Змістовний модуль IV. Організація роботи офісу туристичного підприємства Тема 11. Організація офісу туристичного підприємства

АНОТАЦІЯ:

Тема присвячується визначенню особливостей організації офісу туристичного підприємства.

НАВЧАЛЬНІ ЗАВДАННЯ:

- визначити вимоги до місцезнаходження офісу турпідприємства;

- вивчити вимоги щодо організація зони прийому відвідувачів;

- визначити правила структурної організації робочих зон туристичного офісу.

ФОРМИ КОНТРОЛЮ:

- усне опитування,

- тестування.

ОСНОВНІ ПОЛОЖЕННЯ ТЕМИ:

Згідно Ліцензійних умов провадження туристичної діяльності в Україні (незважаючи на відміну ліцензування турагентської діяльності, ліцензійні умови ніхто не відміняв) є загальні вимоги до офісу туристичних підприємств. Проте, на першому етапі базовим фактором можна вважати розташування офісу.

Наявність вивіски є обов’язковим і здатне збільшити клієнтський потік на 20-30%. При цьому найменування підприємства на вивісці має збігатися зі статутними документами, за наявності логотипу – розміщується і він.

При вході в приміщення офісу повинна бути розміщена інформація про режим його роботи.

У випадку планового закриття офісу (ремонт, санітарна обробка, зміна місцезнаходження, призупинення туристичної діяльності тощо) необхідно не пізніше чим за 5 днів вивісити відповідну об'яву при вході в офіс, а також у цей же строк сповістити про це споживачів туристичних послуг, з якими укладені договори про надання туристичних послуг.

У приміщенні офісу на видному для туриста місці повинні бути розміщені наступні документи:

- копія ліцензії органа ліцензування;

- копія свідчення про реєстрації;

- відомості про співробітників (прізвище, ім'я, по батькові керівника (директори), його заступника, головного бухгалтера, менеджерів);

- книга відкликань і пропозицій громадян;

- Ліцензійні умови;

- перелік номерів телефонів суб'єкта туристичної діяльності;

- інформація про тарифи й умови обслуговування туристів за рубежем, рекламні, інформаційні, довідкові матеріали (буклети готелів, інших місць розміщення, розклад рухів і тарифи на перевезення різними видами транспорту).

Оптимальна площа для знову створеної туристичної фірми може бути від 70 до 100 кв. м. Для нормального функціонування суб'єкта туристичної діяльності необхідно обладнати офісне приміщення комп'ютерної й оргтехнікою, меблями.

Будь-яка людина, потрапляючи в офіс, починає з огляду його внутрішнього оздоблення. Відповідність інтер'єра завданням фірми особливо важливо для туристичного агентства. Навіть просто приходячи за консультацією, клієнт настроюється на майбутній відпочинок. Тому обробка приміщення турфірми повинна викликати в нього асоціації з відпусткою й набудовувати на позитивні емоції.

При цьому бажано щоб оформлення фасаду офісу і його внутрішній дизайн були з ідентифікацією бренда туристичної компанії.

Створення офісу компанії починається з організації зони рецепції (вхідної зони). Традиційно, приймальня ділиться на дві частини – стійку рецепції й зону очікування.

Внутрішній простір рецепції являє собою звичайне робоче місце й містить у собі класичний набір елементів: робочий стіл, викатну тумбу, приставний стіл. Сучасні тенденції розвитку ергономіки робочого місця диктують нові умови оснащення робочого місця секретаря, усе більше застосовуються убудовані розетки, підвісні полки, підставки під системний блок і т.п. При виборі стійки потрібно звернути увагу на ширину робочої стільниці, деякі з них розраховані на вузький жидкокристалічнй монітор і не підійдуть для звичайного монітора.

У зоні рецепції прийнято розміщати логотип компанії - на стіні за стійкою. Акцентувати увагу на логотипі можна за допомогою підсвічування.

Не менш важливе питання - оформлення "зони очікування". Захаращувати простір не бажано, у приймальні для відвідувачів досить поставити зручні м'які меблі й кілька крісел для очікування. При цьому, не можна забувати й про те, що м'які меблі, призначені для комфортного відпочинку, навряд чи підійдуть для тривалого очікування.

Для створення ділової обстановки й підвищення працездатності співробітників в офісному приміщенні необхідні певні умови, які прямо зв'язані не тільки з раціональним розміщенням меблів й устаткування, але й з обробкою стін офісу, їхньою колірною гамою й зручним для роботи освітленням.

Якщо офісне приміщення велике то виділити 3-4 квадратних метра на один співробітника не проблема, а от якщо у с офіс невеликих розмірів то доводитися вже придумувати, де розташувати той же самий робочий стіл й оргтехніку. Найперше правило розташування робочого місця в невеликому офісному приміщенні: не слід розташовувати робоче місце спиною до дверей або до вікна. Робоче місце в цьому випадку варто змістити або затемнити, облаштувати так, щоб на монітор не попадали відблиски. Це зменшує стомлюваність очей.

У тому випадку, якщо площа офісного приміщення велика, то бажано створити локальну зону для кожного співробітника. Зонування здійснюють розміщенням меблів. Робочі місця в офісі добре згрупувати блоками. Іноді, щоб підкреслити границі зони, перпендикулярно до стіни встановлюють стелажі або легкі витончені перегородки із шумопоглинальним покриттям. Модульні перегородки зонують офісне приміщення, зберігаючи при цьому єдність простору, і сприяють шумопоглинанню. Таке зонування добре тим, що дозволяє швидко й оперативно перерозподілити офісне приміщення відповідно до мінливих вимог до планування офісу.

Відповідно до рад і рекомендаціям психологів і дизайнерів, бажано віддати частина офісного приміщення або використати окреме приміщення під зону відпочинку, де можна розмістити м'які меблі, журнальний столик, кімнатні рослини й т.д.

При плануванні робочої зони менеджера можна використати такі рекомендації:

письмовий стіл слід розташовувати перпендикулярно до вікна;

вхідні двері повинні бути в полі зору менеджера;

бажано, щоб вікно було зліва;

письмовий стіл і крісла повинні бути віддалені від джерела тепла;

меблі, як правило, за спиною менеджера не розмішують, але винятком можуть бути екран, демонстраційна дошка та ін.;

якщо в одному кабінеті два робочих місця, то прохід між ними повинен бути не менше 10-20 см;

якщо відчинені одна шафа, тумба, бокс чи ящик стола, вони не повинні перешкоджати доступу до інших шаф, боксів;

робоче крісло, письмовий стіл і стіл-приставку слід розмістити так, щоб не встаючи можна було дістати якомога більше предметів.

При розміщенні предметів і засобів праці безпосередньо на письмовому столі або тумбі доцільно враховувати такі рекомендації:

• не тримати на столі нічого зайвого (кожен предмет на столі, навіть чистий аркуш паперу, постійно відвертає увагу), а тільки все необхідне;

все, що беруть правою рукою, розміщують справа, інше зліва; таким же повинно бути і розташування предметів у ящиках письмового столу;

• усі предмети розміщують так, щоб забезпечити найкращу послідовність переміщення; при цьому слід прагнути виробити оптимальну їх послідовність ; кожен предмет повинен мати своє місце і це розміщення повинно бути постійним;

• письмовий стіл слід використовувати тільки для поточної роботи, а не для складування книг, документів та інших матеріалів, у тому числі й архівних;

• документи, які використовуються у поточній роботі, необхідно розміщувати так, щоб забезпечити швидкий їх огляд і пошук;

• комп'ютер можна розміщувати як праворуч, так і ліворуч, а клавіатуру, як правило, праворуч або в центрі;

• засоби зв'язку (телефони, переговорні пристрої) розташовують зліва від менеджера на робочій поверхні стола чи приставної тумби, що дає змогу залишити праву руку вільною для роботи;

• канцелярські приладдя слід зберігати в спеціальних лотках з розділювачами. Меблі, які використовують для обладнання кабінету менеджера, — столи, шафи, крісла, стільці, бокси, сейфи, полиці — можуть бути різноманітної форми, кольору, розмірів і конструкцій.

ЗАВДАННЯ ДЛЯ САМОСТІЙНОЇ РОБОТИ: