55. Вплив інформаційних технологій на організацію праці документознавця

Документознавець - це спеціаліст, який знає все, що стосується роботи з документами на основі використання автоматизованих технологій: зіставлення, оформлення, облік, реєстрація, контроль виконання, зберігання документів, довідково-інформаційна роботою Документознавець планує, організовує і удосконалює діяльність служби документаційного забезпечення управління, здійснює контроль за станом діловодства в організації, розробляє уніфіковані форми документів, системи документації, здійснює оптимізацію документопоків в організації, приймає участь у відборі документів, які передаються на державне зберігання, організації поточного збереження й експертизі наукової та практичної цінності документів, здійснює удосконалення автоматизованих інформаційних систем, приймає участь у створенні, проектуванні й актуалізації баз та банків даних.

Документознавець розроблює та впроваджує технологічні процеси роботи з документами і документною інформацією на підставі використання організаційної та обчислювальної техніки: з обліку, контролю виконання, оперативного збереження, довідкової роботи, бере участь у плануванні, організації і вдосконаленні діяльності служби документаційного забезпечення управління, здійснює контроль за станом діловодства у структурних підрозділах, готує пропозиції із забезпечення ергономічних умов праці, раціоналізації робочих місць працівників служби документаційного забезпечення управління. Документознавець приймає участь у постановці задач, проектуванні, експлуатації та вдосконаленні (у частині інформаційного забезпечення) автоматизованих інформаційних систем і систем управління, а також новітніх інформаційних технологій (у т.ч.- безпаперових), вивчає та узагальнює передовий вітчизняний і світовий досвід у сфері документаційного забезпечення управління, розробляє нормативно-методичні матеріали з документаційного забезпечення.

Електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб'єктів електронного документообігу. Система електронного документообігу (СЕД) забезпечує процес створення, керування, доступу і розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також забезпечують контроль над потоками документів в організації. Забезпечують: процес створення , збереження , керування доступу і розповсюдження великих обсягів документів ’ у комп ютерних мережах та контроль над потоками. документів в організації При цьому під рухом доку мента не мається на увазі , його фізичне переміщення а лише передача прав на його застосування із. повідомленням конкретних користувачів СЕД

електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

Етапи розвитку інформаційних технологій найбільш яскраво простежується на процесах зберігання, транспортування й обробки інформації. Сучасний етап характеризується широким впровадження у різних сферах електронних офісів, що виявилося практично можливим насамперед завдяки широкому розповсюдженню ПК із відкритою архітектурою. Інформаційна технологія є найбільш важливою складовою процесу використання інформаційних технологій в документознавстві.

У сучасному суспільстві основним технічним засобом опрацюванні інформації служить персональний комп’ютер, що істотно вплинув як на концепцію побудови та використання технологічних процесів, так і на якість результатної інформації. Впровадження персонального комп’ютера в інформаційну сферу й застосування телекомунікаційних засобів зв’язку обумовили новий етап розвитку інформаційної технології. Дуже важливою властивістю інформаційної технології є те, що для неї інформація є не тільки продуктом, але і вихідною сировиною. Особлива роль приділяється всьому комплексу інформаційної технології і техніки в документознавстві. Безсумнівною перевагою інформаційної технології в документознавстві є застосування мережі Інтернет.