38.Протокольний порядок здійснення місії дипломатичного представника в країні перебування

Кожне дипломатичне представництво (посольство, представництва при міжнародних організаціях), кожна консульська установа практично з першого дня своєї діяльності зобов’язані займатися дипломатичним протоколом, бо без цього їхня діяльність просто немислима. Тому у кожному диппредставництві для виконання протокольних функцій виділяється спеціальний дипломат — а у великих посольствах — навіть кілька, які щоденно займаються проблемами дипломатичного протоколу. У реальному житті, особливо у мало- чисельних диппредставництвах, протокольними питаннями відає дипломат, який, окрім цього, виконує й інші функціональні обов’язки.

Процедура призначення глави диппредставництва складається з таких етапів:

1.Підбір кандидатури посла або посланника.

2. Запит агреману.

3. Видання внутрішнього правового акта (указу Президента, постанови Парламенту) про призначення.

4. Одночасне (в обох столицях) офіційне повідомлення уЗМІ про призначення, яке відбулося.

5.Видача вірчих грамот і від’їзд до країни перебування.

6. Попереднє вручення копій вірчих грамот міністрові закордонних справ.

7. Офіційна церемонія вручення вірчих грамот главі держави перебування.

8. Направлення особистих нот главам диппредставництв, акредитованих у країні перебування, про вручення вірчих грамот.

Протокольна робота кожного дипломата передбачає організацію запиту агреману на нового главу, який має прибути до країни перебування, залагодження його прибуття до країни і перші контакти з дипломатичним протоколом, організацію вручення вірчих грамот і його перших візитів та контактів з офіційними представниками країни та дипломатичним корпусом. Тут слід пам’ятати, що від чіткості, пунктуальності і належного рівня організації цих перших протокольних заходів залежить дуже багато для майбутньої роботи як глави дипломатичного представництва, так і представництва в цілому. Дотримання принципу старшинства, врахування особливостей кожної країни, представникові якої складається візит, важливості державної чи громадської установи країни перебування — все це має своє значення, повинно зважуватися і враховуватися, щоб кожний крок новоприбулого дипломата сприяв його авторитетові, створював йому належний імідж у дипломатичному корпусі. Слід постійно пам’ятати, що враження після першого візиту від першого контакту залишаються надовго, на їх основі складається думка про дипломата, про його професійний, інтелектуальний і культурний рівень. Надзвичайно важливою є увага до дипломатичного листування. Його своєчасність як у відправленні своїх документів, так і у відповіді по отриманні, акуратність у складанні й оформленні, значення має навіть те, на якому папері вони виготовлені, — все це не проходить непоміченим. А тому й тут дрібниць не повинно бути.

Багато часу й зусиль відповідних співробітників дипломатичного представництва потребує підготовка до прийомів, особливо з нагоди національного свята. До кожного з прийомів слід ретельно готуватися, надто коли запрошуються гості, які нечасто, а може, навіть один раз мають можливість побувати на прийомі і з цього роблять висновок не тільки про конкретне дипломатичне представництво, але й загалом про країну, яку воно представляє.

Візити, бесіди, контакти, збір інформації, передача зі свого боку різних повідомлень, роз’яснень — ось основні напрями роботи посла. Протокол посольства повинен вести облік всіх заходів, вносити послу пропозиції з тих чи інших проблемних питань, забезпечувати в протокольному плані деталі прийому послом гостей у посольстві (резиденції), зустріч і проводи посла, розсадку гостей на прийомах, підготовку, у разі необхідності, подарунків (сувенірів).