2. Развертывание бизнес-процессов

Каждый бизнес-процесс должен быть определенным образом охарактеризован с тем, чтобы при этом были учтены все компоненты, необходимые для его надлежащего функционирования. На рис. 2 показана схема, с помощью которой может быть получена необходимая характеристика бизнес-процесса.

Процессы поставщиков

Процессы потребителей

процесс

Входы Выходы

ресурсы

Ответственное подразделение

Установить

Требование к входным данным и взаимодействие с поставщиками

Порядок выполнения процесса

Требования к выходным данным и взаимодействие с потребителями

Управление процессом

Планирование

Организация работ

Контроль выполнения

Регулирование

Рис. 2 Схема развертывания характеристик

В развернутом, наиболее полном описании бизнес-процесса целесообразно указывать следующие характеристики:

• название процесса должно наиболее точно отражать его содержание. Целесообразно, чтобы оно было близким к названию соответствующего раздела ИСО 9001, по возможности кратким и выражено отглагольным существительным (например, «Управление документацией»).

• Код процесса. Присвоение процессу конкретного кода в значительной мере облегчает его идентификацию. С учетом этого должен быть установлен принцип кодирования процессов. Пример возможного принципа кодирования бизнес-процессов показан на рис. 1.

• Определение процесса должно детализировать его название и отвечать на вопрос: «Из каких основных видов деятельности состоит процесс?». Многие процессы, охватываемые системой менеджмента качества, не имеют общепринятого определения, что вынуждает специалистов организации давать им свои определения. При этом возможны большие расхождения в этих определениях, связанные с особенностями организационного построения и спецификой бизнеса организации. Так, например, определяя процесс «Управление закупками», одни организации в содержание процесса включают лишь верификацию закупаемой продукции, а другие – и ее валидацию, то есть входной контроль.

• Цель процесса определяет необходимый результат процесса и отвечает на вопрос: «Что будет достигнуто при надлежащем ведении данного процесса?».

• Задачи процесса определяют основные направления достижения цели процесса. Так, например, если целью процесса «Входной контроль» является недопущение в производственный процесс сырья, материалов и комплектующих, не соответствующих установленным требованиям, то основными задачами данного процесса можно считать:

  • определение требований к сырью, материалам и комплектующим изделиям;

  • выявление и изоляция сырья, материалов и комплектующих изделий, не соответствующих установленным требованиям;

    • Входы процесса – это конкретные материальные и (или) нематериальные объекты, поступающие в процесс извне и подлежащие преобразованию в нем.

    • Выходы процесса – это результаты преобразования входов процесса.

    • Требования к входам процесса выступают в виде документов, устанавливающих характеристики, которым должны отвечать входы процесса.

    • Требования к выходам процесса выступают в виде документов, устанавливающих характеристики, которым должны отвечать выходы процесса.

    • Поставщики процесса – это внешняя организация или внутренние подразделения, ответственные за своевременную и качественную поставку входов процесса.

    • Потребители процесса – это внешние организации или внутренние подразделения, являющиеся пользователями выходов процесса.

    • Ресурсы процесса – это финансовые, технологические, трудовые и информационные средства, с помощью которых осуществляется преобразование входов и выходов. В ряде случаев ресурсы могут выступать в виде входов в процесс (например, когда речь идет о поставке сырья и материалов для производства продукции).

    • Нормативы процесса – документы, содержащие нормативные показатели, в соответствии с которыми осуществляется процесс. Примерами нормативов могут служить нормы расхода ресурсов на преобразование входов в выходы, нормы времени на ведение процесса, норма простоя и другое. Нормативы могут выступать как критерии при оценке эффективности процесса.

    • Владелец процесса – это должностное лицо, которое наделено полномочиями распоряжаться выделенными ресурсами и ответственное за перспективное планирование и эффективность процесса.

    • Руководитель процесса – должностное лицо, выполняющее функции менеджера процесса и отвечающее за результативное функционирование процесса.

    • Параметры процесса – характеристики процесса, подлежащие мониторингу и контролю. Для измерения параметров процесса должны быть установлены их значения (желательно числовые) и точки контроля.

    • Методы измерения параметров процесса – методы, используемые для мониторинга и контроля, а также последующего оценивания состояния процесса. Для измерения и оценивания процессов могут быть использованы инструментальные, расчетные, экспертные, сравнительные и социологические методы.

    • Показатели результативности процесса характеризуют степень достижения цели и запланированных результатов. Показатели результативности, определяющие качество процесса, важны, прежде всего, для процессов-потребителей.

    • Показатели эффективности процесса характеризуют связь между достигнутыми результатами и использованными ресурсами. Показатели эффективности отражают, насколько минимизированы ресурсы и устранены потери при достижении необходимого результата. Эти показатели характеризуют экономическую деятельность организации.

Основные характеристики процесса могут быть представлены в виде самостоятельного документа в форме карты процесса. В этом случае характеристики процесса выступают как справочный материал, используемый для мониторинга и коррекции процесса. Карта – это своеобразный паспорт процесса, позволяющий его владельцу и руководителю идентифицировать свой процесс. Полный набор карт, соответствующий числу идентифицированных процессов, позволяет получить представление о бизнес-процессах организации и о взаимосвязи и взаимодействии.

Число характеристик, заносимых в карту процесса, определяется его содержанием, особенностями менеджмента организации и здравым смыслом. Следует отметить, что излишнее число характеристик, отражаемых в карте процесса, может затруднить ее восприятие, а малое количество характеристик может оказаться недостаточным для верного представления о процессе.

08.1 7.4 Управление закупками (сырье и материалы)

Код процесса п. ИСО 9001 Наименование процесса

Назначение процесса

Деятельностью по планированию закупок сырья и материалов, организации работы с поставщиками, заключению договоров на поставку, верификации и приемке закупленной продукции

Цель процесса

Обеспечение предприятие материальными ресурсами в соответствии с установленными требованиями

Входы процесса

Заявки на закупку сырья и материалов. Планы закупок.

Выходы процесса

Сырье и материалы в соответствии с планом закупок

Требования к входам

ПК 7.07-2002

Требования к выходам

ПК 7.07-2002

Поставщики процесса

Внешние поставщики

Потребители процесса

Подразделения – заказчики сырья и материалов

Основные ресурсы Финансовые, инфраструктура (склады, транспорт)

Контролируемые параметры процесса

Выполнение планов закупок.

Доля закупок, осуществляемых с привлечением признанных поставщиков.

Соответствие закупленного сырья и материалов установленным требованиям

Методы измерения параметров процесса

Регистрационные

Показатели результативности процесса

Выполнение планов закупок, %

Показатели эффективности процесса

К08.1 = Зп/Зф, где

Зп – затраты плановые, руб.

Зф – затраты фактические, руб

Рис. 3 Карта процесса «Управление закупками» (сырье и материалы)

На рис. 3 показан пример заполненной карты процесса, применяемой на одном из предприятий. Данная карта свидетельствует о таких ее достоинствах, как компактность и наглядность представления основных характеристик процесса, а также простота и удобство использования.