2. Создание баз данных lotus notes

Итак, прочитав теоретический материал, вы знаете, как создать и открыть базу данных.

П ри открытии базы данных LN пользователю демонстрируется окно, содержащее сведения о базе данных, например, Microsoft Office Library (рис.2_1).

Рис.2_1. Окно сведений о базе данных

Закрыть это окно можно нажав на крестик возле надписи “ About… Design”. Откроется окно базы данных (см. рис.2_2).

Р ис.2_2. Вид базы данных Microsoft Office Library.

Д окумент является ключевым понятием Lotus Notes. Для создания документа в базе данных необходимо нажать клавишу New Document (Новый документ). Откроется форма документа, показанная на рисунке 2_3.

Рис.2_3. Окно формы документа.

Как видно из рисунка 2_3 форма документа содержит несколько полей:

-поле Subject – заголовок документа;

-поле Category- категория, к которой относится документ. Как правило база данных содержит значительное количество документов и по полю Category группируют документы по какому-либо признаку, например, если база данных содержит сведения о оргтехнике то возможны следующие категории документов: компьютеры, ксероксы, факсы, принтеры и т.п.

-поле Body- расположено внизу и определяет содержимое документа, т.е. содержит сведения, описывающие какой-либо объект, процесс, действие и т.п. Поле Body может содержать текст, таблицы, графические объекты и т.д.

Н а рис.2_4. представлен пример заполнения формы документа.

Рис.2_4. Пример заполнения документа.

Для сохранения документа необходимо нажать клавишу Save&Close.

П омимо главных документов существуют ответные документы (Response), в которых содержатся сведения, выражающие отношение к содержимому главного документа. Для создания формы Response необходимо выделить главный документ, нажать клавишу New Response и заполнить поля (см. рис.2_5).

Рис.2_5. Пример заполнения Response.

С уществуют также документы формы ответ-на-ответ (Response to Response), в которых содержатся сведения, выражающие отношение к содержимому Response. Для создания формы Response to Response необходимо выделить Response, нажать клавишу New Response to Response и заполнить поля (см. рис.2_6).

Рис. 2_6. Пример заполнения Response to Response.

Кроме того имеется возможность создавать личные документы (нажать клавишу Mark Private), а также документы Microsoft Office.

Задание 2.1. Создание и работа с БД на основе шаблона Microsoft Office Library

1. Запустите Lotus Applications/Lotus Notes.

2. Создайте базу данных с именем, например, Иванов_MSO в соответствии со своей фамилией на основе шаблона Microsoft Office Library, сервер –локальный.

3. Создайте 6 произвольных документов в базе данных с разбиением их на три категории, подходящие по смыслу.

4. К любым 3 документам придумайте по одному Response и одному Response to Response.

Задание 2_2. Создание и работа с базой данных на основе шаблона Address Book.

1. Создайте базу данных с именем, например, Иванов_АB (подставить свою фамилию) на основе шаблона Address Book, сервер локальный.

2. В поле базы данных нажмите кнопку Add Contact (Добавить контакт).(см. рис.2_7)

Рис.2_7. Вид базы данных Address Book.

3. Создайте 2 произвольных документа в базе данных c заполнением вкладок Basics и Details. Примеры их заполнения представлены на рис.2_8 и рис.2_9.

Рис.2_8. Пример заполнения вкладки Ваsics БД на основе шаблона Address Book.

Р ис.2_9. Пример заполнения вкладки Details БД на основе шаблона Address Book.

Задание 2_3. Создание и работа с базой данных на основе шаблона Personal Journal (Персональный журнал).

1. Создайте базу данных с именем, например, Иванов_PJ (подставить свою фамилию) на основе шаблона Personal Journal, сервер локальный.

2. В поле базы данных нажмите кнопку “Создать запись журнала” .(см. рис.2_10).

Рис.2_10. Вид базы данных Personal Journal (Персональный журнал).

3. Создайте в базе данных три документа со следующей тематикой:

   • Встречи (образец представлен на рис. 2_11.) – 3 пункта.

   • Мой распорядок дня (не менее 8 пунктов).

   • План подготовки к экзаменам (не менее 6 пунктов).

После создания каждого из трех документов для их сохранения нажмите кнопку “Готово”.

Рис. 2_11. Пример создания записи в журнале с тематикой “Встречи”.

Завершите работу.

После защиты лабораторной работы переместите созданные файлы Иванов_MSO.ntf , Иванов_AB.ntf и Иванов_PJ.ntf из папки Programs F:\Program Files\Lotus\Notes\Data в созданную на диске Н:\ папку Lotus.

Контрольные вопросы

1. В чем особенности архитектуры Lotus Notes.

2. Какие понятия включает модель данных Lotus Notes.

3. В чем особенности понятий “документ” и “база данных” применительно к Lotus Notes.

4. Какими способами можно создавать базы данных в LN.

5. С какой целью в Lotus Notes используются шаблоны базы данных.

6. Опишите технологию создания копии базы данных в LN.

7. Для чего используются опции архивации. На какие параметры базы данных они влияют.

8. Какие критерии отбора используются при архивации.

9. В чем суть процесса репликации.

10. Какие настройки для экономии дискового пространства используются при репликации.

11. В каких случаях используют процедуру сжатия базы данных.

12. Каким образом можно визуально определить версию базы данных.

13. Какие настройки задают вид отображения для пользова-теля при первом открытии базы данных.

14. Объясните понятие “мягкие удаления”. В каких случаях целесообразно установить опцию “разрешить мягкие удаления”.

15. Как в Lotus Notes создается новый документ.

16. Какая информация содержится в полях Subject, Body и Category.

17. Каким образом связаны между собой формы “главный документ”, Response (ответ) и Response to Response (ответ на ответ).

18. В чем особенности баз данных, созданных на основе Address Book (Адресная книга) и Personal Journal (Персональный журнал).