10)Порядок движения документов в организации

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Документооборот - неотъемлемая часть документационного обеспечения любой системы управления от отрасли до отдельного учреждения, организации или предприятия.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решения, так как движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями.

Как уже говорилось выше, наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является «Государственная система документационного обеспечения управления» (ГСДОУ).

Специальный раздел ГСДОУ «Организация работы с документами» устанавливает принципы и порядок организации документооборота учреждения, построение информационно-поисковой системы по документам учреждения, контроля исполнения документов и подготовки документов к передаче на хранение.

В документационном обеспечении учреждения (предприятия) можно выделить три документопотока:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы.

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения. В этой технологической цепочке выделяют следующие основные этапы:

- прием и первичная обработка документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация;

- рациональное движение документов внутри организации;

- исполнение документов (составление);

- контроль за исполнением;

- обработка исполненных и отправляемых документов.

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника, в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях.

Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформленных документов (по ГОСТ Р 6.30-97) и правила работы с ними.

Кроме того, ГСДОУ рекомендует закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Основные цели исследования документопотоков организации:

повышение эффективности управленческой деятельности;

ускорение движения документов в организации;

уменьшение трудоемкости обработки документов.

Наиболее эффективными современными методами совершенствования потоков документов в настоящее время являются: создание унифицированных систем документов; унификация текстов документов; построение информационно-поисковых систем; регламентирование документообразования и прохождения документов; введение компьютерных технологий обработки информации.