Работа с формулами

Для создания таблицы и дальнейшего ее использования необходимо уметь вводить данные в ячейки. Существует несколько типов данных для работы в Excel:

• текстовые;

• числовые;

• даты;

• времени;

• формулы;

• функции.

Назначение электронной таблицы в первую очередь состоит в автоматизации вычислений над данными. Для этого в ячейки таблицы вводятся формулы. Формула в электронных таблицах – это совокупность арифметических операций, адресов ячеек и обращений к функциям. Для написания формул используют следующие знаки арифметических операций:

+ - сложение;

- - вычитание;

* - умножение;

/ - деление;

^ - возведение в степень;

( ) - повышение приоритета операции.

При вычислении по формулам соблюдается принятый в математике порядок выполнения арифметических операций. Excel интерпретирует вводимые данные либо как текст (выравнивается по левому краю), либо как числовое значение (выравнивается по правому краю). Ввод формулы начинается со знака = и осуществляется с помощью мыши (курсором мыши выделяются те ячейки, адреса которых нужно записать в формуле). Если в ячейку введена формула, то в ней после нажатия клавиши ввода будет виден результат, а в строке формул сама формула, по которой получен результат.

Встроенные функции Excel позволяют просто и быстро выполнять необходимые вычисления. Каждая стандартная встроенная функция имеет свое имя. Использование всех функций в формулах происходит по совершенно одинаковым правилам:

• каждая функция имеет уникальное имя;

• при обращении к функции после ее имени в круглых скобках указывается список аргументов, разделенных точкой с запятой.

Excel имеет более трехсот встроенных функций. В том случае, когда ни одна из встроенных функций не подходит для решения поставленной задачи, пользователь имеет возможность создать свою собственную пользовательскую функцию.

Для удобства выбора и обращения к ним, все функции сгруппированы по категориям:

- математические;

- статистические;

- логические;

- ссылки и массивы;

- даты и времени;

- финансовые;

- текстовые;

- проверки свойств и значений;

- работы с базой данных.

Обращение к функции состоит из двух частей: имени функции и аргументов (исключение составляют такие функции, как ПИ(), ИСТИНА(), не имеющие аргументов). Ввод функции предваряется знаком =. При задании аргументов нужно помнить следующие правила:

- аргументы заключаются в круглые скобки;

- аргументы отделяются друг от друга точкой с запятой;

- число аргументов должно быть не более 30;

- в качестве аргументов могут быть использованы ссылки, числа, текст, арифметические или логические выражения, имена диапазонов и функции.

Ввод ссылок и имен диапазонов осуществляется так же, как в формулах: непосредственно с клавиатуры или щелчком мыши на соответствующей ячейке. Ввод имен диапазонов также может осуществляться либо вручную, либо используя раскрывающийся список поля имени строки формул, либо с помощью команды Вставка|Имя|Вставить. Если в качестве аргумента используется функция, то такая функция называется вложенной. В этом случае сначала выполняются функции внутри конструкции, а затем - внешние функции.

Примеры записи функций:

=СУММ(А1:А10;ИТОГ;Лист3!А5)

=ПРОИЗВЕД(SIN(А2*ПИ()/2);2*COS(A3*ПИ()/4))

=ЕСЛИ(А3>100;"норма";ЕСЛИ(А3<50;A10;A15))

Функции можно вводить в рабочий лист вручную непосредственно с клавиатуры. При этом необходимо следить за синтаксисом функций и скобками. Частой ошибкой при ручном вводе функций является ввод недостаточного числа аргументов. В этом случае появляется сообщение "Введено аргументов: слишком мало". Сообщение #ИМЯ? выдается при наличии ошибки в имени функции, ошибка в аргументах вызывает сообщение #ЗНАЧ?.

Значительно удобнее использовать ввод функций с помощью команды Вставка|Функция… или кнопки Вставка функции на стандартной панели инструментов. В этом случае функция формируется Мастером функций. Первое диалоговое окно (рис. 2), появляющееся вслед за вызовом Мастера функций, организовано по тематическому принципу. В левом списке представлены категории функций, а в правом - набор функций, относящихся к данной категории. Для выбора функции нужно дважды щелкнуть на ее имени или нажать кнопку ОК после указания нужной функции.

Рис. 2. Диалоговое окно выбора функции.

Второй шаг Мастера функций вызывает диалоговое окно (рис. 3), предназначенное для формирования аргументов.

Рис.3. Ввод аргументов функции.

Аргументы вводятся в поля, слева от которых записано название аргумента, а справа - тип аргумента. Название обязательных аргументов записывается жирным шрифтом. Внизу диалогового окна приведена информация, поясняющая смысл аргумента и текущее значение вводимой функции. На каждом шаге формирования функции можно получить справку, воспользовавшись кнопкой Помощника . Кнопка в правой части полей ввода аргументов предназначается для свертывания диалогового окна и освобождения места для указания ссылок с помощью мыши. Чтобы сформировать встроенную функцию, необходимо воспользоваться элементом строки формул Функции, который при формировании функции располагается на месте поля имени. Возврат к внешней функции осуществляется щелчком мыши на имени функции в строке формул.

Заканчивается формирование функции нажатием клавиши Enter или кнопки ОК. Чтобы вернуться ко второму шагу Мастера функций после нажатия клавиши Enter, нужно щелкнуть мышью на имени функции в строке формул, а затем в части строки формул Функции, где оно будет отображено.