Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Мордовский государственный университет им. Н.П. Огарёва»

Кафедра экономической истории и информационных технологий

электронные таблицы. Табличный процессор Microsoft Excel

МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА ДЛЯ СТУДЕНТОВ ГУМАНИТАРНЫХ СПЕЦИАЛЬНОСТЕЙ

Саранск 2010

УДК 004.9 (075.8)

ББК Т.с5

И 741

Рецензенты

кандидат технических наук, профессор, заведующий кафедрой автоматизированных систем обработки информации и управления ГОУВПО «МГУ им. Н.П. Огарёва» С. А. Федосин

доктор исторических наук, профессор Рязанского государственного университета им. С. А. Есенина П. В. Акульшин

Авторы-составители

И. Г. Напалкова, Ю. Н. Спиридонова

Печатается по решению ученого совета

Историко-социологического института ГОУВПО «МГУ им. Н. П. Огарёва»

Т.с5	Напалкова И. Г. Электронные таблицы. Табличный процессор Microsoft Excel : учеб. издание / И. Г. Напалкова, Ю. Н. Спиридонова; науч. ред. чл.-кор. РАН Н. М. Арсентьев; копи-центр «Референт». – Саранск, 2010. – с.

В данной методической разработке рассматриваются особенности работы с электронными таблицами, изложены практические основы использования программы Microsoft Excel: создание и редактирование таблицы, работа с формулами и функциями, представление данных в виде различных диаграмм и др.

Предназначен для студентов вузов, обучающихся по специальности «История» и другим гуманитарным специальностям, а также слушателям институтов повышения квалификации; может быть использован широким кругом пользователей персонального компьютера.

УДК 004.9 (075.8)

ББК Т.с5

© Напалкова И. Г., Спиридонова Ю. Н. 2010

Содержание

Предисловие	5
Тема 1. Электронные таблицы	7
1.1. Электронные таблицы: основные понятия, функции, объекты	7
1.2. Режимы работы электронных таблиц	9
1.3. Обзор и характеристика табличных процессоров	9
Вопросы для самоконтроля	10
Тема 2. Знакомство с электронной таблицей	11
2.1. Запуск Microsoft Excel	11
2.2. Основные понятия электронных таблиц	11
Практические задания	15
Лабораторная работа	18
Тема 3. Операции над документами	19
3.1. Сохранение рабочей книги	19
3.2. Сохранение рабочей книги с другим именем или в другой папке	20
3.3. Завершение работы Microsoft Excel	20
3.4. Открытие документа	21
3.5. Создание нового документа	21
Лабораторная работа	22
Тема 4. Операции с рабочими листами	23
4.1. Вставка нового рабочего листа	23
4.2. Переименование листа	24
4.3. Перемещение рабочего листа	24
4.4. Копирование рабочего листа в пределах рабочей книги	26
4.5. Скрытие/отображение листов.	27
4.6. Выделение нескольких листов	27
4.7. Удаление рабочего листа	28
Лабораторная работа	29

Тема 5. Ввод и редактирование данных	30
5.1. Движение по таблице	30
5.2. Режим ввода и редактирования данных	31
5.3. Добавление новых строк и столбцов	31
5.4. Формирование текстовых данных	32
5.5. Перемещение данных	34
5.6. Копирование данных	35
5.7. Формат данных	35
5.8. Построение рядов данных	37
Лабораторная работа	39
Тема 6. Работа с функциями и формулами	41
6.1. Функция	41
6.2. Формула	43
6.3. Копирование формул	43
Лабораторная работа	43
Тема 7. Построение и редактирование диаграмм и графиков	43
7.1. Построение диаграммы	43
7.2. Редактирование диаграммы	46
Лабораторная работа	47
Тема 8. Сортировка и фильтрация данных	48
8.1. Сортировка данных	48
8.2. Фильтрация данных	49
Лабораторная работа	50
Тема 9. Печать	51
9.1. Предварительный просмотр	51
9.2. Установка параметров страницы	52
9.3. Печать	53
Лабораторная работа	54
Рекомендуемая литература	55

Предисловие

В условиях формирующегося единого информационного пространства, в котором уровень развития любой организации определяется ее возможностями по доступу, хранению и качественной обработке информации, особое значение приобретает информационное обеспечение, эффективное использование информационных технологий во всех видах профессиональной деятельности.

Данное пособие предназначено для студентов-гуманитариев, которые начинают знакомиться с MS Excel, или уже имеет начальные навыки работы с компьютером.

В любой сфере деятельности существует множество задач, в которых исходные и результатные данные должны быть представлены в табличной форме. Для автоматизации расчетов в подобных задачах имеется класс программных продуктов, называемых табличными процессорами. Технология работы с электронными таблицами, создаваемыми в среде табличного процессора, в настоящее время столь же популярна, как и технология создания текстовых документов. Среди табличных процессоров большим успехом пользуются различные версии Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro. Пособие посвящено изучению технологии работы в среде табличного процессора Excel, который входит в состав интегрированного программного продукта Microsoft Office.

Основное достоинство и отличие электронных таблиц Microsoft Excel заключается именно в простоте использования средств обработки данных. И хотя средства обработки данных по своим возможностям могут сравниться с базами данных, работа с ними не требует от пользователя специальной подготовки в области программирования.

Цель пособия – рассмотреть назначение электронных таблиц и практические основы работы в Microsoft Excel: создание и редактирование таблиц, выполнения расчетов по формулам, представление данных в виде различных диаграмм, осуществление структурирования данных и пр.

Данное пособие поможет пользователям научится:

1. Работать с книгами и листами.

2. Создавать и оформлять таблицы.

3. Вводить в таблицы данные.

4. Использовать при вычислениях формулы и функции.

5. Представлять данные в виде разнотипных диаграмм, производить их редактирование и форматирование.

Подбор тематики выполнен с учетом актуальности для будущей профессиональной деятельности. Содержание курса отражает как основные тенденции и изменения, происходящие в сфере информационных технологий, так и отвечает требованиям, предъявляемым к уровню представления учебного материала студентам вуза.

Тема 1. Электронные таблицы

1. Электронные таблицы: основные понятия, функции, объекты.

2. Режимы работы электронных таблиц.

3. Обзор и характеристика табличных процессоров.

Вопросы для самоконтроля.

1.1. Электронные таблицы: основные понятия, функции, объекты.

Современные технологии обработки информации часто приводят к тому, что возникает необходимость представления данных в виде таблиц. В языках программирования для такого представления служат двухмерные массивы. Для табличных расчетов характерны относительно простые формулы, по которым производятся вычисления, и большие объемы исходных данных. Такого рода расчеты принято относить к разряду рутинных работ, для их выполнения следует использовать компьютер. Для этих целей созданы электронные таблицы (табличные процессоры) – прикладное программное обеспечение общего назначения, предназначенное для обработки различных данных, представимых в табличной форме.

Электронная таблица (ЭТ) позволяет хранить в табличной форме большое количество исходных данных, результатов, а также связей (алгебраических или логических соотношений) между ними. При изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются и заносятся в таблицу. Электронные таблицы не только автоматизируют расчеты, но и являются эффективным средством моделирования различных вариантов и ситуаций. Меняя значения исходных данных, можно следить за изменением получаемых результатов и из множества вариантов решения задачи выбрать наиболее приемлемый.

Функции табличных процессоров разнообразны:

• создание и редактирование электронных таблиц;

• создание многотабличных документов;

• оформление и печать электронных таблиц;

• построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами;

• создание многотабличных документов, объединенных формулами;

• работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировка таблиц, выборка данных по запросам;

• создание итоговых и сводных таблиц;

• использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;

• создание слайд-шоу;

• решение оптимизационных задач;

• решение экономических задач типа "что - если" путем подбора параметров;

• разработка макрокоманд, настройка среды под потребности пользователя и т.д.

Рабочим полем табличного процессора является экран дисплея, на котором электронная таблица представляется в виде прямоугольника, разделенного на строки и столбцы. Строки нумеруются сверху вниз. Столбцы обозначаются слева направо. На экране виден не весь документ, а только часть его. Документ в полном объеме хранится в оперативной памяти, а экран можно считать окном, через которое пользователь имеет возможность просматривать таблицу. Для работы с таблицей используется табличный курсор, – выделенный прямоугольник, который можно поместить в ту или иную клетку. Минимальным элементом электронной таблицы, над которым можно выполнять те или иные операции, является такая клетка, которую чаще называют ячейкой. Каждая ячейка имеет уникальное имя (идентификатор), которое составляется из номеров столбца и строки, на пересечении которых располагается ячейка. Нумерация столбцов обычно осуществляется с помощью латинских букв (поскольку их всего 26, а столбцов значительно больше, то далее идёт такая нумерация – AA, AB, ..., AZ, BA, BB, BC, ...), а строк – с помощью десятичных чисел, начиная с единицы. Таким образом, возможны имена (или адреса) ячеек B2, C265, AD11 и т.д.

Следующий объект в таблице – диапазон ячеек. Его можно выделить из подряд идущих ячеек в строке, столбце или прямоугольнике. При задании диапазона указывают его начальную и конечную ячейки, в прямоугольном диапазоне – ячейки левого верхнего и правого нижнего углов. Наибольший диапазон представляет вся таблица, наименьший – ячейка. Примеры диапазонов – A1:A100; B12:AZ12; B2:K40.

Если диапазон содержит числовые величины, то они могут быть просуммированы, вычислено среднее значение, найдено минимальное или максимальное значение и т.д.

Иногда электронная таблица может быть составной частью листа, листы, в свою очередь, объединяются в книгу (такая организация используется в Microsoft Excel).

Ячейки в электронных таблицах могут содержать числа (целые и действительные), символьные и строковые величины, логические величины, формулы (алгебраические, логи-ческие, содержащие условие).

В формулах при обращении к ячейкам используется два способа адресации – абсолютная и относительная адресации. При использовании относительной адресации копирование, перемещение формулы, вставка или удаление строки (столбца) с изменением местоположения формулы приводят к перестраиванию формулы относительно её нового местоположения. В силу этого сохраняется правильность расчётов при любых указанных выше действиями над ячейками с формулами. В некоторых же случаях необходимо, чтобы при изменении местоположения формулы адрес ячейки (или ячеек), используемой в формуле, не изменялся. В таких случаях используется абсолютная адресация. В приведенных выше примерах адресов

ячеек и диапазонов ячеек адресация является относительной. Примеры абсолютной адресации (в Microsoft Excel): $A$10; $B$5:$D$12; $M10; K$12 (в предпоследнем примере фиксирован только столбец, а строка может изменяться, в последнем – фиксирована строка, столбец может изменяться).

Управление работой электронной таблицы осуществляется посредством меню команд.