Види документів. Класифікація документів.
Кожен Д. має свій власний набір ознак. Однак навіть один і той самий Д. Може мати різні характеристики. Різну форму представлення. Загальна кількість
В И Д І В документів назвати важко. Тільки за ознакою з м і с т у ми можемо виділити близько 100-130 видів.
Зростання багатоманіття документотворчих ознак призводить до зростання несумісності форм представлення інформації, виникнення нових бар’єрів між споживачем і інформацією. А в складній техногенній культурі обігу інформації взаємозалежність Користувача і Документу ж вельми великою. Відповідно, одним з головних завдань організації інформаційної роботи є стандартизація і контроль системи обігу документів і інформації загалом.
[В кожен момент часу кожна інформаційна система повинна знаходиться в стані інформаційної, технічної, технологічної, програмної сумісності, але цей стан є динамічним і постійно змінюється за цими параметрами.]
Підходи до класифікації і впорядкування ситуації з документами є різні.
В прикладній соціології до документів відносять в першу чергу різноманітні друковані і писані матеріали, створені для зберігання і передачі інформації. В більш широкому контексті говорять про аудіо-, кіно-, теле, фотоматеріали. І соціологи виділяють як види Д.:
державні і урядові акти;
статистичні документи;
відомчу документацію;
художні твори;
наукові публікації;
преса;
промови лідерів, - листи
в
Згідно з статусом Д.: - офіційні/неофіційні;
По формі викладу: - письмові/статистичні/табличні/
По функціональних особливостях: - інформаційні; - регулятивні; - комунікативні; - культурно-виховні. Дана класифікація виділяє основну функцію Д.. хоча вона не вичерпує функціональне навантаження Д.
Ще одне підґрунтя для типологізації Д. – їх цільове призначення: - Д. створені незалежно від цілей дослідження і – Д. створенні спеціально з метою дослідження.
Офіційні Д. – відображають головним чином колективну т.з. і суспільні зв’язки. Складаються і затверджуються державними і громадськими органами, установами і можуть виступати юридичними доказами. (напр. Постанови, накази, директиви, адміністративні документи підприємств і т.д.)
Першочергове призначення цих документів – управлінське і інформування про стан справ.
Публічні архіви – центральні і місцеві архіви становлять певні труднощі для дослідження (питання доступу, час зберігання, втрати матеріалів при соціальних пертурбаціях, час “відкриття” документів)
Парламентські і адміністративні публікації – офіційні видання, що публікують нормативні і парламентські акти. – звіти, міністерські бюлетені, адміністративні щорічники і т.п. публікації, що відображають життєдіяльність відповідних установ. Ці публікації анотуються в спеціальних інформативних виданнях.
Статистика – цифрові документи, що відображають соціально значиму інформацію зібрану періодично і за певними показниками (чисельність нас, виплавленого чавуну, побудованих квартир і т.д.). Переписи населення – досить давній варіант статистики (Книга Судного Дня – Вільгельма-Завойовника). Особливо важлива в умовах планування того чи іншого роду діяльності, при вирішенні питань податків, воєнної служби, економіки.
Збирають цю інформацію спеціальні установи. Через певні інтервали часу. Але аналітик повинен зважати, що статистика збирається без врахування мети того чи іншого дослідження – а отже там може бути відсутній якийсь важливий параметр.
Питання валідності статистик. Фактори: спосіб збору даних, зацікавленість в інформації тих хто збирає, чи можуть опитувані дати точну інформацію.
Неофіційні Д. – також вагому роль в аналізі суспільних відносин. Окрему групу Д. серед неофіційних Д. займають особисті документи – вони є незамінним джерелом інформації про громадську свідомість, думку, установки на індивідуальному рівні. Треба зауважити, що особисті документи зазвичай містять майже необмежені висловлювання окремих людей на вільно обрану тему, а дослідник не здійснює жодного впливу та контролю над способом творення Д. До того ж дослідник-аналітик опиняється перед масою відомостей, що були зібрані і посортовані без нього і без чіткої програми. До них відносять: щоденники, мемуари, переписку, професійну та непрофесійну художню творчість.
Приватні архіви – під цією рубрикою можна різноманітну документацію спілок, організацій, установ: як політичну так професійну. Можуть викрити всю “таємну”, внутрішню кухню організації. проблема доступу і зберігання.
Особисті документи – політичні діячі, керівники зберігають документи, записи, переписку, записи розмов – створюється особистий архів. Доступ під час життя і після смерті. Помилки при роботі з особистими документами виникають : - владність і достовірність документу
- можливість помилки з боку самого автора (мотиви автора і умови створення документу; - мета створення документу; - для себе, сім”ї, публіки, історії і т.д.; - чи є інші матеріали, що освітлюють цю ж тему).
- можливість помилки з боку аналітика: який інтерпретує інформацію про події в яких сам участі, переважно, не приймав, і виходить з власних уподобань, мотивів, і знань та уявлень. Культурна і соціальна несумісність. Іноді автор документу передбачає наявність певних знань в того, хто буде читати.
Особливу групу Д. становлять матеріали преси – публікації газет синтезують риси Д. різних типів і видів і містять різнорідну інформацію: текстову, цифрову, візуальну; офіційні і неофіційні точки зору окремих осіб та установ; авторські виступи; репортажі, документовані історії. Оскільки преса виступає як організатор і координатор суспільної діяльності то вивчення її матеріалів дозволяє вивчити проблемне питання з різних сторін.
Але треба враховувати наступні моменти при аналізі преси:
Незалежність преси – різницю між декларованим принципом і реальністю (залежність від власника, фінансів, реклами, іноземного впливу іт.д.)
Зміст і орієнтацію преси – є різні види газет, різна аудиторія і тематична спрямованість, обсяг друку і розповсюдження. Внутрішня чи зовнішня політика, місцева інформація, спорт, культура переважають у темах. Політичні/економічні сили що газетою підтримуються. Редакційна політика і кваліфікація персоналу і т.д.
Інформація преси – як джерело інформації газета потребує ретельного аналізу і зваженого підходу аналітика.
КЛАСИЧНІ підходи до вивчення документів:
Історичний - ставить проблему валідності в трьох аспектах.
Автентичність тексту і автора.
Валідність інтерпретації тексту (його значення відносно автора, дослідника, цілей)
Правдивість фактів, викладених в тексті.
- Літературний – виявлення автентичності тексту і автора через вивчення стилю, тону, словника.
- Психологічний – дослідження характеру самого автору, виходячи з тексту Д.
- Юридичний – при вивченні судових, юридичних документів – дослідження мотивів, цілей тих хто приймає законодавчі, судові рішення.
- Соціологічний – вивчає документ в соціальному контексті його виникнення.