Обработка поступающих документов

Документы могут быть получены по почте, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем.

Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки. Кроме того, электронная почта позволяет исключить процедуру последующего ввода входящих документов в память машины (вручную или путем сканирования). Однако не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверной подписи (авторизации документа), т.е. применения специальной программы «электронной подписи» и заключения специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом. Передача документов в виде факсимильного сообщения также не дает гарантий подлинности документа.

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства (канцелярии, общего отдела и др.).

Поступившие документы проходят следующие этапы:

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение, разметку;

- регистрацию;

- рассмотрение документов руководством;

- направление на исполнение;

- контроль исполнения;

- исполнение документов;

- подшивку документов в дела.

При получении документов, после проверки правильности их доставки, конверты вскрываются и проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, их соответствие указанному количеству на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю. Учитывая, что факс, как правило, выводится на светочувствительную бумагу, текст на которой быстро выцветает, с документов снимается ксерокопия. В последнее время появились факсимильные аппараты, позволяющие получить документ на обычной бумаге и, следовательно, не нуждающиеся в копировании.

Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»), которая передается адресату.

При отсутствии приложений или некоторых листов документа ставится в известность отправитель корреспонденции и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».

При вскрытии упаковки последняя уничтожается. Исключения делаются в следующих случаях:

в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя (но они есть на упаковке);

в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;

при получении доплатной корреспонденции;

если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) грифа «Лично» не было.

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения их на регистрируемые и нерегистрируемые.

На регистрируемых документах автоматическим нумератором проставляется реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию», включающий порядковый номер поступления и дату поступления. При отсутствии нумератора этот реквизит проставляется от руки. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу (на приложениях к документам эта отметка не проставляется).

Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах и упаковке пакетов.

На документах, подлежащих централизованному хранению в службе документационного обеспечения управления, ставится дополнительная отметка (возможно штампом): «Подлежит возврату в службу ДОУ». Отметку ставят на первом листе документа в правом верхнем или нижнем левом углу по усмотрению организации.

Кроме того, секретарь-референт или работник службы делопроизводства должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю.

Документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам, передаются по назначению сразу после регистрации без предварительного рассмотрения секретарем-референтом или работником службы ДОУ. На таких документах в правом верхнем углу первого листа (или титульного) проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: «ОМ» - отдел маркетинга или 05 - номер (шифр) этого подразделения. При передаче документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии и инициалы.

В ряде фирм применяется условное обозначение руководящих должностных лиц, которое используется при разметке и направлении документов, например 01 - генеральный директор, 02 - зам. директора и т.п.

Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов: документы, полученные из администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц и т.п.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству фирмы, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т.д.). Эти документы подбираются и передаются вместе с входящим документом руководителю. Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления. Руководитель фирмы, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания оформляются в виде резолюции. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль. При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение документов, избежать сбоев в их обработке, создать условия для их своевременного и качественного исполнения. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю-референту.

С резолюцией руководителя документ передается исполнителю. Документы с грифом «КТ» или «Конфиденциально» передаются исполнителю под расписку в журнале регистрации с проставлением исполнителем даты получения.

Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю-референту для подшивки в дело.

На предприятии для ряда документов может быть принят порядок, при котором рассмотрение документов руководителем осуществляется после окончания их исполнения, одновременно с подготовленными для подписания проектами внутренних или отправляемых документов. Это позволит сэкономить время руководителя за счет не двукратного, а однократного ознакомления с документом. Но для введения такого порядка необходимо четко разграничить, какие виды служебных документов могут так обрабатываться, а какие нет.