уважаемый Михаил Иванович!

Ваше обращение об участии в презентации сельскохозяйственной техники и оборудования рассмотрено.

Департамент АПК с заинтересованностью отнесся к Вашему предложению по участию в презентации.

О проведении презентации проинформированы сельскохозяйственные предприятия. Кроме того, дано сообщение в средствах массовой информации.

После проведения подготовительной работы Вам будет дополнительно направлен список предприятий, участвующих в презентации.

С уважением,
Руководитель департамента, канд.экон.наук	Личная подпись	М.И. Свиридов
Е.А.Анохина 122 36 58