13) Эффективность документооборота

Как организовать эффективный документооборот?

Организация делопроизводства призвана решать задачи осуществления контроля над всей документацией компании в любой момент времени. В каждый момент жизни документа - начиная от его создания или принятия предприятием до сдачи в архив или отправки - у ряда должностных лиц должна быть возможность обращения к нему, его коррекции или изменения. При этом поиск документа по различным атрибутам должен занимать как можно меньше времени. Делопроизводство должно быть максимально эффективным. Управление предприятием не в последнюю очередь зависит от качества и скорости формирования документов, контроля их исполнения и организации хранения. Для этого процессы работы с документацией должны быть автоматизированными. Электронный документооборот позволяет решить множество проблем на пути к созданию эффективной среды для функционирования и управления организацией. Внедрение СЭД, то есть систем электронного документооборота, позволяет при помощи информационно-коммуникационных технологий вести и формировать общую базу электронной документации. Хранение электронной информации - это и изображения, и аудио-видеоданные, тексты и web-файлы - очень удобно, так как не требует огромного помещения для архивов. Документооборот с электронными образцами документов значительно выигрывает во времени в сравнении с бумажными аналогами при пересылке документации, во времени поиска документа и каталогизации по определенным данным. Системы электронного документооборота на данный момент умеют группировать документы по любым критериям, объединять их в структуры, связанные одним контекстом, т.е. классифицировать, видеть связи между различными версиями одного и того же документа, а также шифровать секретные данные, обеспечивая их защиту от нежелательного доступа на любом участке маршрута документа. Автоматизированное делопроизводство обеспечивает создание списка должностных лиц, наделяя их индивидуальными правами доступа к различным категориям документов, уникальных маршрутов для определенных документов при изменении обстоятельств, предоставление отчетности по контролю бизнес-процессов, создание электронной подписи для обеспечения конфиденциальности документов. Сеть интранет - это миниатюрный Интернет в рамках виртуального пространства организации. Создается он при помощи технологий Интернета, с применением протокола ай-пи. Противопоставляют интранету экстранет. Последний доступен лицам вне организации - ее клиентам, поставщикам, а интранет открыт только лишь для сотрудников организации. Соединение с Интернетом также возможно, но должно проходить через сетевой шлюз с использованием брандмауэра, пользовательской аутентификацией и шифрованием данных. Корпоративный портал - графическая оболочка, часть интранета, которая видна пользователю, сотруднику компании. С его помощью сотрудники будут иметь возможность не только мгновенного распространения данных внутри организации, но и редактирования, даже коллективного, какого-либо документа, что позволяет сократить время на обработку документации в разы по сравнению с ведением бумажного документооборота.