32.Понятие, значение и классификация первичных документов, документирующих хозяйственные операции.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и которые подтверждают факт совершения хозяйственных операций.

Основные функции первичных документов:

1. обоснование правомерности отражения хозяйствен­ных операций на счетах бухгалтерского учета;

2. подтверждение правильности и достоверности опре­деления налогооблагаемой базы для начисления на­логовых платежей в бюджет и внебюджетные фонды;

3) контроль над поступлением, движением, выбытием то­варно-материальных ценностей, денежных средств и иного имущества предприятия, а также имуществен­ных прав.

Первичные учетные документы должны соответствовать форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

денежными средст­вами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, — непосредственно после ее окончания.

Для осуществления контроля и упорядочения обработ­ки данных о хозяйственных операциях на основе первич­ных учетных документов составляются сводные учетные документы (бухгалтерские журналы, книги, карточки, ве­домости).

Первичные учетные документы могут быть изъяты толь­ко органами дознания, предварительного следствия и проку­ратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внут­ренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ.

Организации обязаны хранить первичные учетные доку­менты, бухгалтерскую от­четность не менее пяти лет.

Первичные документы по учету товаров могут быть ус­ловно разделены на внешние и внутренние.

Внешние первичные документы отражают движение то­варов от поставщиков (входящие документы) и от торговой организации к покупателям (исходящие документы). Отли­чительная особенность внешних документов — тот факт, что они подписываются не только уполномоченными лицами самой торговой организации, но и ответственными лицами предприятия-конрагента. При этом входящие документы оформляются сторонней организацией.

К внешним первичным учетным документам относятся, в частности, следующие:

1. акт о приемке товаров;

2. акт об установленном расхождении по количеству и ка­честву при приемке товарно-материальных ценностей и акт об установлении расхождении по количеству и качес­тву при приемке импортных товаров. Являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю;

3. заказ — применяется для оформления продажи товаров по предварительным заказам;

4) спецификация — применяется в том случае, когда отфак­турованная партия товара упаковывается в ящики, боч­ки и т.п.;

5) товарная накладная — в торговой организации может выступать как приходным (входящим), так и расход­ным (исходящим) товарным документом. При доставке товаров железнодорожным транспортом оформляется транспортная железнодорожная накладная и др.

Внутренние первичные документы призваны обеспечить учет товаров внутри торговой организации, подписываются уполномоченными сотрудниками торговой организации.

Внутренние первичные документы торговой организации можно условно подразделить:

1. на внутренние приходные — составляются торговой организацией в том случае, когда внешние первичные документы от поставщика не проступили. Например, Акт о приемке товара, поступив­шего без счета поставщика;

2. внутренние расходные — составляются при внутреннем перемещении товаров, когда право собственности на них остается за торговой организацией. (Накладная на внутреннее перемещение, пере­дачу товаров);

3. распорядительные — составляются, как привило, ко­миссией, создаваемой приказом руководителя торго­вой организации. На основании данных документов в бухгалтерском учете отражаются операции, связан­ные со списанием испорченных товаров ( Акт о порче товарно-материальных ценностей, Акт о списании товаров);

4. описательные —дают описание товаров, на которые составляют­ся. Например, Упаковочный ярлык применяется при упаковке товара, выписывается в трех экземплярах работником организации на каждое отдельное место;

5) учетно-отчетные — отражают состояние и движение товарно-материальных ценностей на складах, в ма­газинах и т.п. (Журнал учета товаров на складе, Журнал учета выполнения заказов покупателей, Товарный от­чет).

В торговой деятельности широко используется такой до­кумент, как счет-фактура. Счет-фактура не от­носится к первичным бухгалтерским документам, предусмот­ренным ФЗ «О бухгалтерском учете». Это первичный документ налогового учета, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом това­ров (работ, услуг), имущественных прав сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном ст. 169 Н К РФ.