Тема 15. Учет уникальных и особо ценных документов в архиве. Учет страхового фонда и фонда пользования

Понятие об уникальных и особо ценных документах. Критерии отнесения архивных документов к уникальным и особо ценным. Необходимость их централизованного учета в масштабе Архивного фонда РФ.

Государственный реестр уникальных документов АФ РФ, порядок его создания и ведения.

Порядок учета особо ценных документов в архиве. Методика заполнения учетных документов.

Учет страховых копий и копий фонда пользования. Порядок заполнения учетных документов.

Тема 16. Особенности учета в архивах организаций. Внедрение автоматизированных архивных технологий учета архивных документов

Понятие о методическом единстве системы учета в государственных, муниципальных архивах и архивах организаций.

Система учетных документов архивов организации. Организация работы по учету в архиве организации Методика составления учетных документов. Оформление документов для передачи на хранение в государственный архив.

Понятие об учетных базах данных в государственных архивах. Создание учетных баз данных в архивах. Порядок их внедрения. Организация работы по ведению учетных баз данных в архиве.

Раздел 4

Тема 17. Устройство и оборудование государственных архивов

Значение оптимального устройства и оборудования архива, для обеспечения сохранности документов. Влияние освещения, отопления и вентиляции на сохранность документов. Обеспечение противопожарной безопасности архива. Особенности устройства архивохранилищ кинофотофонодокументов, электронных документов и основные требования к хранению этих видов архивных документов. Размещение архивных документов обособленного хранения: уникальных и особо ценных документов, секретных документов, документов на нитрооснове и др.

Создание оптимального для обеспечения сохранности документов микроклимата в архивохранилищах. Климатические приборы, их описание и применения. Правила климатического контроля.

Тема 18. Физико-химические и биологические факторы разрушения архивных документов. Способы специальной обработки документов

Общее понятие о физико-химических и биологических факторах разрушения архивных документов. Воздействие температуры и влажности, химических и механических примесей воздуха, света, радиации магнитного поля на сохранность архивных документов, в том числе аудиовизуальных.

Биологические факторы разрушения документов: бактерии, плесень, насекомые, грызуны.

Санитарно-гигиенические требования к хранению архивных документов.

Понятие о специальной обработке архивных документов. Виды специальной обработки архивных документов.

Дезинфекция, дезинсекция, дератизация.

Реставрация и консервация архивных документов. Способы реставрации и консервации документов: традиционные методы, фотореставрация архивных документов с угасшими и слабоконтрастными изображениями и текстами, применение компьютерных технологий реставрации и др.

Тема 19. Контроль наличия и физического состояния архивных документов

Размещение документов в архивохранилищах. Порядок выдачи архивных документов из хранилищ.

Роль проверки наличия и физического состояния архивных документов в обеспечении их сохранности. Порядок и периодичность проверок наличия. Оформление результатов проведения проверок наличия документов.

Определение физического состояния архивных документов. Выявление документов с повреждениями материальных носителей, изображений, текстов и другими дефектами. Типовые дефекты бумаги и текста документов. Единая система индексации дефектов и их учета. Установление очередности специальной обработки документов с учетом их физического состояния.

Обеспечение сохранности уникальных и особо ценных документов. Значение страхового фонда и фонда пользования для обеспечения сохранности архивных документов.